Achats et commandes de construction : configuration et usage quotidien

Fiche fournisseur, attestations et droit purchasing.manage

Deux éléments précèdent la première commande : l'entreprise enregistrée comme fournisseur ou sous-traitant, et un compte porteur du droit purchasing.manage. C'est ce droit que la barrière d'écriture réclame sur toutes les routes du module, tandis que finance.view ouvre la liste en lecture seule. Les rôles livrés répartissent cela comme le fait une entreprise de bâtiment : les achats et la conduite de travaux commandent, la comptabilité ne commande pas.

La fiche fournisseur décide aussi si l'argent partira un jour. La libération du paiement lit la validité de l'attestation fiscale et l'état de la renonciation de créance, puis retient la pièce dès que l'une manque ou a expiré. Renseignez-les au moment de commander plutôt que le jour où le cycle de paiement écarte la facture. Le catalogue DIN 276 complète l'ensemble : sans groupe de coûts, une commande n'a aucune place au budget.

Créer un bon de commande avec postes, groupe de coûts et délai

Le formulaire demande projet, fournisseur, intitulé, groupe de coûts, statut initial et date de livraison, puis un tableau de postes avec désignation, groupe, quantité, unité et prix unitaire. Le numéro vient de la séquence de l'entreprise, sous la forme B-2026-0142. Dès qu'il existe des postes, leur total remplace le montant d'en-tête, et un groupe de coûts identique sur toutes les lignes remonte de lui-même dans l'en-tête.

Une commande issue d'un lot attribué se commence de préférence depuis l'attribution : ouvert avec l'offre retenue, le formulaire arrive avec projet, fournisseur, groupe de coûts et prix déjà remplis, et la commande ne dérive plus vers un autre groupe que le lot qu'elle paie. Les anciennes commandes réduites à un montant global ne sont pas perdues, puisque l'ajout de postes recalcule le montant à partir des lignes.

Suivre les délais et enregistrer la réception contre le bon de livraison

Le bandeau chiffre l'ensemble filtré : encours ouvert, livraisons de la semaine calendaire en cours et nombre de commandes clôturées. Une date dépassée sur une commande qui n'est ni livrée, ni terminée, ni annulée passe au rouge et porte la mention en retard, pour que le signal ne repose pas sur la couleur seule. La recherche libre couvre numéro, intitulé et nom du fournisseur, le tableau pagine par vingt-cinq lignes et l'export CSV reprend le jeu filtré.

À l'arrivée du camion, la réception enregistre la date, le numéro du bon de livraison et une quantité par poste. Au-delà du solde commandé, la transaction refuse la ligne. Le statut suit ensuite tout seul : une partie des quantités donne livrée partiellement, la dernière unité donne livrée. La facture fournisseur demande le numéro du fournisseur, les dates de facture et d'échéance, le taux de TVA, puis quantité et prix par ligne.

Écarts de rapprochement, paiements bloqués et lot de paiements

Le rapprochement à trois voies confronte chaque ligne facturée au prix commandé et à la quantité reçue non encore facturée. Ce qui dépasse devient un écart inscrit sur la pièce, et la validation du paiement refuse en nommant le motif. Une pièce conforme peut malgré tout rester en attente : si les attestations du sous-traitant ne sont pas valides, la libération s'arrête sur le message correspondant.

Le lot de paiements occupe une page entière plutôt qu'une barre au-dessus de la liste. À la date d'arrêté choisie, il montre les factures qu'il réglerait, les factures bloquées à côté, le nombre et le total, puis redemande confirmation avant exécution. Chaque étape laisse son propre enregistrement d'audit, de la commande créée à la réception enregistrée, à la facture approuvée et au lot clôturé.

Ce que les achats transmettent au budget, à l'attribution et aux écritures

Après chaque écriture, le budget du chantier concerné est recalculé. Comptent comme engagement les commandes envoyées, confirmées, livrées partiellement ou livrées. L'imputation suit le groupe de coûts des postes ; l'en-tête n'est consulté qu'en l'absence totale de lignes. Un groupe absent de la planification reçoit sa propre ligne budgétaire au lieu de rester invisible. Le calcul se déclenche sans intervention, à chaque enregistrement.

Une facture fournisseur saisie génère une écriture de type achat, numérotée EK, rattachée à la commande, à l'échéance et au groupe de coûts. La validation la passe en comptabilisée, le lot de paiements en remboursée et crée un paiement sous un numéro ZL référençant le lot et la pièce du fournisseur. L'attribution en amont et le budget en aval renvoient tous deux vers cette liste.

Exemple de bon de commande, de la réception au rapprochement de la facture

Cedar Ridge Homes commande les fenêtres de Willow Creek Lot 27 chez Carolina Window Supply. L'acheteuse choisit le chantier et le fournisseur, intitule la commande lot fenêtres 27, retient le groupe de coûts 330 et la livraison au 09/04/2026, puis saisit deux postes : quatorze fenêtres à 685 dollars et deux portes extérieures à 1 240 dollars. Le logiciel calcule 9 590 dollars et 2 480 dollars, porte 12 070 dollars en tête de commande et tire le numéro PO-5136 de la séquence de l'entreprise. Après l'envoi, la commande passe à l'état envoyée et la tuile de l'encours ouvert monte exactement de ce montant.

Dix fenêtres arrivent le 08/28/2026 ; la réception enregistre le numéro du bon de livraison et la quantité, et l'état passe à livrée partiellement. Une seconde réception couvre les quatre fenêtres restantes et les deux portes, la commande est alors livrée. La facture fournisseur applique ensuite 705 dollars par fenêtre au lieu des 685 commandés ; le rapprochement à trois voies relève l'écart de 280 dollars, et la libération du paiement refuse la pièce en nommant la déviation de prix. La facture corrigée de 12 070 dollars lève le blocage, le lot de paiements suivant règle le montant et chaque étape laisse sa trace d'audit.

Achats et commandes de construction : à vérifier avant d’enregistrer

• Une réception supérieure au solde commandé d'un poste est refusée dans la transaction ; la quantité reçue ne peut jamais dépasser la quantité commandée.

• Un poste de commande ne figure qu'une fois par facture fournisseur, sinon deux lignes partielles seraient comparées à la même quantité reçue.

• Le numéro de pièce du fournisseur est unique par fournisseur et par entreprise, ce qui empêche de saisir deux fois la même facture.

• La validation exige un rapprochement conforme ainsi qu'une attestation fiscale valide et une renonciation de créance en règle.

• Les valeurs de filtre et de statut sont comparées à une liste fixe ; une valeur inconnue dans l'adresse est ignorée.

Achats et commandes de construction : erreurs fréquentes

• Une commande sans groupe de coûts, ni en en-tête ni sur ses lignes, n'atteint jamais le budget du chantier. Rien ne le signale dans la liste : le montant manque simplement dans la colonne engagée.

• Ajouter des postes à une commande qui ne portait qu'un montant global remplace ce montant par le total des lignes. Comparez les chiffres à la confirmation du fournisseur avant d'enregistrer.

• Le lot règle tout ce qui est approuvé et échu à la date d'arrêté, sans sélection. Pour payer moins, reculez la date d'arrêté au lieu d'espérer décocher une ligne sur la page de confirmation.