Einkauf und Bestellungen im Bau: Einrichtung und täglicher Einsatz

Lieferantenakte, Nachweise und das Recht purchasing.manage

Vor der ersten Bestellung braucht es zwei Dinge: die Firma als Lieferant oder Nachunternehmer und ein Konto mit dem Recht purchasing.manage. Danach fragt die Schreibsperre auf jeder Route dieses Moduls; zum reinen Mitlesen der Liste genügt finance.view. Die mitgelieferten Rollen trennen das so, wie ein Bauunternehmen es tut: Einkauf und Vergabe sowie Bauleitung bestellen, Büro und Rechnungswesen bestellt nicht.

In der Lieferantenakte entscheidet sich außerdem, ob je Geld fließt. Die Zahlungsfreigabe liest die Gültigkeit der Freistellungsbescheinigung und den Stand des Forderungsverzichts und hält den Beleg zurück, sobald eines von beiden fehlt oder abgelaufen ist. Pflegen Sie beides beim Beauftragen und nicht erst an dem Tag, an dem der Zahlungslauf die Rechnung aussortiert. Der DIN-276-Katalog ist das dritte Stück: ohne Kostengruppe hat eine Bestellung keinen Platz im Projektbudget.

Bestellung anlegen mit Positionen, Kostengruppe und Liefertermin

Die Maske fragt Projekt, Lieferant, Bezeichnung, Kostengruppe, Anfangsstatus und Liefertermin ab, darunter die Positionstabelle mit Bezeichnung, Kostengruppe, Menge, Einheit und Einheitspreis. Die Nummer vergibt der Nummernkreis in der Form B-2026-0142. Sind Positionen erfasst, ersetzt deren Summe den Kopfbetrag, und eine über alle Zeilen einheitliche Kostengruppe wandert von selbst nach oben in den Kopf. Als Anfangsstatus stehen Entwurf, versendet, bestätigt, teilgeliefert und geliefert zur Wahl.

Eine Bestellung aus einem vergebenen Gewerk fangen Sie besser dort an: Wird das Anlegen mit dem Zuschlagsgebot geöffnet, stehen Projekt, Lieferant, Kostengruppe und Preis bereits da, und die Bestellung landet nicht auf einer anderen Kostengruppe als das Paket, das sie bezahlt. Altbestellungen mit reinem Kopfbetrag sind ebenfalls kein verlorener Fall, denn nachträglich angehängte Positionen rechnen den Betrag aus den Zeilen neu.

Liefertermine verfolgen und Wareneingang gegen den Lieferschein buchen

Das Kennzahlenband rechnet über das gefilterte Set: offener Bestellwert, Lieferungen der laufenden Kalenderwoche und Zahl der abgeschlossenen Bestellungen. Ein verstrichener Termin an einer Bestellung, die weder geliefert noch abgeschlossen oder storniert ist, wird rot und trägt zusätzlich das Wort überfällig, damit die Markierung nicht allein auf Farbe beruht. Die Freitextsuche greift Bestellnummer, Titel und Lieferantenname, die Tabelle blättert in Seiten zu fünfundzwanzig Zeilen, und der CSV-Export gibt das gefilterte Set aus.

Steht der Lkw auf der Baustelle, nimmt der Wareneingang das Eingangsdatum, die Lieferscheinnummer und je Position eine Menge auf. Mehr als die noch offene Bestellmenge weist die Transaktion ab. Der Status zieht danach von selbst nach: ein Teil der Menge ergibt teilgeliefert, die letzte offene Einheit ergibt geliefert. Die anschließende Lieferantenrechnung fragt Belegnummer, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Steuersatz sowie Menge und Preis je Zeile ab.

Prüffälle, gesperrte Zahlungen und der Kreditoren-Zahlungslauf

Der 3-Wege-Abgleich stellt jede berechnete Zeile gegen den Bestellpreis und gegen die eingegangene, noch nicht berechnete Menge. Was darüber liegt, steht als Abweichung im Beleg, und die Zahlungsfreigabe verweigert mit genau dieser Begründung. Auch ein sauberer Beleg kann hängen bleiben: Stimmen die Nachweise des Nachunternehmers nicht, endet die Freigabe mit dem Hinweis auf Freistellungsbescheinigung und Forderungsverzicht.

Der Zahlungslauf ist eine eigene Seite und keine Leiste über der Liste. Er zeigt zum gewählten Stichtag die Rechnungen, die er begleichen würde, daneben die gesperrten, dazu Anzahl und Summe, und fragt vor dem Ausführen noch einmal nach. Jeder Schritt hinterlässt einen eigenen Audit-Eintrag, von der angelegten Bestellung über den gebuchten Wareneingang und die freigegebene Lieferantenrechnung bis zum abgeschlossenen Lauf.

Was der Einkauf an Budget, Vergabe und Finanzbuchungen weitergibt

Nach jedem Schreibvorgang rechnet die Software das Budget des betroffenen Bauvorhabens neu. Als Verpflichtung zählen Bestellungen in versendet, bestätigt, teilgeliefert und geliefert. Wo das Geld landet, entscheiden die Kostengruppen der Positionen; der Kopf wird nur befragt, wenn es überhaupt keine Zeilen gibt. Eine Kostengruppe, die niemand geplant hat, bekommt im Budget eine eigene Zeile, statt unsichtbar zu bleiben.

Eine erfasste Lieferantenrechnung erzeugt eine Finanzbuchung vom Typ Einkauf mit der Nummer EK und den Bezügen auf Bestellung, Fälligkeit und Kostengruppe. Die Freigabe setzt sie auf gebucht, der Zahlungslauf auf erstattet und schreibt eine Zahlung unter einer ZL-Nummer mit Lauf und Lieferantenbeleg als Referenz. Vergabe davor und Budget danach verlinken beide hierher. Am Ende jeder Bestellung steht damit eine Buchung, die das Budget als Istkosten liest.

Beispiel einer Bestellung mit Wareneingang und Dreiwegeabgleich

Cedar Ridge Homes bestellt die Fenster für Willow Creek Lot 27 bei Carolina Window Supply. Die Einkäuferin wählt in der Maske Projekt und Lieferant, nennt die Bestellung Fensterpaket Lot 27, setzt die Kostengruppe 330 und den Liefertermin 09/04/2026 und erfasst zwei Positionen: vierzehn Fenster zu je 685 Dollar und zwei Außentüren zu je 1.240 Dollar. Daraus errechnet die Software 9.590 Dollar und 2.480 Dollar, schreibt 12.070 Dollar in den Kopf und zieht die Nummer PO-5136 aus dem Nummernkreis. Nach der Freigabe steht die Bestellung auf versendet, und die Kachel für den offenen Bestellwert steigt genau um diesen Betrag.

Am 08/28/2026 kommen zehn Fenster an; der Wareneingang nimmt Lieferscheinnummer und Menge auf, und der Stand wechselt auf teilgeliefert. Eine zweite Buchung holt die restlichen vier Fenster samt beiden Türen nach, damit gilt die Bestellung als geliefert. Die Lieferantenrechnung setzt dann 705 statt der bestellten 685 Dollar je Fenster an; der Dreiwegeabgleich markiert die 280 Dollar Unterschied als Prüffall, und die Zahlungsfreigabe verweigert den Beleg mit Nennung der Preisabweichung. Erst die korrigierte Rechnung über 12.070 Dollar räumt den Prüffall aus, der nächste Zahlungslauf begleicht den Betrag, und jeder Schritt hinterlässt seinen Eintrag im Prüfprotokoll.

Einkauf und Bestellungen im Bau: vor dem Speichern prüfen

• Mehr als die noch offene Bestellmenge lässt sich nicht als Wareneingang buchen; die Transaktion weist die Zeile mit einer Meldung ab.

• Jede Bestellposition darf auf einer Lieferantenrechnung nur einmal vorkommen, sonst prüften zwei Teilrechnungen gegen dieselbe unveränderte Eingangsmenge.

• Die Belegnummer des Lieferanten ist je Lieferant und Firma eindeutig, dieselbe Rechnung lässt sich also kein zweites Mal erfassen.

• Freigegeben wird nur, was abgeglichen ist und dessen Lieferant gültige Freistellungsbescheinigung und geordneten Forderungsverzicht vorweist.

• Filter- und Statuswerte prüft die Anwendung gegen eine feste Liste; ein unbekannter Wert in der Adresszeile wird ignoriert.

Einkauf und Bestellungen im Bau: typische Fehler

• Eine Bestellung ohne Kostengruppe im Kopf und ohne Kostengruppen in den Zeilen erreicht das Projektbudget nie. In der Liste fällt das nicht auf, der Betrag fehlt schlicht in der Spalte Beauftragt.

• Wer Positionen an eine Bestellung mit reinem Kopfbetrag hängt, ersetzt diesen Betrag durch die Summe der Zeilen. Vergleichen Sie die Zahlen vorher mit der Auftragsbestätigung des Lieferanten.

• Der Zahlungslauf begleicht alles Freigegebene und zum Stichtag Fällige, keine Auswahl. Wer weniger zahlen will, setzt den Stichtag zurück, statt auf der Bestätigungsseite eine Zeile abwählen zu wollen.