Zeiterfassung für Bauunternehmen

„Einstempeln“ legt eine Buchung mit dem heutigen Datum an, trägt die aktuelle Uhrzeit als Beginn ein, lässt die Minuten auf null, setzt den Status auf laufend und die Quelle auf die Stempeluhr. Die Projektauswahl steht auf dem Vorhaben der laufenden Buchung, sonst auf dem Projekt im Kontext, sonst auf dem zuletzt gebuchten. Ein zweites Einstempeln wird abgewiesen: Die Antwort sagt, dass Sie bereits eingestempelt sind.

Beim Ausstempeln endet der laufende Eintrag und wird als erfasste Zeit weitergeführt. Prüfen Sie besonders beim Baustellenwechsel den Projektbezug. Die Seite zeigt außerdem die für heute und die Woche bereits erfassten Zeiten. So kann der Mitarbeiter einen vergessenen Stopp oder einen fehlenden manuellen Eintrag erkennen, bevor das Büro den Zeitraum bearbeitet.

Ein vergessener Tag wird zur manuellen Buchung mit Datum, einem Zeitraum oder einer reinen Minutenzahl, Pausenminuten und Notiz. Sind Beginn und Ende angegeben, berechnet das System die Dauer und zieht die Pause ab; ein Ende vor dem Beginn zählt als Arbeit über Mitternacht, und eine Pause, die länger ist als der Zeitraum, wird mit eigener Meldung abgewiesen. Das Korrigieren einer noch laufenden Erfassung schließt sie im selben Schritt ab.

Die Büroliste in der Zeiterfassung zeigt 25 Zeilen je Seite, für Planungs- und Lohnrechte alle Buchungen und sonst nur die eigenen. „Freigeben“ öffnet einen eigenen Bildschirm statt einer Zelle in der Tabelle, weil die Entscheidung Geld kostet: Sie schlägt den gespeicherten Satz der Person vor, verlangt die Kostengruppe nach DIN 276 und sagt, dass der Betrag in die Lohnkosten des Projekts eingeht.

Die Freigabe schreibt Satz, Kostengruppe, den Bezug zur passenden Budgetzeile, die errechneten Lohnkosten, das freigebende Konto und den Zeitpunkt, und sie sperrt die Zeile. Eine gesperrte Zeile verweigert Bearbeiten und Löschen mit dem Hinweis, dass ein Manager sie zuerst wieder öffnen muss. Eine Ablehnung verlangt eine Begründung von bis zu 500 Zeichen, setzt die Lohnkosten auf null und sperrt die Zeile ebenfalls.

Das Wiederöffnen setzt eine Buchung zur Korrektur auf erfasst zurück. Die Freigabe gehört zur Lohnabrechnung; berechtigte Planungsverantwortliche können Einträge ablehnen oder wieder öffnen. So lässt sich eine unplausible Dauer beanstanden, ohne dabei den Abrechnungssatz festzulegen. Die Entscheidungen bleiben nachvollziehbar, damit das Büro erkennt, weshalb eine Buchung zurückgegeben und später freigegeben wurde.

Erst die Freigabe lässt eine Stunde auf ein Vorhaben zählen. Sie stößt die Neuberechnung des Projektbudgets an, die Lohnkosten der Buchung landen also in den Istkosten der im Dialog gewählten Kostengruppe, und der Bezug zur Budgetzeile wird an der Buchung gespeichert, sofern das Projekt für diese Gruppe eine Zeile führt. Ablehnung und Wiederöffnung lösen dieselbe Neuberechnung mit Lohnkosten von null aus.

Wählen Sie für den Lohnexport ein Anfangs- und Enddatum. Er enthält freigegebene Buchungen mit Mitarbeiter, Projekt, Stunden, Kostengruppe, Satz und Kosten. Der exportierte Zeitraum lässt sich dadurch mit den geprüften Einträgen abgleichen. Laufende oder noch nicht freigegebene Buchungen sollten vor dem endgültigen Export geklärt werden. Die Teamübersicht zeigt ergänzend, wer aktuell eingestempelt ist und ob dies zu den Tageszuweisungen passt.

Die Gegenrichtung zählt ebenfalls. Die Einsatzübersicht zählt, wer gerade eingestempelt ist, und listet alle, die Stunden buchen, ohne an diesem Tag auf eine Baustelle eingeteilt zu sein; das zeigt meist eine Lücke im Plan und keinen Fehler in der Buchung. Die Karte zeigt die Baustellen und, wo eine Einwilligung vorliegt, die aktuellen Positionen der eingestempelten Kollegen.