Einheitliche Historie und Protokolle

Ein Telefonat, an das sich nur eine Person erinnert, hilft drei Monate später niemandem, wenn der Kunde fragt, was auf der Baustelle vereinbart war. Dieselbe Historie hängt an Projekten, Leads, Kunden, Nachunternehmern, Serviceanfragen und Betriebsmitteln, damit Gesagtes, Vereinbartes und Fotografiertes dort steht, wo die Akte liegt. Ein einheitliches Protokoll, eine Stelle zum Nachlesen, und kein privates Postfach mit der einzigen Kopie einer Entscheidung.

Ein Eintrag ist Notiz, Kommentar, Meeting, Protokoll, Foto, E-Mail oder Portalchat und trägt Zeitpunkt, optionalen Titel, Text, Ersteller und die zugehörigen Metadaten. Fotos liegen im Tenant-Speicher, jeder Download prüft Firma und Speicherpfad erneut. Eingehende Mails werden über IMAP mit Message-ID-Abgleich importiert und erzeugen beim Zuordnen einen Protokolleintrag. Eigene Einträge löschen die Verfasser selbst, Administratoren dürfen alle entfernen. So bleibt nachvollziehbar, wer wann was festgehalten hat.

Weil überall dieselbe Zeitleiste läuft, muss niemand ein zweites Werkzeug lernen, um nachzulesen, wer wann welche Zusage gegeben hat. Portalnachrichten kommen als Chateintrag mit der Sichtbarkeit Portal an, interne Budgets, Lieferantendaten und interne Notizen bleiben davon ausgeschlossen. Wiederkehrende Angaben wie Position, Standort, Gewerk oder Art eines Betriebsmittels stammen aus firmeneigenen Auswahllisten statt aus Freitext, denn drei Schreibweisen desselben Ortes machen jede spätere Auswertung unbrauchbar.