Rückfragen und Freigaben im Bau: Einrichtung und täglicher Einsatz

Projekte, Antwortschuldner und das Feldrecht site.write für Rückfragen

Das Register braucht Projekte, sonst nichts an Einrichtung: Als Antwortschuldner stehen fest Wir, Architekt, Kunde und Behörde bereit, als Wirkung keine, Kosten, Termin oder Kosten und Termin. Zum Öffnen von /rfis genügt projects.view. Anlegen, Bearbeiten, Antwort erfassen und den Status weiterschieben verlangen site.write, also jenes Recht, mit dem eine Feldrolle Baustellendaten erfasst, ohne an Akquise- und Stammdaten zu dürfen.

Eine Rückfrage trägt keine eigene Firmenkennung, jede Abfrage erreicht sie über ihr Projekt; eine fremde Frage antwortet mit 404, ohne ihre Existenz zu bestätigen. Ist ein Konto unter Einstellungen auf eine Projektliste begrenzt, verschwinden alle Fragen außerhalb dieser Liste nach derselben Regel. Rollen werden unter Einstellungen frei zusammengestellt, und ein Verwaltungsrecht schließt das passende Leserecht ein.

Rückfrage anlegen: Frage, Ball bei, Fälligkeit und Wirkung

„RFI anlegen“ (die Schaltfläche trägt in der Oberfläche diesen Namen) nimmt Projekt, einen Titel mit bis zu 180 Zeichen, eine ausführliche Beschreibung, den Antwortschuldner, eine Fälligkeit und die Wirkung entgegen. Die Nummer vergibt Home Builder Software je Projekt als RFI-001 aufwärts, der Status startet auf Offen. Ein Klick auf die Nummer öffnet die Akte, in der Frage, Beschreibung, „Ball bei“, Frist, Wirkung und Status kontrolliert bearbeitet und gespeichert werden.

Die Akte führt außerdem die beiden Zahlen, wegen derer das Register überhaupt existiert: eine Kostenauswirkung zwischen minus und plus 99.999.999 und eine Terminauswirkung von bis zu 365 Tagen in beide Richtungen. Beides lässt sich mit der Antwort erfassen oder später korrigieren. Alles, was die Akte in Worten zeigt, steht auch in der Zeile, der Status hängt nie allein an einer Farbe.

Überfällige Fragen nachfassen und die offizielle Antwort erfassen

Die Filter grenzen nach Projekt und nach Entwurf, Offen, Beantwortet oder Geschlossen ein, das Suchfeld trifft Nummer und Titel, weil das Büro RFI-014 zitiert und die Baustelle den Gegenstand. Sortiert wird nach Fälligkeit, dann nach Nummer, und die Seite zeigt 25 Zeilen. Rot wird ein Datum nur, solange die Frage offen steht und der Termin wirklich vorbei ist.

Die drei Kennzahlen über der Tabelle zählen offene, überfällige und beantwortete Zeilen des eingestellten Filters, nie die der Seite. Beantwortete Fragen warten auf die Prüfung; die Aktionsspalte bietet dort „Schließen“ an und bei offenen Fragen nichts, weil zuerst die Antwort in die Akte gehört. Der CSV-Export übernimmt die Filter des Bildschirms, damit Datei und Tabelle dieselbe Menge beschreiben.

Wer schließen darf, was im Protokoll steht und wer benachrichtigt wird

Die erfasste Antwort speichert Text, Person und Zeitpunkt und setzt den Status auf Beantwortet. Von dort führt nur noch der Weg auf Geschlossen, jeder andere Sprung wird mit einer Meldung abgelehnt statt ausgeführt. In das Prüfprotokoll schreibt Home Builder Software rfi.created, rfi.updated und rfi.answered, damit die Kette von der Frage bis zur freigegebenen Antwort auch Monate später lesbar bleibt.

Sobald eine Antwort erfasst ist, erhalten alle aktiven Konten mit dem Recht projects.manage eine Meldung, und zwar jedes in seiner eigenen Sprache und nicht in der Sprache des Antwortenden. Die Meldung nennt die Nummer und führt direkt in die Akte. Das Antwortfeld fasst 10.000 Zeichen und bleibt dauerhaft in der Akte; eine bereits erfasste Antwort wird nur überschrieben, wenn die Korrektur ausdrücklich verlangt wird.

Rückfragen in der Projektakte, im Nachtrag und im Terminplan

Eine beantwortete Frage erscheint zusätzlich in der Projektakte unter den Punkten, die eine Entscheidung brauchen, mit einem Link, der das Register auf dieses Projekt und diesen Status gefiltert öffnet. Die Bauleitung sieht sie damit, ohne dieses Modul zu öffnen, und muss keine zweite Liste im Blick behalten. Im Projektarbeitsbereich liegt das Register als eigener Reiter neben Dokumenten und Mängeln.

Die Wirkung verbindet die Frage mit Geld und Zeit: Was auf Kosten steht, gehört neben den Nachtrag, den es auslösen wird, was auf Termin steht neben den Vorgang, den es verzögert. Die erfassten Zahlen machen das in Euro und in Tagen greifbar. Notizen, Protokolle, Fotos und E-Mails hängen über dieselbe Historie an der Rückfrage wie überall sonst in Home Builder Software.

Ein durchgerechnetes Beispiel für eine Rückfrage aus den Harper Station Townhomes

Am 05.08.2026 eröffnet Bauleiter Dwayne Fletcher RFI-042 zu den Harper Station Townhomes: Braucht der Aufbau der Wohnungstrennwand eine zweite Gipsplattenlage, um den zugesagten Schallschutzwert zu erreichen? „Ball bei“ setzt er auf Architekt, die Frist auf den 21.08.2026, die Wirkung auf Kosten. Home Builder Software nummeriert die Frage innerhalb des Projekts und startet sie auf Offen; am Morgen des 19.08.2026 ist sie eine von elf offenen Fragen im Kennzahlenband, keine davon überfällig.

Am 20.08.2026 kommt die Antwort: je eine zusätzliche Lage 5/8-Zoll-Gipsplatte auf beiden Seiten der vierzehn Trennwände. Fletcher erfasst sie und trägt eine Kostenauswirkung von 9.800 US-Dollar ein, vierzehn Wände zu je 700 Dollar, ohne Termintage. Der Status springt auf Beantwortet, jedes aktive Konto mit projects.manage bekommt die Nachricht in der eigenen Sprache, und die Zeile bietet nur noch das Schließen an. Nachdem der Inhaber die Antwort mit den Plänen verglichen hat, schließt er RFI-042, und die 9.800 Dollar liegen neben dem Nachtrag bereit, der daraus wird.

Rückfragen und Freigaben im Bau: vor dem Speichern prüfen

• Eine offene Rückfrage wandert nur auf Beantwortet, eine beantwortete nur auf Geschlossen; jeder andere Sprung wird mit einer Meldung abgelehnt und ändert nichts.

• Den Status auf Beantwortet setzt die erfasste Antwort, deshalb bietet eine offene Frage keinen Vorwärtsknopf, solange die Rückmeldung fehlt.

• Als überfällig zählt nur, was offen steht und dessen Frist echt vor heute liegt; eine heute fällige Frage ist noch nicht zu spät.

• Eine Frage aus dem Projekt einer anderen Firma oder außerhalb der freigegebenen Projektliste antwortet mit 404, statt ihre Existenz zu bestätigen.

Rückfragen und Freigaben im Bau: typische Fehler

• Eine Frage ohne Fälligkeit kann nie überfällig werden, das Kennzahlenband bleibt still, während die Antwort fehlt. Setzen Sie ein Datum auch dann, wenn es nur ein interner Zielwert ist.

• „Ball bei Wir“ heißt, dass die eigene Bauleitung antworten muss. Wer das Feld auf dem Vorgabewert stehen lässt, mahnt beim Architekten etwas an, das im eigenen Haus liegt.

• Die Projektauswahl merkt sich die Anwendung modulübergreifend. Ein leer wirkendes Register ist womöglich noch auf die Baustelle von gestern gefiltert, deshalb vor dem Urteil den Filter zurücksetzen.