Team-, Projekt- und Kundenchat
Bündeln Sie Team-Channels, Direktnachrichten, Projektgespräche und Kundenchats in einem mandantenfähigen System mit Verbindung zur jeweiligen Historie.
Team-, Projekt- und Kundenchat: Funktionsweise in Home Builder Software
Vier Gesprächsarten liegen unter Mitarbeiter und Chats: ein Team-Channel für eine ausgewählte Gruppe oder die ganze Firma, eine Direktnachricht zwischen zwei Kollegen, ein Projekt-Channel zu einem konkreten Bauvorhaben und ein Kundenchat, der auch ohne Projekt funktioniert. Absprachen zum Haus verschwinden damit nicht mehr in privaten Telefonen, und wer später auf die Baustelle kommt, liest nach, was vereinbart wurde.
Beim Anlegen wählen Sie Typ, Projekt oder Kunde und die Mitglieder; „Für alle Mitarbeiter sichtbar“ ergibt einen firmenweiten Channel, „Für den Kunden freigeben“ spiegelt denselben Verlauf ins Kundenportal. Ein freigegebener Projekt-Channel zeigt einen kopierbaren signierten Link mit 30 Tagen Gültigkeit; der Kunde braucht nur seinen Namen, um zu antworten. Private Channels bleiben bei Mitgliedern und Administratoren, mandantenfremde Channel-IDs liefern 404, und systemisch erzeugte Channels lassen sich nicht löschen.
Jede Nachricht wird zusätzlich als Protokolltyp Chat abgelegt: bei Projekt-Channels in der Projekthistorie, bei Kunden-Channels in der Kundenhistorie, bei Team- und Direktchats am Channel selbst. Die Gesprächsliste sortiert nach der neuesten Nachricht und zählt Ungelesenes pro Person. Links steht das Mitarbeiterverzeichnis mit Position, Telefon und E-Mail, sodass ein Rückruf oder ein Direktchat ohne Umweg über eine zweite Kontaktliste startet.
Team-Chat, Bauvorhaben-Chat oder Kunden-Chat anlegen
Der Knopf über der Gesprächsliste öffnet das Formular. Ein Name bis 160 Zeichen ist Pflicht, danach folgt die Art: Team-Chat, Bauvorhaben-Chat oder Kunden-Chat. Bei einem Bauvorhaben erscheint die Projektauswahl, bei einem Kunden die Kundenauswahl, und die Mitglieder werden aus den aktiven Nutzern angehakt. Wer den Chat anlegt, wird als Eigentümer aufgenommen, unabhängig vom eigenen Häkchen.
Zwei Schalter entscheiden, wer mitliest. Für alle Mitarbeiter sichtbar macht daraus einen firmenweiten Channel ohne Mitgliederpflege. Für den Kunden freigeben markiert einen Bauvorhaben- oder Kunden-Chat als von außen lesbar und erzeugt damit den signierten Link. Eine Direktnachricht entsteht hier gar nicht: Sie startet über die Auswahl am Fuß der Seitenleiste, und dieselbe Person zweimal anzufragen öffnet das bestehende Gespräch statt eines zweiten.
Screenshot in Originalgröße öffnenNachrichten schreiben, lesen und einem Verlauf folgen
Die Gesprächsliste zeigt die letzte Nachricht und ungelesene Aktivität neben dem Namen. Öffnen Sie einen Verlauf zum Lesen und Antworten. Enter sendet die Nachricht, Umschalt und Enter beginnen eine neue Zeile. Benennen Sie den Gegenstand klar, besonders in einem Projektkanal, dessen Verlauf Büro und Baustellenteam erst einige Tage später wieder aufgreifen.
Auf dem Telefon sind Liste und Verlauf zwei Adressen: die Gesprächsliste an der Modulwurzel, das einzelne Gespräch unter seiner Kennung. Zurückpfeil, Browsertaste und Lesezeichen bedeuten damit dasselbe, und die Liste legt sich nie über die Nachrichten. Auf breiten Bildschirmen stehen beide Bereiche nebeneinander. Das Öffnen eines Gesprächs setzt den Lesestand dieser Person, wodurch der Zähler in der Navigation sinkt und die Zeile ihre Markierung verliert.
Screenshot in Originalgröße öffnenKundenzugang über signierten Link und Kundenportal
Ein für den Kunden freigegebenes Gespräch zeigt oben im Verlauf einen kopierbaren, signierten Link mit 30 Tagen Gültigkeit. Der Gast öffnet ihn, gibt seinen Namen ein und schreibt; ein Konto entsteht nicht, und außerhalb dieses einen Verlaufs wird nichts sichtbar. Im Kopf des Gesprächs steht ein beschrifteter Hinweis, dass der Kunde mitliest, denn diese eine Tatsache verändert den Ton einer Nachricht.
Hat der Kunde bereits einen Portalzugang für das Projekt, wird die Portaladresse statt des signierten Links angeboten, weil sie nicht abläuft und den echten Namen trägt. Das Portal zeigt denselben Verlauf als Bereich, den eine Firma für alle abschalten kann, und die Projektakte führt direkt in den Kundenverlauf, sodass die Bauleitung ihn nicht in der Chatliste suchen muss.
Team-, Projekt- und Kundenchat im Arbeitsalltag
Die Bauleitung springt aus der Projektakte in den Kunden-Projektchat und fragt den Kunden nach der Fliesenentscheidung. Der Kunde antwortet über den signierten Link am Handy und gibt dazu nur seinen Namen an. Der Verlauf aktualisiert sich automatisch, das Büro liest die Zusage später in der Projekthistorie nach. Kurze interne Rückfragen laufen im Direktchat, Ankündigungen an alle im firmenweiten Team-Channel, und nichts davon muss jemand weiterleiten.
Dokumentation lesenTeam-, Projekt- und Kundenchat: was die Funktion abdeckt
Team-, Direkt-, Projekt- und Kunden-Channels anlegen
Ausgewählte Projekt-Channels per signiertem Zugang mit Kunden teilen
Jede Nachricht in der passenden Projekt-, Kunden- oder Channelhistorie führen
Team-, Projekt- und Kundenchat: häufige Fragen
Wer sieht einen privaten Channel?
Nur seine Mitglieder und Administratoren können darauf zugreifen.
Kann ein Kunde dasselbe Projektgespräch nutzen?
Ja. Ein kundenfreigegebener Projekt-Channel erscheint im Portal und im internen Chat als gemeinsamer Verlauf.
Team-, Projekt- und Kundenchat an eigenen Projekten nutzen
Beantragen Sie eine Testphase für den Ablauf rund um dieses Modul. Rollen, Rechte und sinnvollen Umfang stimmen wir vor dem Zugang mit Ihnen ab.