Mehrsprachige Dokumentvorlagen

Die Aktion am rechten Rand einer Zeile öffnet den Editor. Bei einer Systemzeile steht dort zuerst der Hinweis, dass beim Speichern eine Kopie im Besitz Ihrer Firma entsteht. Vier Felder bilden das Formular: Name bis 160 Zeichen, Art, Sprache und Inhalt bis 100.000 Zeichen. Platzhalter in doppelten geschweiften Klammern, darunter Dokumentnummer, Projektname und der Inhalt selbst, bleiben unverändert stehen.

Beim Speichern einer Systemzeile wird sie repliziert, die Kopie als Mandantenfassung markiert und die Version von eins auf eins Komma eins gehoben, während die Quelle Text und Nummer behält. Eine eigene Fassung zählt bei jedem Speichern eine Unterversion weiter. Danach landen Sie wieder in der Liste, bereits auf die eben geschriebene Sprache und Art gefiltert, sodass die neue Zeile ohne erneutes Einstellen der Filter vor Ihnen liegt.

Die Zeilen gruppieren nach Art in fester Reihenfolge statt alphabetisch, damit Rechnungen oben bleiben, wo ein Bauunternehmer zuerst hinsieht, gefolgt von Angeboten, Verträgen, Schriftverkehr, E-Mails und Berichten. Jede Gruppe nennt ihre Anzahl. Innerhalb der Gruppe stehen Name, Sprache, Version, Quelle und Änderungsdatum, und die Quelle ist die entscheidende Zelle: Sie trennt die mitgelieferte Vorlage von der Fassung, die Ihr Büro selbst geschrieben hat.

Filtern Sie den Katalog nach Dokumentart und Sprache, bevor Sie einen Eintrag öffnen. Zunächst folgt die Sprache der Oberfläche. Für einen Vergleich der vorhandenen Fassungen kann der Sprachfilter aufgehoben werden. Prüfen Sie Quelle und Version neben dem Namen, damit eine ausgelieferte Vorlage von der im Betrieb bearbeiteten Formulierung unterschieden werden kann.

Der Katalog trennt Vorlagen für Rechnungen, Angebote, Verträge, Briefe, E-Mails und Berichte. Nutzen Sie die Gruppen zur Auswahl passender Texte und benennen Sie Firmenfassungen nach ihrem Zweck. Eine Zahlungserinnerung benötigt einen anderen Inhalt als eine Behinderungsanzeige, auch wenn beide aus demselben Büro kommen. Prüfen Sie den gewählten Text vor der Übernahme gegen das tatsächliche Dokument und den Empfänger.

Sprachfassungen sind eigene Einträge mit Inhalt und Versionsstand. Pflegen Sie die Büroterminologie je Sprache und vergleichen Sie die Fassungen, wenn sich ein Standardtext ändert. Die Bearbeitung eines Katalogeintrags ändert den Textbaustein. Prüfen Sie vor dem Versand auch das fertige Dokument oder die Nachricht. So fallen fehlende Projektangaben und veraltete Passagen auf, die eine wiederverwendbare Vorlage nicht selbst beurteilen kann.