Angebotsverfolgung im Bau: Einrichtung und täglicher Einsatz

Was die Kalkulation enthalten muss, bevor ein Angebot entsteht

Ein Angebot entsteht nur aus einer Kalkulation, die bereits Positionen hat. Das Anlageformular listet ausschließlich Kalkulationen des Mandanten mit Zeilen, und eine leere Kalkulation wird abgewiesen, weil ein Angebot ohne Preisliste nichts ist, was jemand unterschreiben könnte. Das Erzeugen verlangt das Schreibrecht auf Datensätzen, dasselbe Recht, das auch die Kalkulation zum Bearbeiten öffnet. Lesen genügt mit dem Ansichtsrecht.

Die Nummer kommt aus dem Nummernkreis für Angebote, Kürzel AN mit Jahr und vierstelligem Zähler. Titel, Bindefrist, Anschreiben und Steuersatz werden aus der Kalkulation übernommen, ebenso die Verbindung zu Kunde, Anbahnung und Projekt. Soll der Kunde im Portal unterschreiben, entsteht der Zugang zu seiner E-Mail-Adresse beim Versenden; ein vorheriger Besuch auf der Seite der Kundenzugänge ist dafür nicht nötig.

Wie die Kopie Zuschläge in gedruckte Einheitspreise einrechnet

Die Kalkulation hält Kosten, Zuschlag, Gemeinkosten, Wagnis und Gewinn und Nachlass auseinander; der Kunde soll eine einzige Preisliste sehen, die aufgeht. Deshalb bildet Home Builder Software einen Faktor aus Nettosumme geteilt durch Positionssumme und multipliziert jeden Einheitspreis damit. Titelzeilen behalten weder Menge noch Preis, optionale Positionen bleiben optional und zählen weiterhin nicht in die Summe.

Die Rundungsdifferenz wird auf die größte gezählte Position gelegt, damit die Summe der gedruckten Zeilen exakt der gedruckten Nettosumme entspricht. Weil es eine Momentaufnahme ist, ändert eine spätere Korrektur der Kalkulation das Angebot nicht mehr. Solange das Angebot Entwurf ist, lassen sich Titel, Bindefrist, Anschreiben und Vertragsbedingungen ändern; die Positionen nicht. Der Positionssatz bleibt so, wie er versendet wurde.

Nachfassen über Ablaufkachel und die Spalte Gültig bis

Das Kennzahlenband zählt offene Angebote, ihr Volumen, die bereits unterschriebenen und die mit Ablauf in weniger als sieben Tagen. Die letzte Zahl schließt abgelaufene Angebote bewusst ein, denn genau die brauchen den Anruf zuerst; die Kachel färbt sich rot, sobald sie über null steht. Die Arbeitsliste darunter startet nach Verweildauer sortiert, das älteste Angebot oben.

Ein überschrittenes Datum in der Spalte Gültig bis erscheint rot und macht die Reihenfolge des Nachfassens ohne jede Auswertung sichtbar. Die Statusspalte zeigt denselben nächsten Schritt wie das Pipeline-Board, damit derselbe Vorgang unterwegs keine zweite Begriffswelt bekommt. Nummer, Titel, Volumen, Verweildauer und Gültig bis lassen sich über den Spaltenkopf umsortieren, und ein gesetzter Statusfilter bleibt beim Blättern erhalten.

Versenden, Zurückziehen und die elektronische Unterschrift

An Kunden senden fragt nach Name und E-Mail-Adresse, legt den Portalzugang zu dieser Adresse an oder verwendet den vorhandenen, setzt den Status auf Versendet, stempelt den Versandzeitpunkt und hinterlegt die Unterschriftsadresse am Dokument. Die verknüpfte Anbahnung wechselt im selben Moment in die Angebotsphase. Ab da ist das Dokument eingefroren und die bearbeitbaren Kopffelder sind geschlossen. Der Kunde erhält eine Einladung und vergibt sein Passwort selbst.

Der Kunde nimmt mit vollständigem Namen und einer Bestätigung an; gespeichert werden Name, Adresse, Zeitpunkt und IP-Adresse als elektronische Unterschrift. Eine Ablehnung hält stattdessen die Begründung fest. Zurückziehen holt ein versendetes, gelesenes oder abgelehntes Angebot in den Entwurf zurück und löscht Versand- und Entscheidungszeitpunkt. Ein unterschriebenes Angebot ist dagegen ein Vertragsdokument und verweigert das Zurückziehen. Erzeugen, Versenden und Zurückziehen schreiben je einen Audit-Eintrag.

Vom unterschriebenen Angebot zum Auftrag und Projekt

Ein angenommenes Angebot ist ein Auftrag, deshalb endet die Seite nicht an der Unterschrift. Der Abschnitt Auftrag bietet die Übernahme des verknüpften Vorgangs an, sobald dieser in der Vertragsphase steht. Die Übernahme legt das Projekt an, hängt Kalkulation und Angebot daran und baut das Budget aus den Kostengruppen der Kalkulation auf, damit die Baustelle nicht mit einer leeren Budgetseite beginnt.

Existiert das Projekt bereits, verlinkt dieselbe Stelle direkt darauf. Fehlt dem Angebot ein Vorgang, sagt der Leerzustand ausdrücklich, dass das Projekt von Hand angelegt werden muss, statt eine Schaltfläche anzubieten, die nichts bewirken kann. Der Kundenzugang aus der Unterschrift bleibt bestehen; es ist derselbe Login, über den später Fortschritt, freigegebene Dateien und Rechnungen sichtbar werden.

Beispiel: das Angebot für Hearthstone Lot 44, verfolgt bis zur Unterschrift

Die Kalkulation für Hearthstone Lot 44, das Haus von Nathan und Erin Cole in Apex, schloss mit 480.000 Dollar Positionssumme und nach den Kopfzuschlägen mit 504.000 Dollar Nettosumme. Angebot erzeugen fror daraus die Kopie AN-2026-0003 ein und multiplizierte jeden Einheitspreis mit dem Faktor 1,05, der sich aus der Teilung der beiden Summen ergibt: Die Gründung stieg von 84.000 auf 88.200 Dollar, der Rohbau von 210.000 auf 220.500 Dollar, die Haustechnik von 96.000 auf 100.800 Dollar, der Ausbau von 90.000 auf 94.500 Dollar. Zusammen ergeben die vier gedruckten Zeilen wieder exakt 504.000 Dollar, ohne dass eine Rundungsdifferenz übrig bliebe.

An Kunden senden nahm am 10.09.2026 Erin Coles Namen und Adresse auf, legte den Portalzugang dazu an und stempelte den Versand; im Kopf stand die Bindefrist 10.10.2026, womit das Dokument in der Ablaufzählung mitlief. Am 24.09.2026 unterschrieb sie mit vollem Namen, und Name, Adresse, Zeitpunkt und IP-Adresse blieben als elektronische Unterschrift am Dokument — ein Zurückziehen war von da an versperrt. Das Büro zog den Vorgang auf dem Board in die Vertragsphase, der Abschnitt Auftrag bot die Übernahme an, und diese legte das Projekt an und baute dessen Budget aus den Kostengruppen der Kalkulation auf; der Zugang aus der Unterschrift blieb für die Bauzeit bestehen.

Angebotsverfolgung im Bau: vor dem Speichern prüfen

• Ein Angebot entsteht nur aus einer Kalkulation mit Positionen; eine Kalkulation ohne Zeilen wird abgewiesen.

• Das Versenden friert das Dokument ein: Weitere Änderungen setzen ein Zurückziehen in den Entwurf voraus.

• Ein unterschriebenes Angebot lässt sich nicht zurückziehen; zurück in den Entwurf dürfen nur versendete, gelesene und abgelehnte Dokumente.

• Die gedruckten Zeilen ergeben immer die gedruckte Nettosumme, weil die Rundungsdifferenz auf der größten gezählten Position landet.

Angebotsverfolgung im Bau: typische Fehler

• Eine Preiskorrektur in der Kalkulation ändert nichts an der Fassung beim Kunden. Die Momentaufnahme ist Absicht: Ziehen Sie das Angebot zurück oder erzeugen Sie ein neues aus der korrigierten Kalkulation.

• Bleibt die Bindefrist leer, taucht das Angebot in der Ablaufzählung nie auf. Es liegt dann beim Kunden, ohne je in der Liste der fälligen Anrufe zu erscheinen.

• Die Projektübernahme setzt den verknüpften Vorgang in der Vertragsphase voraus. Ein ohne Vorgang unterschriebenes Angebot lässt dem Büro nur den Weg, das Projekt selbst anzulegen.