Projektbezogene E-Mail-Kommunikation: Einrichtung und täglicher Einsatz

Firmenpostfach für Versand und Posteingang verbinden

Die Postfachmaske liegt unter /mail/account und öffnet sich nur für ein Konto mit settings.manage. Sie fragt Anzeigename und Firmenadresse ab, danach Server, Port, Verschlüsselung, Benutzername und Kennwort zweimal: einmal für den Versand, einmal für den Posteingang. Voreingestellt sind Port 587 mit TLS für ausgehende Post und Port 993 mit SSL für eingehende. Beim ersten Postfach sind beide Kennwörter Pflicht, beim Bearbeiten behält ein leeres Kennwortfeld den gespeicherten Wert.

Speichern heißt hier prüfen. Die Verbindungsprüfung baut echte Sitzungen zu beiden Servern auf, verhandelt bei der Einstellung tls die Transportverschlüsselung und meldet sich mit den eingegebenen Daten an. Gelingt das, steht der Health-Status auf ok. Scheitert es, steht er auf error, die Meldung des Servers wird gekürzt am Konto gespeichert und erscheint als Fehler unter den Feldern statt als Fehlerseite. Das erste angelegte Postfach trägt das Kennzeichen is_default.

E-Mail verfassen und Empfänger eintragen

Die Verfassen-Seite ist eine eigene Adresse und öffnet erst, wenn ein Postfach existiert. Sie wählen das Konto, tragen die Empfänger in ein einziges Feld ein, getrennt durch Komma, Semikolon oder Leerzeichen, ergänzen einen Betreff bis 255 Zeichen und einen Text bis 50.000 Zeichen. Doppelte Adressen fasst das System vor dem Versand zusammen. Ist eine Adresse ungültig, endet der Versuch mit 422, und es bleibt kein halber Eintrag in der Liste zurück.

Das Feld für die Zuordnung steht auf demselben Formular. Es listet jedes Projekt mit Nummer und Name, jeden Lead, jeden Kunden, jeden Nachunternehmer, jede Serviceanfrage und jedes Betriebsmittel der Firma, sodass die Nachricht schon beim Schreiben an die richtige Akte kommt. Leer lassen ist erlaubt: Die Nachricht geht trotzdem hinaus, wird gespeichert und lässt sich später aus der Liste nachordnen. Gesendetes behält Richtung, Sendezeitpunkt und die Empfängerliste.

Posteingang synchronisieren und Nachrichten nachordnen

Die Schaltfläche für die Synchronisation steht neben der Verfassen-Aktion und gehört Administratoren. Ein Lauf meldet sich am Postfach an, sucht ungelesene Nachrichten im Eingang, holt die jüngsten fünfundzwanzig mit Absender, Empfängern, Betreff, Datum und Text und setzt sie danach auf gelesen. Gespeichert wird je Nachrichtennummer, deshalb bringt ein zweiter Lauf nichts doppelt herein. Die Rückmeldung nennt die Zahl der neuen Nachrichten, und am Konto steht der Zeitpunkt des letzten Abrufs.

Darunter steht die Liste mit fünfundzwanzig Zeilen je Seite: Richtung, Gegenstelle, Betreff mit den ersten neunzig Zeichen des Textes, Datum und das Zuordnungsfeld. Weil Auswahlfeld und Schaltfläche in jeder Zeile sitzen, erledigen Sie die Nachordnung, ohne die Nachricht zu öffnen. Eine gewählte Zuordnung schreibt Zuweisung und Protokolleintrag in einem Schritt; eine spätere Änderung verschiebt die Zuweisung und ergänzt einen weiteren Eintrag.

Rechte am Postfach, Audit-Spur und verschlüsselte Kennwörter

Das Modul öffnet sich mit records.view. Senden und Zuordnen verlangen records.write, das Büro, Bauleitung, Einkauf und Kalkulation mitbringen. Postfach speichern und Synchronisation starten verlangen settings.manage, das in den mitgelieferten Rollen nur Administratoren tragen. Die Mutationsprüfung ordnet diese Rechte den Routen zu, bevor der Controller anläuft. Die Trennung ist Absicht, denn wer täglich einem Lieferanten schreibt, braucht deswegen noch keinen Zugriff auf die Zugangsdaten des Mailservers.

Beide Kennwörter liegen verschlüsselt im Datensatz des Postfachs und werden nie in das Formular zurückgeschrieben. Geprüfte Verbindung, Versand und abgeschlossene Synchronisation schreiben je einen Audit-Eintrag mit Konto- oder Nachrichtennummer, bei der Synchronisation zusätzlich mit der Anzahl. Health-Status und letzte Fehlermeldung bleiben am Konto stehen, damit ein stillgefallenes Postfach auf der Seite erklärt, woran es liegt, statt stumm zu bleiben.

Mail-Eintrag in Projektakte, Lead und Serviceanfrage

Jede Zuordnung erzeugt einen Protokolleintrag vom Typ mail an der Zielakte. Der Betreff wird zum Titel, der Text zum Inhalt, Sende- oder Empfangszeit zum Zeitpunkt, und die Metadaten halten Nachrichtennummer und Richtung fest. Der Eintrag steht in derselben Historie wie Notiz, Kommentar, Besprechung, Protokoll, Foto und Portal-Chat, sodass der Schriftverkehr chronologisch neben allem anderen liegt, was auf der Baustelle passiert ist.

Die Wortwahl der Firma wird an anderer Stelle gepflegt. Vorlagen der Art E-Mails liegen im Vorlagenkatalog, je Sprache als eigene Zeile, und werden beim Schreiben in die Nachricht übernommen. Die Systempost der Software, also Passwortlinks, Einladungen und Bestätigungen, entsteht aus gemeinsamen Briefbausteinen und läuft nicht über das Firmenpostfach. Das Postfach trägt das, was Menschen selbst formulieren.

Beispiel: Eine Lieferantenmail erreicht die Projektakte Willow Creek Lot 27

Am 17. August 2026 hinterlegt die Administration von Cedar Ridge Homes LLC das Firmenpostfach: Anzeigename Cedar Ridge Homes, Adresse office@cedarridgehomes.example, Versand über smtp.cedarridgehomes.example mit Port 587 und TLS, Empfang über imap.cedarridgehomes.example mit Port 993 und SSL. Die Prüfung meldet sich an beiden Servern an, danach steht der Health-Status auf ok. Am nächsten Vormittag schreibt der Einkauf an zwei Adressen des Fensterlieferanten wegen der Lieferung in Kalenderwoche 36, hält den Betreff bei 54 Zeichen und wählt im Zuordnungsfeld P-2025-0412 Willow Creek Lot 27, noch bevor die Nachricht hinausgeht. Die neue Zeile zeigt Richtung ausgehend, Status gesendet und beide Empfänger.

Am 19. August stößt die Administration die Synchronisation an. Der Lauf findet elf ungelesene Nachrichten, speichert alle elf mit Absender, Betreff, Datum und Text — deutlich unter der Grenze von fünfundzwanzig — und setzt sie auf gelesen. Darunter liegt die Bestätigung des Lieferanten, dass die Fenster am Montag, dem 31. August, eintreffen. Direkt aus der Listenzeile ordnet der Einkauf sie P-2025-0412 zu, und die Akte erhält einen Protokolleintrag vom Typ mail mit Datum 19. August 2026. Ein zweiter Lauf eine Stunde später meldet null neue Nachrichten, weil jede Nachrichtennummer bereits gespeichert ist. Der gesamte Wechsel liest sich nun in der Historie von Willow Creek Lot 27 neben Tagesberichten und Fotos.

Projektbezogene E-Mail-Kommunikation: vor dem Speichern prüfen

• Ein Postfach ohne erfolgreiche Prüfung verweigert den Versand, der Verbindungstest muss also vor der ersten Nachricht bestanden sein.

• Nachrichtennummer und Mailkonto bilden ein eindeutiges Paar, deshalb legt ein zweiter Abruf dieselbe eingegangene Nachricht nicht erneut an.

• Postfach speichern und Synchronisation starten verlangen settings.manage, Schreiben und Zuordnen verlangen records.write.

• Jede Zuordnung schreibt einen Protokolleintrag vom Typ mail an der gewählten Akte, datiert nach Sende- oder Empfangszeit.

• Eine ungültige Empfängeradresse beendet den Versuch mit 422, bevor irgendeine Nachricht gespeichert wird.

Projektbezogene E-Mail-Kommunikation: typische Fehler

• Wer ein bestehendes Postfach mit leeren Kennwortfeldern speichert, behält die hinterlegten Kennwörter. Ein Platzhalter in diesen Feldern wird dagegen übernommen, die Prüfung scheitert, und das Konto bleibt fehlerhaft, bis das echte Kennwort erneut eingetragen ist.

• Der Abruf holt ausschließlich ungelesene Nachrichten und setzt sie auf gelesen. Öffnet eine Kollegin dasselbe Postfach zuerst in ihrem eigenen Programm, erscheinen diese Nachrichten nie in der Liste; klären Sie früh, wer abruft.

• Eine ohne Zuordnung versendete Nachricht steht nur in der Mailliste. Ordnen Sie sie am selben Tag aus der Zeile nach, sonst zeigt die Projektakte keine Spur eines Schriftwechsels, der etwas entschieden hat.