Gestion des prospects dans la construction
Enregistrez chaque demande avec prospect, adresse, volume estimé, responsable et prochaine étape, puis faites-la avancer dans le pipeline commun.
Gestion des prospects dans la construction : fonctionnement dans Home Builder Software
Chaque demande entrante devient tout de suite un dossier, et non une note volante ou un courriel oublié. La page rassemble les demandes ouvertes de la première étape avec leur volume net attendu, leur âge en jours et la prochaine étape promise à l’appelant. Le bandeau d’indicateurs annonce le nombre de demandes ouvertes, leur volume cumulé et l’âge de la plus ancienne.
Le formulaire de saisie demande un titre, le client potentiel choisi dans le fichier clients, l’adresse du chantier, le volume net attendu et une prochaine étape en texte libre. À l’enregistrement, le dossier reçoit un numéro de la forme L-2026-0432, séquentiel par entreprise et par année, et l’utilisateur connecté devient responsable. Le dossier détaillé garde ensuite client, adresse, volume, phase, prochaine étape, responsabilité et statut modifiables, et la ligne de total additionne toutes les lignes visibles.
Derrière chaque demande se trouve une fiche client au statut client potentiel. Quand l’affaire est gagnée, la reprise du contrat en projet active précisément cette fiche et transmet le même identifiant client au projet : adresse et interlocuteur ne sont jamais ressaisis. Le dossier propose par ailleurs l’action correspondant à son état, du chiffrage prérempli avec le client et le titre jusqu’à l’offre déjà émise.
Remplir le formulaire de demande et sa numérotation automatique
Le formulaire demande un intitulé de 150 caractères au plus, le client, le lieu, le volume de commande attendu en euros HT et la prochaine étape. Intitulé et client sont obligatoires, le reste peut rester vide. Le volume est un nombre et non une fourchette ; il alimente la ligne de total et les chiffres du pipeline, ce qui rend une estimation honnête plus utile qu'un chiffre de remplissage.
L'enregistrement attribue lui-même le numéro. Le préfixe suit l'étape depuis laquelle le formulaire a été ouvert, l'année est l'année courante et la séquence est le plus haut numéro de l'année pour l'entreprise augmenté de un, complété sur quatre chiffres. La date d'entrée d'étape prend le jour même, le statut passe à ouvert et l'utilisateur connecté devient responsable.
Ouvrir la capture en taille réelleSurveiller la demande la plus ancienne et les puces d'étape
La liste se trie par date d'entrée dans l'étape, la plus récente en tête, et affiche les trois chiffres utiles à la relance : combien de demandes sont ouvertes, ce qu'elles représentent ensemble et l'âge de la plus ancienne en jours. Un âge qui grimpe signale un dossier oublié, et la colonne des jours désigne lequel. La ligne de total additionne les montants visibles.
Chaque ligne porte une puce de prochaine étape, c'est-à-dire la promesse faite à l'appelant. Travailler la liste consiste à faire tourner ces puces : un rappel dû devient un premier rendez-vous, un premier rendez-vous devient un chiffrage promis. La puce se modifie dans le dossier, par un autre libellé ou par le texte libre, et la couleur de ligne suit immédiatement le choix.
Ouvrir la capture en taille réelleDu dossier de demande vers chiffrage, offre et pipeline
Le dossier propose ce que son état permet. Sans chiffrage, il propose d'en créer un, client, affaire et intitulé déjà renseignés. Avec un chiffrage, il l'ouvre et propose, tant qu'aucune offre n'existe, d'en générer une. Avec une offre, il ouvre l'offre. En étape contrat s'ajoute la conversion en projet ; les étapes antérieures indiquent clairement qu'elle n'est pas encore possible. Un dossier clos annonce simplement qu'il ne reste rien à traiter.
Au-delà du dossier, la demande est l'écriture même que dessine le pipeline. La déplacer vers chiffrage ou offre la retire de cette liste, qui ne tient que la première étape, et elle réapparaît dans la liste du module correspondant. La fiche client suit tout le trajet : le client potentiel devient actif au moment de la conversion, et le projet conserve le même identifiant.
Gestion des prospects dans la construction au quotidien
La personne qui reçoit l’appel crée le dossier pendant la conversation : titre, client potentiel, adresse, volume attendu, prochaine étape. Il apparaît aussitôt dans la liste, en première étape du pipeline et dans le compteur de navigation. Le commercial surveille l’âge de la demande la plus ancienne, signe qu’un dossier dort quelque part, puis lance le chiffrage depuis le dossier dès que la demande se précise.
Lire la documentationGestion des prospects dans la construction : ce que la fonction couvre
Suivre le nombre, le volume et l’ancienneté des prospects ouverts
Créer un prospect numéroté relié à une fiche client potentiel
Modifier phase, prochaine étape, responsabilité et statut dans le dossier
Gestion des prospects dans la construction : questions fréquentes
Un prospect est-il relié à une fiche client ?
Oui. La demande pointe vers un client potentiel qui devient actif lorsque le contrat est gagné.
Le nouveau prospect apparaît-il dans le pipeline ?
Oui. Il reçoit un numéro et commence dans la première étape.
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