Einheitliche Historie und Protokolle
Führen Sie Notizen, Kommentare, Meetings, Protokolle, Fotos, E-Mails und Portalchats in einer wiederverwendbaren Zeitleiste an der jeweiligen Fachakte.
Einheitliche Historie und Protokolle: Funktionsweise in Home Builder Software
Ein Telefonat, an das sich nur eine Person erinnert, hilft drei Monate später niemandem, wenn der Kunde fragt, was auf der Baustelle vereinbart war. Dieselbe Historie hängt an Projekten, Leads, Kunden, Nachunternehmern, Serviceanfragen und Betriebsmitteln, damit Gesagtes, Vereinbartes und Fotografiertes dort steht, wo die Akte liegt. Ein einheitliches Protokoll, eine Stelle zum Nachlesen, und kein privates Postfach mit der einzigen Kopie einer Entscheidung.
Ein Eintrag ist Notiz, Kommentar, Meeting, Protokoll, Foto, E-Mail oder Portalchat und trägt Zeitpunkt, optionalen Titel, Text, Ersteller und die zugehörigen Metadaten. Fotos liegen im Tenant-Speicher, jeder Download prüft Firma und Speicherpfad erneut. Eingehende Mails werden über IMAP mit Message-ID-Abgleich importiert und erzeugen beim Zuordnen einen Protokolleintrag. Eigene Einträge löschen die Verfasser selbst, Administratoren dürfen alle entfernen. So bleibt nachvollziehbar, wer wann was festgehalten hat.
Weil überall dieselbe Zeitleiste läuft, muss niemand ein zweites Werkzeug lernen, um nachzulesen, wer wann welche Zusage gegeben hat. Portalnachrichten kommen als Chateintrag mit der Sichtbarkeit Portal an, interne Budgets, Lieferantendaten und interne Notizen bleiben davon ausgeschlossen. Wiederkehrende Angaben wie Position, Standort, Gewerk oder Art eines Betriebsmittels stammen aus firmeneigenen Auswahllisten statt aus Freitext, denn drei Schreibweisen desselben Ortes machen jede spätere Auswertung unbrauchbar.
Notiz, Protokoll oder Baustellenfoto an einer Akte anlegen
Eintrag hinzufügen öffnet ein eigenes Formular statt eines Kastens in der Seite. Der Typ bietet Notiz, Kommentar, Meeting, Protokoll und Foto an; E-Mail, Chat und System fehlen absichtlich, weil diese Einträge aus dem Mailmodul, aus dem Chat und aus Systemvorgängen stammen. Der Zeitpunkt ist mit der aktuellen Minute vorbelegt und lässt sich auf den Moment zurücksetzen, in dem das Telefonat, der Rundgang oder die Besprechung tatsächlich stattfand.
Geben Sie dem Eintrag einen Betreff und ausreichend Inhalt, um Entscheidung, Beobachtung oder Anfrage zu erklären. Ergänzen Sie ein Foto, wenn es den Befund am besten festhält, und beschreiben Sie im Text Ort und Bedeutung. Ein Kollege sollte verstehen können, weshalb das Foto wichtig ist, ohne sich den gesamten Baustellenbesuch vom ursprünglichen Verfasser nacherzählen lassen zu müssen.
Screenshot in Originalgröße öffnenDie Zeitleiste während der Bauzeit lesen
Geben Sie Protokollen und Besprechungen einen Betreff. Titellose Einträge erscheinen als Ohne Betreff, und zwanzig davon untereinander helfen niemandem, sobald über einen Termin gestritten wird. Der Zeitpunkt ordnet die Liste, deshalb gehört eine am Montag getippte Notiz über den Rundgang vom Freitag auf den Freitag und nicht auf den Moment des Tippens. Dasselbe gilt für ein am nächsten Morgen nachgetragenes Telefonat, den Normalfall im Büro.
Fotos erscheinen nicht in der Seite; der Eintrag trägt die Schaltfläche Foto öffnen, die die Datei als Download ausliefert. Bearbeiten lässt sich ein bestehender Eintrag nicht, denn er hält fest, was gesagt wurde; eine Richtigstellung ist deshalb ein neuer Eintrag und keine Überschreibung des alten. Genau darum ist das Löschen der einzige Rückweg, und genau darum bleibt die Löschschaltfläche eng begrenzt.
E-Mail, Portalchat und Mangellöschung in einer Zeitleiste
Eine zugeordnete E-Mail ergänzt die Historie um Betreff, Text und Datum. Projekt- und Kundengespräche tragen ebenfalls Nachrichten zum passenden Verlauf bei. Schriftliche Entscheidungen bleiben damit nahe an der Arbeit, auf die sie sich beziehen. Lesen Sie vor einer Antwort die benachbarten Einträge, um neuere Besprechungsnotizen, Nachrichten oder Baustellenbeobachtungen zu berücksichtigen.
Der Verlauf überlebt die Akte, an der er hängt. Wird eine vom Assistenten vorgeschlagene Mangellöschung freigegeben, wandern die Einträge zuerst ans Projekt, und die Freigabemaske nennt vorher deren Anzahl, damit Begehungsfotos und Notizen nicht mit der Mangelnummer verloren gehen. Die firmeneigenen Zusatzfelder stehen auf denselben Detailseiten über der Historie, weshalb sich eine Baustellenakte von den Stammdaten bis zur letzten Notiz durchlesen lässt.
Screenshot in Originalgröße öffnenEinheitliche Historie und Protokolle im Arbeitsalltag
Die Bauleitung kommt vom Rundgang zurück und schreibt eine Notiz an das Projekt, die Fotos von vorhin hängen daran. Das Büro ordnet eine eingegangene Lieferantenmail dem Nachunternehmer zu, wo sie als Mail-Eintrag stehen bleibt. Schreibt der Kunde im Kundenportal, erscheint seine Nachricht in derselben Zeitleiste. Besprechungsprotokolle erhalten einen Titel und sind damit auffindbar. Wird Monate später über einen Mangel gestritten, liest man die Akte von oben nach unten durch.
Dokumentation lesenEinheitliche Historie und Protokolle: was die Funktion abdeckt
Dieselbe Historie an Projekten, Leads, Kunden, Nachunternehmern, Anfragen und Geräten nutzen
Verfasser, Zeitpunkt, Titel, Text und Metadaten dokumentieren
Foto-Downloads durch Firmen- und Speicherpfadprüfung schützen
Einheitliche Historie und Protokolle: häufige Fragen
Welche Eintragsarten werden unterstützt?
Die Historie unterstützt Notiz, Kommentar, Meeting, Protokoll, Foto, E-Mail und Portalchat.
Wo liegen Fotos aus der Historie?
Sie werden im Mandantenspeicher abgelegt und nur nach Firmen- und Pfadprüfung heruntergeladen.
Einheitliche Historie und Protokolle an eigenen Projekten nutzen
Beantragen Sie eine Testphase für den Ablauf rund um dieses Modul. Rollen, Rechte und sinnvollen Umfang stimmen wir vor dem Zugang mit Ihnen ab.