Zeiterfassung für Bauunternehmen: Einrichtung und täglicher Einsatz

Zeiterfassung vorbereiten: Kostensatz, Projekte und Standortrichtlinie

Zwei Stammdaten entscheiden, ob die Stunden später etwas wert sind. Der Kostensatz je Stunde gehört an den Benutzerdatensatz und wird unter System, Benutzer und Rechte, Kontakt bearbeiten eingetragen; fehlt er, schlägt der Freigabedialog nichts vor und sagt genau, wo er hingehört. Die Projekte, auf die gebucht wird, sind die gewöhnlichen Projektdatensätze nach Nummer sortiert, und eine Buchung darf auch ganz ohne Projekt stehen, etwa für Werkstatt oder Hof.

Standort ist aus, bis ihn jemand bewusst einschaltet. Ein Konto mit location.policy aktiviert die Firmenrichtlinie, bestätigt die erforderliche Freigabe von Betriebsrat und Datenschutz, hinterlegt die Rechtsgrundlage als Notiz, wählt eine Löschfrist zwischen einer und 720 Stunden und entscheidet zwischen ungefährer Speicherung, auf etwa 100 Meter gerundet, und exakter Speicherung. Wird die Richtlinie wieder abgeschaltet, löscht das System alle gespeicherten Positionen der Firma.

Die Baustellenkoordinaten sind davon getrennt. Auf der Baustellen- und Teamkarte hinterlegt eine Person mit Planungsrecht je Projekt Breitengrad, Längengrad und einen Radius zwischen 10 und 5000 Metern, per Klick in die Karte oder durch Eintippen. Voraussetzung für das Buchen von Stunden ist nichts davon: Die Stempeluhr arbeitet ohne Richtlinie, ohne Einwilligung und ohne Koordinaten. Die Karte zeigt Baustellen und Radien auch ohne freigegebene Hintergrundkarte.

Ein- und ausstempeln und einen vergessenen Tag nachtragen

„Einstempeln“ legt eine Buchung mit dem heutigen Datum an, trägt die aktuelle Uhrzeit als Beginn ein, lässt die Minuten auf null, setzt den Status auf laufend und die Quelle auf die Stempeluhr. Die Projektauswahl steht auf dem Vorhaben der laufenden Buchung, sonst auf dem Projekt im Kontext, sonst auf dem zuletzt gebuchten. Ein zweites Einstempeln wird abgewiesen: Die Antwort sagt, dass Sie bereits eingestempelt sind.

„Ausstempeln“ schließt die Buchung, schreibt die Endzeit, rechnet die Minuten aus und setzt den Status auf erfasst. Die laufende Zeit auf der Seite zählt ab dem Zeitstempel des Servers, die Seite addiert nur ihre eigene Wartezeit dazu; ein Telefon mit verstellter Uhr zeigt deshalb trotzdem die richtige Dauer. Unter dem Knopf stehen die heute gebuchten Minuten und die Woche nach Wochentagen gruppiert, abgelehnte Zeilen bleiben aus beiden Summen heraus.

Ein vergessener Tag wird zur manuellen Buchung mit Datum, einem Zeitraum oder einer reinen Minutenzahl, Pausenminuten und Notiz. Sind Beginn und Ende angegeben, berechnet das System die Dauer und zieht die Pause ab; ein Ende vor dem Beginn zählt als Arbeit über Mitternacht, und eine Pause, die länger ist als der Zeitraum, wird mit eigener Meldung abgewiesen. Das Korrigieren einer noch laufenden Erfassung schließt sie im selben Schritt ab.

Eine Zeitbuchung freigeben, ablehnen und wieder öffnen

Die Büroliste unter /workforce/time zeigt 25 Zeilen je Seite, für Planungs- und Lohnrechte alle Buchungen und sonst nur die eigenen. „Freigeben“ öffnet einen eigenen Bildschirm statt einer Zelle in der Tabelle, weil die Entscheidung Geld kostet: Sie schlägt den gespeicherten Satz der Person vor, verlangt die Kostengruppe nach DIN 276 und sagt, dass der Betrag in die Lohnkosten des Projekts eingeht.

Die Freigabe schreibt Satz, Kostengruppe, den Bezug zur passenden Budgetzeile, die errechneten Lohnkosten, das freigebende Konto und den Zeitpunkt, und sie sperrt die Zeile. Eine gesperrte Zeile verweigert Bearbeiten und Löschen mit dem Hinweis, dass ein Manager sie zuerst wieder öffnen muss. Eine Ablehnung verlangt eine Begründung von bis zu 500 Zeichen, setzt die Lohnkosten auf null und sperrt die Zeile ebenfalls.

Das Wiederöffnen räumt Freigabe, Ablehnungsgrund und Sperre weg und stellt die Buchung auf erfasst zurück. Freigeben verlangt workforce.payroll, Ablehnen und Wiederöffnen dagegen workforce.manage, die Disposition kann eine unplausible Buchung also zurückgeben, ohne zu entscheiden, was eine Stunde kostet. Alle drei Vorgänge stehen mit der Kennung der Buchung im Protokoll, ebenso Anlegen, Ändern und Löschen. Die Ablehnung erscheint danach mit ihrer Begründung am Eintrag des Mitarbeiters.

Standortfreigabe, Einwilligung und Löschfrist

Drei Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein, bevor eine einzige Koordinate gespeichert wird. Die Firmenrichtlinie muss aktiv und die Freigabe von Betriebsrat und Datenschutz bestätigt sein, die Person muss ihre eigene Einwilligung erteilt haben, und die Koordinaten müssen an einer bewussten Handlung hängen: dem Häkchen, das den Standort beim Stempeln mitschickt, oder dem Knopf, der ihn während einer laufenden Buchung aktualisiert.

Gespeichert wird der Punkt beim Ein- und beim Ausstempeln sowie jede bewusste Aktualisierung, jeweils mit Zweck, Genauigkeit und einem verpflichtenden Ablaufzeitpunkt. Eine stündliche Aufgabe löscht abgelaufene Einträge Firma für Firma. Der Widerruf der Einwilligung löscht die gespeicherten Positionen dieser Person sofort und in derselben Transaktion, und das Abschalten der Richtlinie räumt den gesamten Bestand ab.

Alles daran lässt sich folgenlos ablehnen. Ein Stempeln ohne Koordinaten bucht dieselben Stunden, und die Seite sagt das auch. Kann der Browser keine Position liefern, geht die Buchung trotzdem durch und meldet, dass sie ohne Standort erfasst wurde. Wer keine Leitungsrolle hat, sieht ausschließlich den eigenen laufenden Eintrag; die Leitung sieht die geteilten Positionen des Teams.

Freigegebene Stunden im Projektbudget und im Lohnexport

Erst die Freigabe lässt eine Stunde auf ein Vorhaben zählen. Sie stößt die Neuberechnung des Projektbudgets an, die Lohnkosten der Buchung landen also in den Istkosten der im Dialog gewählten Kostengruppe, und der Bezug zur Budgetzeile wird an der Buchung gespeichert, sofern das Projekt für diese Gruppe eine Zeile führt. Ablehnung und Wiederöffnung lösen dieselbe Neuberechnung mit Lohnkosten von null aus.

Der Lohnexport ist ein Zeitraum und kein Klick auf eine Liste: ein Von- und ein Bis-Datum, wobei das Ende nicht vor dem Beginn liegen darf, und darin ausschließlich freigegebene Buchungen. Die Datei ist eine mit Semikolon getrennte CSV mit Byte-Order-Mark, eine Zeile je Buchung mit Datum, Mitarbeiter, Projektnummer, Stunden, Kostengruppe, Satz und Kosten, benannt nach dem Zeitraum.

Die Gegenrichtung zählt ebenfalls. Die Einsatzübersicht zählt, wer gerade eingestempelt ist, und listet alle, die Stunden buchen, ohne an diesem Tag auf eine Baustelle eingeteilt zu sein; das zeigt meist eine Lücke im Plan und keinen Fehler in der Buchung. Die Karte zeigt die Baustellen und, wo eine Einwilligung vorliegt, die aktuellen Positionen der eingestempelten Kollegen.

Ein Zeiterfassungsbeispiel vom Einstempeln bis zum Lohnexport

Marcus Webb beginnt seinen Montag auf Oakmont Ridge Phase II, Projekt P-2025-0421, und stempelt um 06:58 Uhr ein; die Projektauswahl steht schon auf der Baustelle, die Buchung läuft. Um 15:28 Uhr stempelt er aus, der Server errechnet 510 Minuten und stellt die Zeile auf „Erfasst“. Der vergessene Samstag wird zur manuellen Buchung mit dem Zeitraum von 07:00 bis 14:00 Uhr und 30 Minuten Pause, aus denen das Formular 390 Arbeitsminuten macht. Unter dem Stempelknopf zählt die Seite die Minuten des Tages und zeigt die Woche nach Wochentagen gruppiert, mit beiden Buchungen darin.

In der Büroliste öffnet Priya Raman für die Montagsbuchung die eigene Freigabeseite, denn die Freigabe kostet Geld: Sie schlägt die 38,00 Dollar je Stunde vom Nutzerkonto Webbs vor, verlangt eine Kostengruppe und sagt an, dass der Betrag in die Lohnkosten des Projekts eingeht. Sie gibt 8,5 Stunden zu 38,00 Dollar auf die Kostengruppe 300 frei, das bucht 323,00 Dollar, danach den Samstag mit 6,5 Stunden für 247,00 Dollar; beide Zeilen sperren sich, und das Budget von P-2025-0421 rechnet mit 570,00 Dollar Lohn in dieser Zeile neu. Der Lohnexport für den 17. bis 23. August schreibt je freigegebener Buchung eine CSV-Zeile, zusammen 15,0 Stunden.

Zeiterfassung für Bauunternehmen: vor dem Speichern prüfen

• Je Person ist nur eine laufende Buchung möglich; ein zweites Einstempeln antwortet mit einem Konflikt und dem Hinweis, dass bereits gestempelt wurde.

• Eine manuelle Buchung verlangt entweder einen Zeitraum oder eine Minutenzahl, und eine Pause länger als der Zeitraum wird mit eigener Meldung abgewiesen.

• Freigegebene und abgelehnte Buchungen sind gesperrt; Bearbeiten oder Löschen setzt eine protokollierte Wiederöffnung durch einen Manager voraus.

• Der Lohnexport enthält ausschließlich freigegebene Buchungen und verlangt workforce.payroll, während Ablehnen und Wiederöffnen workforce.manage verlangen.

• Ohne Firmenrichtlinie, bestätigte betriebliche Freigabe, persönliche Einwilligung und eine ausdrückliche Handlung wird keine Koordinate gespeichert.

Zeiterfassung für Bauunternehmen: typische Fehler

• Wer Stunden für jemanden ohne hinterlegten Satz freigibt, bucht Lohnkosten von null und sperrt die Zeile. Tragen Sie den Satz vorher am Benutzerdatensatz ein oder öffnen Sie die Buchung danach wieder.

• Buchungen ohne Projekt können in keinem Budget landen, weil es dort keine Kostengruppenzeile gibt, der sie zufallen. Wählen Sie die Baustelle beim Einstempeln und nicht erst bei der Freigabe.

• Der Widerruf der Standortfreigabe löscht die gespeicherten Positionen sofort. War eine Position der einzige Beleg dafür, wo gestempelt wurde, notieren oder drucken Sie sie vorher.