Nachtragsmanagement im Bau

Die Maske fragt Bauvorhaben, Bezeichnung, Ursprung, Betrag und Tage ab. Als Ursprung stehen Kunde, Baustelle, Rückfrage und Planänderung zur Wahl; er erscheint im Register als Unterzeile unter dem Titel. Der Betrag darf negativ sein: Eine entfallene Leistung wird so als Gutschrift erfasst und grün dargestellt. Auch die Tage nehmen einen negativen Wert an, wenn eine Änderung die Bauzeit verkürzt.

Die Nummer läuft je Bauvorhaben als N-01, N-02 und aufwärts, jedes Vorhaben führt also seine eigene Folge, während das Register mehrere Baustellen nach Anlagedatum mischt und den jüngsten Beleg oben zeigt. Ein neuer Beleg startet als Entwurf. Titel, Ursprung, Betrag und Tage bleiben im Entwurf und in der internen Prüfung änderbar; nach dem Versand an den Kunden sind diese kaufmännischen Felder zu.

Ein Nachtrag geht vom Entwurf in die interne Prüfung und anschließend über die Kundenentscheidung zur Buchung. Die angebotene Aktion richtet sich nach seinem aktuellen Status. Klären Sie Beschreibung, Anlass, Betrag und zusätzliche Tage vor der Vorlage. Die wirtschaftlichen Angaben sollen nach dem Versand nicht still verändert werden. Ein abgelehnter Nachtrag bleibt von genehmigten Leistungen unterscheidbar.

Mit der Buchung wird der genehmigte Betrag in die Vertragssumme des Projekts übernommen. Eine Mehrleistung erhöht sie, eine Gutschrift reduziert sie. Die Bestätigung nennt den gebuchten Betrag; eine Wiederholung wendet denselben Nachtrag nicht erneut an. Prüfen Sie Projekt und Betrag vor diesem letzten Schritt. Eine spätere Korrektur wird durch einen weiteren dokumentierten Vorgang nachvollziehbar, während die ursprüngliche Entscheidung erhalten bleibt.

Nach dem Buchen steckt der Betrag in der Vertragssumme, und genau diese Zahl zeigt die Rechnungsmaske als Vertragssumme inklusive Nachträge. Zusammen mit dem bereits Abgerechneten ergibt sich der verbleibende Betrag, den das Büro vor der nächsten Abschlagsrechnung braucht. Spätes Buchen ist deshalb keine Formsache: Bis dahin bleibt die Abrechnungsbasis zu klein. Das Büro sieht diese Zahl in der Rechnungsmaske, ohne das Register öffnen zu müssen.

In der Projektakte steht ein noch offener Beleg unter den anstehenden Entscheidungen und verlinkt von dort hierher. Die zusätzlichen Tage dokumentieren die mit dem Kunden vereinbarte Bauzeitverlängerung, auf die sich spätere Terminbesprechungen berufen. Eine Korrektur nach dem Buchen ist eine neue Gutschrift und niemals ein erneutes Öffnen des Belegs, der bereits im Vertrag steht. So bleibt die Vertragssumme die einzige Quelle für den vereinbarten Umfang.