Mitarbeiter- und Einsatzplanung im Bau

Das vollständige Schichtformular fragt nach Bezeichnung, Projekt, Kolonne, Beginn, Ende, Farbe und den Qualifikationen, die der Einsatz verlangt. Das Feld für den Mitarbeiter darf bewusst leer bleiben, genau das macht die Schicht für die automatische Besetzung sichtbar. Das Ende muss nach dem Beginn liegen, und beide Zeitpunkte werden als Ortszeit der Firma gelesen statt als roher Zeichenkettenwert.

Für einen gewöhnlichen Dienstag bietet die Übersicht den kürzeren Weg. „Einteilen“ öffnet einen Dialog, der Person und Tag aus der angeklickten Zelle bereits mitbringt und nur noch nach Baustelle, Beginn und Ende fragt. Bleibt die Bezeichnung leer, trägt die Schicht den Namen der Baustelle oder „Ohne Baustelle“ für Werkstatt, Hof und Schulung. Ein Ende vor dem Beginn wird als Nachtschicht gelesen und läuft in den Folgetag.

Bevor der Dialog schreibt, zeigt er, was an diesem Tag bereits für die Person eingeplant ist, und warnt, wenn sie abgemeldet ist, lässt die Einteilung aber trotzdem zu, weil ein Polier manchmal mehr weiß als der Datensatz. Jede angelegte, geänderte, verschobene und gelöschte Schicht steht mit ihrer Kennung und dem handelnden Konto im Protokoll. Der Wochenplan darunter zeigt die neue Einteilung unmittelbar danach.

Die Übersicht zählt den Tag aus: wie viele Mitarbeiter der Betrieb hat, wie viele auf Baustellen stehen, wie viele frei sind, wie viele ausfallen und wie viele gerade eingestempelt sind. Darunter folgen die freien Personen, die Baustellen mit ihrer Besetzung, ein Block für alle, die Stunden buchen, ohne eingeteilt zu sein, und die Woche um heute als Raster. Ein Abschnitt „Nicht besetzt“ nennt, warum ein Tag offen blieb.

Diese Begründung ist konkret statt dekorativ: An diesem Tag ist niemand frei, oder unter den Freien hat niemand die verlangten Nachweise, und dann stehen die Namen derer daneben, die sie besitzen. Der Monatskalender zeigt Schichten und Abwesenheiten je Tag, jede Schicht in der Farbe, die ihre Regel bestimmt. Wer die Kolonnen verwaltet, zieht eine Schicht auf einen anderen Tag, Dauer und Person bleiben erhalten.

Eine gezogene oder von Hand bearbeitete Schicht verliert die Markierung, dass sie automatisch besetzt wurde, und mit ihr die gespeicherte Begründung. Eine menschliche Entscheidung versteckt sich damit nie hinter einer maschinellen. Die automatische Besetzung läuft in zwei Anfragen: Die Vorschau schreibt nichts und listet jede offene Schicht mit einem Vorschlag oder mit dem Satz, dass keine konfliktfreie Person alle Qualifikationen besitzt.

Eine Projektzuweisung verbindet den Einsatzplan mit der Teamansicht der Baustelle. Erfasste Abwesenheiten helfen dabei, verfügbare Personen von Mitarbeitern zu unterscheiden, die nicht automatisch eingeplant werden sollen. Pflegen Sie Abwesenheiten und bestehende Schichten, bevor Sie Besetzungsvorschläge prüfen. Ein unvollständiger Kalender liefert auch der Planung nur ein unvollständiges Bild der verfügbaren Mannschaft.

Besetzungsvorschläge berücksichtigen die gewählte Kolonne, überschneidende Schichten, erfasste Abwesenheiten und die benötigten Qualifikationen. Prüfen Sie die vorgeschlagene Person und die Begründung, bevor Sie einen Vorschlag übernehmen. Wenn niemand geeignet verfügbar ist, sollte die Lücke sichtbar bleiben. Eine ungeeignete Zuweisung würde das Problem lediglich von der Planung auf die Baustelle verlagern.

Geplante Schichten und erfasste Stunden beantworten unterschiedliche Fragen. Die Schicht zeigt, wer auf einer Baustelle erwartet wird. Die Zeiterfassung hält die tatsächlich geleistete Zeit fest und verwaltet ihre Freigabe. Die Teamübersicht führt beides zusammen: Sie zeigt eingestempelte Personen und Stundenmeldungen ohne passende Zuweisung. Das Büro kann Abweichungen damit klären, statt von der unveränderten Umsetzung des Plans auszugehen.