Rechnungssoftware für Bauunternehmen: Einrichtung und täglicher Einsatz

Zahlungsziel, Sicherheitseinbehalt und Steuersätze vorbereiten

Drei Felder am Bauvorhaben bestimmen das Aussehen einer Rechnung, bevor jemand einen Betrag tippt. Die Vertragssumme setzt die Abrechnungsbasis, das Zahlungsziel ist ein Freitext von höchstens 180 Zeichen, der als Zahlungssatz gedruckt und in die Notiz der XRechnung übernommen wird, und der Prozentsatz des Sicherheitseinbehalts entscheidet, wie viel vom Brutto zunächst einbehalten wird. Alle drei liegen am Bauvorhaben und nicht am Beleg, eine Korrektur dort wirkt also auf jede spätere Rechnung. Die Fälligkeit ist davon getrennt: Das Rechnungsformular schlägt vierzehn Tage aus eigenem Antrieb vor und liest keine Zahl aus diesem Satz, ein auf dreißig Tage vereinbartes Bauvorhaben verlangt die Angabe also an jedem Beleg von Hand.

Die angebotenen Steuersätze leitet die Anwendung aus dem Land der Firma ab und lässt sie in den Finanzeinstellungen überschreiben, damit ein österreichisches Unternehmen nicht neunzehn Prozent stellen muss, weil Berlin es tut. Jeder Bildschirm dieses Moduls trägt den stehenden Hinweis, Nummern, Beträge und Steuer vor dem Versand selbst nachzurechnen; das gehört zum Ablauf und ist keine Zierde.

Abschlags-, Schluss- und Einzelrechnung stellen

Die Maske beginnt oben mit der Projektauswahl und darunter mit der Abrechnungsbasis: Vertragssumme inklusive gebuchter Nachträge, bereits abgerechnet und verbleibend. Ein Wechsel des Bauvorhabens lädt die Seite samt Basis neu. Darunter folgen die Art des Belegs und bis zu hundert Positionszeilen mit Leistung, Kostengruppe, Menge, Einheit, Einheitspreis und Leistungsstand oder ein in eine Zeile übernommenes Aufmaß des Projekts.

Die Nettoposition rechnet der Server aus Menge mal Einheitspreis mal Leistungsstand, den Belegbetrag aus den Positionen. Der Haken bei der Steuerschuldnerschaft setzt Satz und Steuer auf null und ergänzt den Pflichthinweis. Das Zahlungsziel steht mit vierzehn Tagen vorbelegt. Beim Stellen zieht die Anwendung die nächste Nummer, RE für eine Rechnung und GS für eine Gutschrift, zählt Abschläge je Bauvorhaben durch und erhöht in derselben Transaktion dessen abgerechnete Summe.

Eine Schlussrechnung zieht die bereits gestellten Abschläge nicht selbst ab. Sobald es welche gibt, sagt die Maske das an Ort und Stelle, denn das Wort klingt nach Abschluss, und wer den ganzen Leistungsumfang erneut beschreibt, stellt ihn ein zweites Mal in Rechnung. Erfassen Sie nur die Restforderung; die kumulierte Darstellung mit ihren Abzugszeilen gehört auf die Druckansicht.

Offene Posten filtern, Zahlungseingänge zuordnen und mahnen

Vier Filter grenzen das Buch ein: Zeitraum als Monat, Quartal oder Jahr, Art des Belegs, Zahlungszustand und ein Suchfeld über Rechnungsnummer, Bauvorhaben und Kunde. Kennzahlenband und Summenzeile rechnen beide über das gefilterte Set, die Zahlen auf dem Bildschirm gehören also zusammen. Die Spalte Zahlung schreibt den Stand aus, von acht Tagen überfällig samt Mahnstufe über bezahlt mit Skonto bis verrechnet oder offen und noch nicht fällig.

Überfällig wird ein Beleg durch den täglichen Fristenlauf und nicht in dem Moment, in dem das Datum auf dem Bildschirm verstreicht. Danach vermerkt die Einzelaktion die nächste Mahnstufe an einem überfälligen Beleg, und der Mahnlauf hebt jede überfällige Rechnung unterhalb der dritten Stufe um eine an und überspringt, was am selben Tag schon gemahnt wurde. Geldeingänge erfasst das Modul Zahlungen, jeder senkt den offenen Betrag der genannten Rechnung.

Unveränderliche Felder, Einbehalt freigeben und Auditspur

Nach dem Stellen bleiben vier Dinge änderbar: Fälligkeit, operativer Status, Zahlungsnotiz und Mahnstufe. Nummer, Rechnungsdatum, Steuersatz, Netto, Steuer und Brutto stehen fest, und die Auswahl beim Status hängt davon ab, was der Beleg bereits ist, eine bezahlte Rechnung geht also nicht auf offen zurück. Eine finanzielle Korrektur nimmt die Gestalt einer Gutschrift an. Damit bleibt der Beleg so, wie er das Haus verlassen hat.

Der beim Stellen einbehaltene Betrag senkt den Zahlbetrag, während das Brutto unangetastet bleibt, und die Detailseite führt ein kleines Einbehaltskonto mit Einbehalt, Freigabe, Datum und erfassender Person. Die Freigabe wirkt genau einmal und stellt den Betrag wieder offen. Stellen, Mahnen, Mahnlauf, Freigabe und jede Änderung der operativen Angaben landen im Audit-Log. Ohne diese Freigabe bleibt der einbehaltene Teil stehen, auch wenn der Rest längst bezahlt ist.

Druckansicht, XRechnung und Buchhaltungsexport anschließen

PDF erzeugen öffnet einen eigenständigen Briefbogen mit Firmenkopf, Empfänger aus dem Bauvorhaben, Positionsaufstellung und Summenblock. Bei einer Schlussrechnung steht dort die kumulierte Gesamtleistung und darunter jeder frühere Abschlag des Bauvorhabens als Abzugszeile. Der Pflichthinweis zur Steuerschuldnerschaft erscheint, wo er gilt, und der Zahlungssatz stellt die Fälligkeit des Belegs neben den Zahlungszieltext des Bauvorhabens. Das PDF entsteht im Druckdialog des Browsers.

Der XRechnung-Export lädt ein UBL-Dokument mit der XRechnung-3-Kennung, Lieferant und Kunde, Steuerkategorie samt Reverse-Charge-Fall, Zahlungsdaten und Rechnungsposition herunter, wie es ein öffentlicher Auftraggeber verlangt. Der Listenexport schreibt semikolongetrennte CSV mit Byte-Order-Mark, und die Buchhaltungsvariante ergänzt Konto, Gegenkonto und BU-Schlüssel als Demo-Zuordnung. Beide Ausgaben prüfen die Firmenzugehörigkeit des Belegs und liefern die Datei unter einem sprechenden Dateinamen aus.

Beispiel einer Schlussrechnung mit Sicherheitseinbehalt und Zahlungseingang

Für Hunters Glen Lot 31 steht der Schlussbeleg an. Die Maske zeigt die Basis: 388.000 Dollar Vertragssumme inklusive Nachträge, 364.720 Dollar abgerechnet über zwei Abschläge von je 182.360 Dollar, 23.280 Dollar verbleibend. Das Büro wählt die Art Schlussrechnung, beachtet den Hinweis, dass frühere Abschläge nicht automatisch abgezogen werden, und erfasst eine einzige Position über genau die Restforderung: Menge eins, Einheitspreis 23.280 Dollar, Fertigstellung hundert Prozent. Beim Steuersatz null entspricht das Brutto dem Netto, aus den vorgeschlagenen vierzehn Tagen wird zum Belegdatum 08/20/2026 die Fälligkeit 09/03/2026, und das Stellen zieht die Nummer INV-2026-1049 und hebt in derselben Transaktion die abgerechnete Summe des Bauvorhabens.

Das Bauvorhaben trägt fünf Prozent Sicherheitseinbehalt: Die Software hält 1.164 Dollar zurück und setzt den zahlbaren Betrag auf 22.116 Dollar, während das Brutto bei 23.280 Dollar bleibt. Die Druckansicht führt die kumulierten Leistungen von 388.000 Dollar auf und zieht beide Abschläge ab, sodass genau der Belegbetrag stehen bleibt. Am 09/01/2026 überweist der Kunde 22.116 Dollar; der Eingang wird unter Zahlungen erfasst, offen bleiben die einbehaltenen 1.164 Dollar. Monate später gibt die Freigabe den Einbehalt genau einmal frei, der Saldo öffnet sich wieder, und mit der letzten Überweisung gilt der Beleg als bezahlt, wobei jeder Schritt vom Stellen bis zur Freigabe im Prüfprotokoll steht.

Rechnungssoftware für Bauunternehmen: vor dem Speichern prüfen

• Die Rechnungsnummer ist je Firma eindeutig; eine Kollision im Nummernkreis wird bis zu dreimal wiederholt, statt ein ausgefülltes Formular mit einem Fehler zu beantworten.

• Gemahnt wird nur ein überfälliger Beleg, die Stufe endet bei drei, und der Lauf überspringt, was am selben Tag bereits gemahnt wurde.

• Der Haken zur Steuerschuldnerschaft setzt Steuersatz und Steuerbetrag auf null und hinterlegt den Hinweis, der auf dem Beleg gedruckt wird.

• Beleg und Fortschreibung der abgerechneten Summe entstehen in einer Transaktion, ein fehlgeschlagener Schreibvorgang hinterlässt also keines von beiden.

• Detail, Druck und Export prüfen die Firmenzugehörigkeit des Belegs und antworten sonst mit nicht gefunden.

Rechnungssoftware für Bauunternehmen: typische Fehler

• Ohne den täglichen Hintergrundlauf wird von selbst keine Rechnung überfällig. Filter, Altersstruktur und Mahnlauf bleiben dann leer, obwohl die Belege sichtbar über ihrem Datum stehen.

• Der offene Betrag einer frischen Rechnung ist das Brutto abzüglich Sicherheitseinbehalt. Wer das volle Brutto als Eingang bucht, lässt die Differenz stehen, bis der Einbehalt bewusst freigegeben wird.

• Eine Schlussrechnung rechnet die früheren Abschläge in ihrem eigenen Betrag nicht heraus. Erfassen Sie die Restforderung und überlassen Sie die kumulierte Aufstellung der Druckansicht.