Mehrsprachige Dokumentvorlagen: Einrichtung und täglicher Einsatz

Mitgeliefertes Paket, Sprachen und Zugang zum Katalog

Das Lesen des Katalogs verlangt records.view, das im Standard alle Rollen außer der Lohnbuchhaltung mitbringen. Eine frisch eingerichtete Firma findet dort das Systempaket vor, ohne dass jemand es zusammenstellen müsste: Abschlagsrechnung, Schlussrechnung und Gutschrift, Mahnung Stufe eins und zwei, Bauvertrag und Nachtrag, Behinderungsanzeige und Bedenkenanzeige, Abnahmeprotokoll, Bautenstandsbericht und Tagesbericht, das Angebot sowie zwei E-Mail-Texte für Zahlungserinnerung und Terminbestätigung.

Jedes davon liegt je Sprache als eigene Zeile vor, und auch der Name ist übersetzt, damit eine französische Kollegin den Text unter seiner französischen Bezeichnung sucht und nicht das deutsche Wort raten muss. Das Kennzahlenband über der Tabelle nennt die angezeigte Menge sowie die Zahl der Arten und Sprachen und rechnet über das gefilterte Set; deshalb passen die Zahlen immer zu den Zeilen darunter.

Systemzeile anpassen und eigene Firmenfassung speichern

Die Aktion am rechten Rand einer Zeile öffnet den Editor. Bei einer Systemzeile steht dort zuerst der Hinweis, dass beim Speichern eine Kopie im Besitz Ihrer Firma entsteht. Vier Felder bilden das Formular: Name bis 160 Zeichen, Art, Sprache und Inhalt bis 100.000 Zeichen. Platzhalter in doppelten geschweiften Klammern, darunter Dokumentnummer, Projektname und der Inhalt selbst, bleiben unverändert stehen.

Beim Speichern einer Systemzeile wird sie repliziert, die Kopie als Mandantenfassung markiert und die Version von eins auf eins Komma eins gehoben, während die Quelle Text und Nummer behält. Eine eigene Fassung zählt bei jedem Speichern eine Unterversion weiter. Danach landen Sie wieder in der Liste, bereits auf die eben geschriebene Sprache und Art gefiltert, sodass die neue Zeile ohne erneutes Einstellen der Filter vor Ihnen liegt.

Gruppierte Liste, Filter und Kennzahlen lesen

Die Zeilen gruppieren nach Art in fester Reihenfolge statt alphabetisch, damit Rechnungen oben bleiben, wo ein Bauunternehmer zuerst hinsieht, gefolgt von Angeboten, Verträgen, Schriftverkehr, E-Mails und Berichten. Jede Gruppe nennt ihre Anzahl. Innerhalb der Gruppe stehen Name, Sprache, Version, Quelle und Änderungsdatum, und die Quelle ist die entscheidende Zelle: Sie trennt die mitgelieferte Vorlage von der Fassung, die Ihr Büro selbst geschrieben hat.

Zwei Filter grenzen die Tabelle ein. Der Filter Art prüft gegen die feste Liste der sechs Arten, der Sprachfilter gegen die Sprachen der Installation. Beim Öffnen ohne Parameter steht Ihre Oberflächensprache vorne; ein ausdrücklich geleerter Sprachfilter bedeutet alle Sprachen, und ein unbekannter Wert fällt auf dieselbe Anzeige zurück. Weil beide Filter gegen Whitelists laufen, holt eine von Hand veränderte Adresse keine fremden Zeilen herein.

Schreibrecht am Wortlaut und Versionsspur je Speicherung

Das Schreiben verlangt records.write, das die Mutationsprüfung auf jeder schreibenden Route des Moduls einfordert, bevor der Controller überhaupt beginnt. Eine Zeile aus einer anderen Firma antwortet mit 404 statt ihren Text zu zeigen, und beim Speichern wird der Mandant erneut gesetzt, sodass eine kopierte Kennung keine Vorlage über Firmengrenzen trägt. Das Lesen bleibt bei records.view, damit die Bauleitung den Wortlaut kennt, ohne ihn ändern zu können.

Jede Speicherung schreibt einen Audit-Eintrag mit Vorlagenkennung und neuer Version. Version und Änderungsdatum sind die gesamte Spur, und sie beantworten die Frage aus der Praxis: Wann hat sich die Zahlungserinnerung zuletzt bewegt, und ist die Zeile, die vorigen Monat jemand ausgedruckt hat, noch die aktuelle. Systemzeilen behalten Version eins, solange es sie gibt, weil in sie nie geschrieben wird.

Wo die Vorlagenarten auf Rechnung, Vertrag und Schriftverkehr treffen

Die Arten sind nach den Dokumenten benannt, die der Rest der Software hervorbringt. Die Art Rechnungen umfasst Abschlagsrechnung, Schlussrechnung und Gutschrift aus der Finanzseite, die Art Verträge den Bauvertrag und den Nachtrag, der Schriftverkehr die beiden Mahnstufen sowie Behinderungs- und Bedenkenanzeige, die Berichte das Abnahmeprotokoll, den Bautenstandsbericht und den Tagesbericht. Im Katalog wird der Wortlaut dieser Dokumente gepflegt und firmenweit vergleichbar gehalten.

Die Art E-Mails bedient das Mailmodul. Sie führt den wiederverwendbaren Text für Zahlungserinnerung und Terminbestätigung in jeder Sprache, den die schreibende Person in den Nachrichtentext übernimmt. Weil jede Sprache eine eigene Zeile besitzt, erhält ein französischer Kunde einen Text, den jemand auf Französisch verfasst hat, und keinen deutschen Brief, der im Moment des Versands übersetzt wurde. Wer eine Sprache noch nicht braucht, lässt ihre Zeilen unangetastet im Systemstand stehen.

Beispiel: Cedar Ridge schreibt die Mahnung der Stufe eins neu

Jordan Miller stellt den Katalog auf die Art Schriftverkehr und die Sprache Englisch und öffnet die mitgelieferte Mahnung der ersten Stufe, eine Systemzeile mit Version 1. Über dem Formular kündigt der Editor an, dass beim Speichern eine Kopie im Eigentum von Cedar Ridge Homes LLC entsteht. Er strafft den Text auf rund 1.100 Zeichen, lässt die Platzhalter für Dokumentnummer und Projektname in ihren doppelten Klammern unangetastet und senkt das genannte Zahlungsziel von vierzehn auf zehn Tage. Das Speichern repliziert die Zeile: Die Firmenkopie beginnt bei Version 1.1, das Original verharrt auf Version 1, und die Liste kehrt bereits auf Englisch und Schriftverkehr eingegrenzt zurück.

Zwei Tage später stört ihn noch der Schlusssatz, also bearbeitet er die Firmenzeile erneut; dieses Speichern hebt sie auf Version 1.2 und schreibt einen weiteren Audit-Eintrag mit der Vorlagenkennung. Am 19. August greift der Mahnlauf die Rechnung INV-2026-1040 für Kensington Row Lot 3 auf, 66.134,64 Dollar und zwei Tage über der Fälligkeit vom 17. August 2026, und der Brief der ersten Stufe geht im Wortlaut 1.2 hinaus. Die deutsche und die französische Zeile stehen weiter auf Version 1; ein französischsprachiger Käufer erhält also den mitgelieferten Text, bis auch dort jemand eine Firmenfassung speichert.

Mehrsprachige Dokumentvorlagen: vor dem Speichern prüfen

• Beim Speichern einer Systemvorlage entsteht eine Firmenkopie, während das mitgelieferte Original Version und Text unverändert behält.

• Jede Speicherung hebt die Unterversion an, aus Version eins wird eins Komma eins und aus eins Komma eins wird eins Komma zwei.

• Beide Filter laufen gegen feste Listen, und ein unbekannter Sprachwert fällt auf die Anzeige aller Sprachen zurück.

• Eine Vorlage aus einer anderen Firma antwortet mit 404, statt sich im Editor zu öffnen.

• Das Schreiben einer Vorlage verlangt records.write, das Öffnen des Katalogs verlangt records.view.

Mehrsprachige Dokumentvorlagen: typische Fehler

• Wer die Anpassen-Aktion zweimal auf derselben Systemzeile auslöst, hinterlässt zwei gleichnamige Firmenfassungen. Prüfen Sie in der Spalte Quelle, ob bereits eine eigene Zeile vorliegt, bevor Sie zu schreiben beginnen.

• Eine im Editor geänderte Sprache verschiebt die Vorlage in die andere Sprachgruppe, statt sie zu übersetzen. Öffnen Sie die Zeile der Sprache, die Sie wirklich ändern wollen, und schreiben Sie die andere Sprache in ihrer eigenen Zeile.

• Ein gelöschter Platzhalter im Inhalt ist fort, denn gespeichert wird genau das, was im Feld steht. Sichern Sie einen langen Text vor dem Umschreiben an anderer Stelle, weil der Katalog keine ältere Fassung zum Zurückholen anbietet.