Team-, Projekt- und Kundenchat: Einrichtung und täglicher Einsatz

Chats in der Navigation und wer sie öffnen darf

Der Eintrag liegt unter Kommunikation neben der E-Mail, und sein Zähler nennt die ungelesenen Nachrichten einer Person, nicht die vorhandenen. Zwei Personen sehen an derselben Stelle deshalb verschiedene Zahlen. Der Zugang hängt am Recht Personalplanung ansehen, das auch die Baustellenrollen tragen; ein Polier, der keine Rückfrage stellen kann, ist der Grund, warum Absprachen sonst auf privaten Telefonen landen und dort verschwinden.

Beim ersten Aufruf entsteht ein firmenweiter Channel namens Allgemein, falls er fehlt, und wer ihn geöffnet hat, wird sein Eigentümer. Ein privater Chat ist für seine Mitglieder und für Administratoren sichtbar, sonst für niemanden; er taucht in keiner Liste auf und ist auch über einen kopierten Verweis nicht erreichbar. Eine Channel-Kennung einer fremden Firma antwortet mit 404, sodass eine geratene Adresse nichts über den Nachbarmandanten verrät.

Team-Chat, Bauvorhaben-Chat oder Kunden-Chat anlegen

Der Knopf über der Gesprächsliste öffnet das Formular. Ein Name bis 160 Zeichen ist Pflicht, danach folgt die Art: Team-Chat, Bauvorhaben-Chat oder Kunden-Chat. Bei einem Bauvorhaben erscheint die Projektauswahl, bei einem Kunden die Kundenauswahl, und die Mitglieder werden aus den aktiven Nutzern angehakt. Wer den Chat anlegt, wird als Eigentümer aufgenommen, unabhängig vom eigenen Häkchen.

Zwei Schalter entscheiden, wer mitliest. Für alle Mitarbeiter sichtbar macht daraus einen firmenweiten Channel ohne Mitgliederpflege. Für den Kunden freigeben markiert einen Bauvorhaben- oder Kunden-Chat als von außen lesbar und erzeugt damit den signierten Link. Eine Direktnachricht entsteht hier gar nicht: Sie startet über die Auswahl am Fuß der Seitenleiste, und dieselbe Person zweimal anzufragen öffnet das bestehende Gespräch statt eines zweiten.

Nachrichten schreiben, lesen und einem Verlauf folgen

Die Liste links sortiert nach der neuesten Nachricht und zeigt unter dem Namen deren erste 64 Zeichen, rechts daneben die Zahl der ungelesenen Beiträge. Der Verlauf rendert die neuesten 200 Nachrichten und weist darauf hin, wenn ältere vorhanden sind. Eine Nachricht fasst 5000 Zeichen, Enter sendet, Umschalt mit Enter erzeugt eine neue Zeile. Alle acht Sekunden holt der Verlauf über einen geprüften Endpunkt nach.

Auf dem Telefon sind Liste und Verlauf zwei Adressen: die Gesprächsliste an der Modulwurzel, das einzelne Gespräch unter seiner Kennung. Zurückpfeil, Browsertaste und Lesezeichen bedeuten damit dasselbe, und die Liste legt sich nie über die Nachrichten. Auf breiten Bildschirmen stehen beide Bereiche nebeneinander. Das Öffnen eines Gesprächs setzt den Lesestand dieser Person, wodurch der Zähler in der Navigation sinkt und die Zeile ihre Markierung verliert.

Mitgliedschaft, Löschregeln und der Protokolleintrag je Nachricht

Der Zugriff wird bei jedem Lesen, Senden und Nachladen erneut geprüft und nicht allein beim Zeichnen der Liste. Administratoren erreichen jedes Gespräch der eigenen Firma, alle anderen die öffentlichen und die eigenen. Systemisch erzeugte Chats, also Allgemein, der Kundenverlauf eines Projekts und jede Direktnachricht, tragen keinen Löschknopf, damit die Verweise aus Projekt- und Kundenakte nicht brechen.

Ein von Hand angelegter Chat lässt sich von seinem Ersteller oder von jemandem mit dem Recht Firmeneinstellungen verwalten löschen, und die Nachrichten gehen dabei mit. Jede geschriebene Nachricht wird zusätzlich als Protokolleintrag vom Typ Chat abgelegt: am Projekt bei einem Bauvorhaben-Chat, in der Kundenhistorie bei einem Kunden-Chat und am Gespräch selbst bei Team- und Direktchats.

Kundenzugang über signierten Link und Kundenportal

Ein für den Kunden freigegebenes Gespräch zeigt oben im Verlauf einen kopierbaren, signierten Link mit 30 Tagen Gültigkeit. Der Gast öffnet ihn, gibt seinen Namen ein und schreibt; ein Konto entsteht nicht, und außerhalb dieses einen Verlaufs wird nichts sichtbar. Im Kopf des Gesprächs steht ein beschrifteter Hinweis, dass der Kunde mitliest, denn diese eine Tatsache verändert den Ton einer Nachricht.

Hat der Kunde bereits einen Portalzugang für das Projekt, wird die Portaladresse statt des signierten Links angeboten, weil sie nicht abläuft und den echten Namen trägt. Das Portal zeigt denselben Verlauf als Bereich, den eine Firma für alle abschalten kann, und die Projektakte führt direkt in den Kundenverlauf, sodass die Bauleitung ihn nicht in der Chatliste suchen muss.

Ein für den Kunden freigegebener Chat im Musterhaus von Camden Farms

Als das Musterhaus für Camden Farms in die Ausbaugewerke geht, legt Alicia Reyes ein Gespräch mit dem Namen Camden Farms LLC an, wählt die Art Kunden-Chat, ordnet den Kundendatensatz zu und hakt Carter Boyd und Jordan Miller an, womit der Chat drei Mitglieder hat und sie selbst Eigentümerin ist. Sie setzt die Freigabe für den Kunden, und weil Camden Farms das Portal des Projekts bereits nutzt, bietet der Verlauf die Portaladresse statt des dreißig Tage gültigen signierten Links an. Im Kopf steht seither der Hinweis auf den mitlesenden Kunden, und genau diese Zeile prüft jeder, bevor über Geld geschrieben wird.

Binnen einer Woche zeigt der Verlauf seinen Wert: Alicia meldet den Beginn der Küchenmontage und das Aufmaß der Arbeitsplatten für Dienstag, Carter ergänzt, dass das Gartenpaket für die Woche danach gebucht ist, und Alicia verweist auf die Fotos des Wohnraums im Dokumentenordner. Jede dieser Nachrichten landet ein zweites Mal in der Kundenhistorie von Camden Farms. Das Abzeichen neben Chats zählt derweil fünf ungelesene Nachrichten, zwei unter Gewährleistung und Service, eine zu Harper Station Townhomes und zwei im firmenweiten Kanal, und schon das Öffnen des Harper-Station-Gesprächs senkt es auf vier.

Team-, Projekt- und Kundenchat: vor dem Speichern prüfen

• Ein Gespräch öffnet sich nur, wenn es öffentlich ist oder die Person als Mitglied führt; Administratoren erreichen jedes Gespräch der eigenen Firma.

• Der Gastzugang funktioniert nur, solange das Gespräch für den Kunden freigegeben und die Signatur gültig ist, sonst antwortet er mit 404.

• Eine Nachricht fasst höchstens 5000 Zeichen, und ein Verlauf zeigt die neuesten 200 mit einem Hinweis, sobald ältere vorhanden sind.

• Systemisch erzeugte Gespräche, darunter Allgemein und jede Direktnachricht, tragen keinen Löschknopf und lassen sich nicht entfernen.

Team-, Projekt- und Kundenchat: typische Fehler

• Für den Kunden freigeben macht den gesamten Verlauf von außen lesbar, auch das vor dem Setzen des Häkchens Geschriebene. Der Hinweis im Kopf gehört gelesen, bevor Nachunternehmerpreise oder Margen zur Sprache kommen.

• Der Kundenverlauf eines Projekts ist standardmäßig firmenweit sichtbar, jeder Kollege mit Modulzugang liest also mit. Eine interne Meinungsverschiedenheit bleibt besser im privaten Chat oder in einer Direktnachricht.

• Ältere Nachrichten werden nicht geladen, sobald ein Gespräch zweihundert Beiträge überschreitet. Eine Zusage, die halten soll, gehört zusätzlich in die Projekthistorie, wo die Ausführenden nachsehen.