Einheitliche Historie und Protokolle: Einrichtung und täglicher Einsatz

Wo die Historie hängt und wer Einträge schreiben darf

Es gibt kein eigenes Modul, zu dem Sie wechseln. Der Abschnitt Historie & Protokoll wird innerhalb der Detailseite gerendert und trägt dort die Schaltfläche Eintrag hinzufügen, die nur mit records.write erscheint. Lesen darf jeder, der die Akte öffnen kann, also auch die Einträge der Kolleginnen und Kollegen. Ein Polier, dessen Zugang auf zwei Baustellen begrenzt ist, sieht deren vollständigen Verlauf und von den übrigen Projekten nichts, weil der Abschnitt an der Akte hängt und nicht an einer eigenen Liste.

Die Liste folgt dem Zeitpunkt des Vorgangs, der jüngste Eintrag oben, bei Gleichstand entscheidet die Kennung. Jede Zeile zeigt den Typ als farbige Marke, den Betreff oder den Hinweis Ohne Betreff, das Datum mit Uhrzeit und den Namen des Verfassers. Ein inzwischen gelöschter Benutzer bleibt dort sichtbar, weil der Verfasser einschließlich gelöschter Datensätze geladen wird; ein Eintrag ohne Urheber wäre in einer Auseinandersetzung über eine Zusage wertlos.

Notiz, Protokoll oder Baustellenfoto an einer Akte anlegen

Eintrag hinzufügen öffnet ein eigenes Formular statt eines Kastens in der Seite. Der Typ bietet Notiz, Kommentar, Meeting, Protokoll und Foto an; E-Mail, Chat und System fehlen absichtlich, weil diese Einträge aus dem Mailmodul, aus dem Chat und aus Systemvorgängen stammen. Der Zeitpunkt ist mit der aktuellen Minute vorbelegt und lässt sich auf den Moment zurücksetzen, in dem das Telefonat, der Rundgang oder die Besprechung tatsächlich stattfand.

Der Betreff nimmt 160 Zeichen, der Inhalt 10 000. Eines von beiden muss vorhanden sein: Ein Eintrag ohne Text und ohne Foto wird mit der Bitte um Inhalt oder ein Foto abgewiesen. Ein Foto darf JPG, PNG oder WebP bis 15 MB sein, und sobald eines angehängt ist, steht der Typ auf Foto, unabhängig von der Auswahl. Die Datei landet im Mandantenspeicher unter protocols, der ursprüngliche Dateiname bleibt in den Metadaten des Eintrags.

Die Zeitleiste während der Bauzeit lesen

Geben Sie Protokollen und Besprechungen einen Betreff. Titellose Einträge erscheinen als Ohne Betreff, und zwanzig davon untereinander helfen niemandem, sobald über einen Termin gestritten wird. Der Zeitpunkt ordnet die Liste, deshalb gehört eine am Montag getippte Notiz über den Rundgang vom Freitag auf den Freitag und nicht auf den Moment des Tippens. Dasselbe gilt für ein am nächsten Morgen nachgetragenes Telefonat, den Normalfall im Büro.

Fotos erscheinen nicht in der Seite; der Eintrag trägt die Schaltfläche Foto öffnen, die die Datei als Download ausliefert. Bearbeiten lässt sich ein bestehender Eintrag nicht, denn er hält fest, was gesagt wurde; eine Richtigstellung ist deshalb ein neuer Eintrag und keine Überschreibung des alten. Genau darum ist das Löschen der einzige Rückweg, und genau darum bleibt die Löschschaltfläche eng begrenzt.

Löschen, Foto-Download und die Grenzen der Baustellenfreigabe

Löschen erscheint an den eigenen Einträgen und, mit records.write, an allen. Mail-, Chat- und Systemeinträge tragen überhaupt keine Löschschaltfläche, weil die Nachricht dahinter in ihrem eigenen Modul lebt. Beim Löschen verschwindet ein hinterlegtes Foto im selben Schritt aus dem Mandantenspeicher, und das Protokoll erhält protocol.deleted mit der Kennung des Eintrags; beim Anlegen steht dort protocol.created mit Aktenart, Aktenkennung und Eintragstyp.

Weder Download noch Löschung vertrauen der Kennung allein. Zuerst wird die Firma geprüft, danach die Akte aufgelöst, an der der Eintrag hängt, samt deren eigenem Gültigkeitsbereich. Wer auf zwei Baustellen beschränkt ist, erreicht die Begehungsfotos eines dritten Projekts deshalb auch nicht durch Hochzählen der Kennung in der Adresszeile. Ausgeliefert wird die Datei als Stream mit nosniff-Kopfzeile und ihrem gespeicherten Inhaltstyp, nie als offener Link.

E-Mail, Portalchat und Mangellöschung in einer Zeitleiste

Wird im Mailmodul eine ein- oder ausgehende Nachricht einer Akte zugeordnet, entsteht hier ein Mail-Eintrag mit dem Betreff als Titel, dem Nachrichtentext als Inhalt und dem Sende- oder Empfangszeitpunkt als Moment. Die Message-ID verhindert, dass ein erneuter Abgleich des Postfachs dieselbe Nachricht zweimal ablegt. Der Chat schreibt je Nachricht einen Chateintrag an das Projekt oder den Kunden hinter dem Kanal und vermerkt die Sichtbarkeit portal, sobald der Kanal für den Kunden geöffnet ist.

Der Verlauf überlebt die Akte, an der er hängt. Wird eine vom Assistenten vorgeschlagene Mangellöschung freigegeben, wandern die Einträge zuerst ans Projekt, und die Freigabemaske nennt vorher deren Anzahl, damit Begehungsfotos und Notizen nicht mit der Mangelnummer verloren gehen. Die firmeneigenen Zusatzfelder stehen auf denselben Detailseiten über der Historie, weshalb sich eine Baustellenakte von den Stammdaten bis zur letzten Notiz durchlesen lässt.

Praxisbeispiel: eine Begehung landet in der Projekthistorie

Dienstagnachmittag geht der Bauleiter mit Familie Sandoval durch Cypress Point Lot 9 und vereinbart, die Steckdose der Kücheninsel vor dem Beplanken zu versetzen. Aufgeschrieben wird das erst am Mittwoch: Typ Meeting, Betreff Pre-drywall walk with the Sandovals, und der Zeitpunkt zurückgestellt auf Dienstag 15:40 Uhr, womit der Eintrag unter der Begehung selbst einsortiert wird und nicht unter dem Mittwoch. Ein zweiter Eintrag trägt das Foto der Ständerwand, ein JPG von 9 MB, das unter der Grenze von 15 MB bleibt; beim Anhängen stellt das Formular den Typ auf Foto um. Beide Zeilen stehen anschließend nebeneinander im Dienstagnachmittag, jede mit Verfasser und Stunde daneben.

Im November stellt die Familie die Rechnungsposition von 640,00 Dollar für die versetzte Steckdose in Frage. Die Zeitleiste antwortet ohne Suche im Postfach: Der Meetingeintrag vom August nennt die Versetzung als vereinbart, hinter Open photo liegt das Bild des mit Kreide markierten Gefachs, und dazwischen steht die Mail mit dem Angebot des Elektrikers, die sich hier nicht löschen lässt, weil sie dem Mailmodul gehört. Als der Preis zunächst falsch mit 604,00 notiert war, hat die Koordinatorin nichts umgeschrieben; ein Kommentareintrag des Folgetags nennt die richtige Zahl, sodass beide Beträge genau für dieses Gespräch nachlesbar bleiben.

Einheitliche Historie und Protokolle: vor dem Speichern prüfen

• Eintrag hinzufügen erscheint nur mit records.write; zum Lesen der Zeitleiste genügt der Zugang zu der Akte, die sie trägt.

• Ein Eintrag ohne Text und ohne Foto wird abgewiesen, und ein angehängtes Foto setzt den Eintragstyp auf Foto.

• Mail-, Chat- und Systemeinträge lassen sich hier nicht löschen; sie gehören dem Modul, das sie geschrieben hat.

• Ein Foto-Download prüft erneut die Firma und löst die übergeordnete Akte auf, bevor ein Byte den Mandantenspeicher verlässt.

• Anlegen und Löschen eines Eintrags stehen beide mit Kennung und Aktenbezug im Protokoll der Firma.

Einheitliche Historie und Protokolle: typische Fehler

• Bleibt der Zeitpunkt auf der aktuellen Minute stehen, wird eine nachgetragene Woche zu einem einzigen ununterscheidbaren Block. Setzen Sie das Feld vor dem Speichern auf Tag und Uhrzeit des Vorgangs, nicht auf den Moment des Tippens.

• Ein Foto vom Mobiltelefon überschreitet häufig 15 MB und wird beim Hochladen abgewiesen. Stellen Sie die Kamera auf eine kleinere Auflösung oder hängen Sie das Bild an den Tagesbericht des betreffenden Tages.

• Einträge lassen sich nicht bearbeiten. Eine falsche Zahl wird durch einen zweiten Eintrag richtiggestellt; wer stattdessen den ersten löscht, entfernt die Spur, die bei einer strittigen Rechnung gebraucht wird.