Rechnungssoftware für Bauunternehmen
Erstellen Sie Abschlags-, Schluss- und Standardrechnungen oder Gutschriften mit Steuer, Fälligkeit, Zahlungen, Mahnung, Druckansicht, Buchhaltungsexport und XRechnung.
Rechnungssoftware für Bauunternehmen: Funktionsweise in Home Builder Software
Abrechnung geht dort schief, wo niemand sagen kann, was vom Vertrag noch offen ist. Die Rechnungsliste führt alle Ausgangsbelege, also Abschlagsrechnung, Schlussrechnung, Rechnung und Gutschrift, mit Netto, Steuersatz, Brutto und offenem Betrag. Die Spalte Zahlung schreibt den Stand im Klartext hin, etwa acht Tage überfällig mit Mahnstufe zwei, bezahlt mit Skonto oder offen und noch nicht fällig.
Vor dem Stellen zeigt die Abrechnungsbasis die Vertragssumme samt gebuchter Nachträge, das bereits Abgerechnete und den Rest. Ein Beleg trägt bis zu hundert Positionszeilen mit Beschreibung, Kostengruppe nach DIN 276, Menge, Einheit, Einheitspreis und Leistungsstand; die Nettoposition rechnet der Server als Menge mal Einheitspreis mal Leistungsstand. Eine Position kann auf ein Aufmaß desselben Projekts verweisen. Der Haken für §13b setzt die Umsatzsteuer auf null und ergänzt den Pflichthinweis.
Beim Stellen vergibt die Software die nächste freie Rechnungsnummer, zählt Abschläge je Projekt durch und schreibt die Projektsumme Abgerechnet in derselben Transaktion fort. Nummer, Datum, Steuer und Beträge bleiben danach unveränderlich, jede finanzielle Korrektur wird zur Gutschrift. Ein im Projekt gepflegter Sicherheitseinbehalt mindert den zahlbaren Betrag, ohne das Brutto anzutasten. Überfällige Belege rücken einzeln oder im Mahnlauf eine Mahnstufe vor, höchstens bis M3.
Abschlags-, Schluss- und Einzelrechnung stellen
Die Maske beginnt oben mit der Projektauswahl und darunter mit der Abrechnungsbasis: Vertragssumme inklusive gebuchter Nachträge, bereits abgerechnet und verbleibend. Ein Wechsel des Bauvorhabens lädt die Seite samt Basis neu. Darunter folgen die Art des Belegs und bis zu hundert Positionszeilen mit Leistung, Kostengruppe, Menge, Einheit, Einheitspreis und Leistungsstand oder ein in eine Zeile übernommenes Aufmaß des Projekts.
Die Rechnung berechnet ihre Positionen aus eingegebenen Mengen, Einheitspreisen und Leistungsständen. Prüfen Sie Steuerbehandlung, Zahlungsziel und gegebenenfalls Einbehalte vor der Ausstellung. Dabei erhält das Dokument seine Rechnungsnummer und aktualisiert den abgerechneten Projektbetrag. Kontrollieren Sie Vorschau und Abrechnungsgrundlage zusammen, besonders wenn genehmigte Nachträge die ursprüngliche Vertragssumme verändert haben.
Eine Schlussrechnung zieht die bereits gestellten Abschläge nicht selbst ab. Sobald es welche gibt, sagt die Maske das an Ort und Stelle, denn das Wort klingt nach Abschluss, und wer den ganzen Leistungsumfang erneut beschreibt, stellt ihn ein zweites Mal in Rechnung. Erfassen Sie nur die Restforderung; die kumulierte Darstellung mit ihren Abzugszeilen gehört auf die Druckansicht.
Screenshot in Originalgröße öffnenOffene Posten filtern, Zahlungseingänge zuordnen und mahnen
Vier Filter grenzen das Buch ein: Zeitraum als Monat, Quartal oder Jahr, Art des Belegs, Zahlungszustand und ein Suchfeld über Rechnungsnummer, Bauvorhaben und Kunde. Kennzahlenband und Summenzeile rechnen beide über das gefilterte Set, die Zahlen auf dem Bildschirm gehören also zusammen. Die Spalte Zahlung schreibt den Stand aus, von acht Tagen überfällig samt Mahnstufe über bezahlt mit Skonto bis verrechnet oder offen und noch nicht fällig.
Überfällig wird ein Beleg durch den täglichen Fristenlauf und nicht in dem Moment, in dem das Datum auf dem Bildschirm verstreicht. Danach vermerkt die Einzelaktion die nächste Mahnstufe an einem überfälligen Beleg, und der Mahnlauf hebt jede überfällige Rechnung unterhalb der dritten Stufe um eine an und überspringt, was am selben Tag schon gemahnt wurde. Geldeingänge erfasst das Modul Zahlungen, jeder senkt den offenen Betrag der genannten Rechnung.
Screenshot in Originalgröße öffnenDruckansicht, XRechnung und Buchhaltungsexport anschließen
PDF erzeugen öffnet einen eigenständigen Briefbogen mit Firmenkopf, Empfänger aus dem Bauvorhaben, Positionsaufstellung und Summenblock. Bei einer Schlussrechnung steht dort die kumulierte Gesamtleistung und darunter jeder frühere Abschlag des Bauvorhabens als Abzugszeile. Der Pflichthinweis zur Steuerschuldnerschaft erscheint, wo er gilt, und der Zahlungssatz stellt die Fälligkeit des Belegs neben den Zahlungszieltext des Bauvorhabens. Das PDF entsteht im Druckdialog des Browsers.
Die Rechnung bietet einen XRechnung-Export; das Register lässt sich auch als CSV ausgeben. Prüfen Sie Empfänger und benötigte Rechnungsangaben vor der Nutzung in einem empfangenden System. Die Buchhaltungs-CSV enthält eine beispielhafte Kontenzuordnung und ist keine zertifizierte DATEV-Schnittstelle. Stimmen Sie die Zuordnung mit dem empfangenden Buchhaltungsprozess ab, statt von identischen Konten in jeder Installation auszugehen.
Rechnungssoftware für Bauunternehmen im Arbeitsalltag
Meist beginnt die Abrechnung in der Projektakte, dann ist das Bauvorhaben vorausgewählt und die verbleibende Summe steht sofort da. Das Büro wählt die Art, erfasst die Positionszeilen oder übernimmt ein Aufmaß, setzt den Steuersatz oder den §13b-Haken, prüft das Zahlungsziel und stellt die Rechnung. Danach liefert die Druckansicht den Briefbogen, bei der Schlussrechnung mit Abzug aller früheren Abschläge, und der XRechnung-Export die XML-Datei. Später steuert der Filter Überfällig den Mahnlauf.
Dokumentation lesenRechnungssoftware für Bauunternehmen: was die Funktion abdeckt
Netto, Steuer, Brutto und verbleibende Abrechnungsbasis berechnen
Teilzahlungen, Skonto, Verzugstage und Mahnstufe verfolgen
Gefilterte Buchhaltungsdaten und einzelne XRechnungen exportieren
Rechnungssoftware für Bauunternehmen: häufige Fragen
Können Beträge einer gestellten Rechnung geändert werden?
Nein. Nummer, Rechnungsdatum und Beträge bleiben unveränderlich; Korrekturen erfolgen als Gutschrift.
Unterstützt die Rechnung §13b?
Ja. Geeignete Bauleistungen können mit Reverse Charge, null Prozent Umsatzsteuer und Pflichttext gestellt werden.
Rechnungssoftware für Bauunternehmen an eigenen Projekten nutzen
Beantragen Sie eine Testphase für den Ablauf rund um dieses Modul. Rollen, Rechte und sinnvollen Umfang stimmen wir vor dem Zugang mit Ihnen ab.