E-mails reliés aux projets
Connectez la boîte de l’entreprise par SMTP et IMAP puis associez les messages aux projets, prospects, clients, sous-traitants, demandes ou équipements.
E-mails reliés aux projets : fonctionnement dans Home Builder Software
La correspondance d’un chantier se range là où se trouve le chantier. Un administrateur relie une fois la boîte de l’entreprise, puis l’espace courrier présente départs et arrivées dans une seule liste : sens, correspondant, objet et date sur chaque ligne, le plus récent en haut. Plus personne ne renvoie la réponse d’un fournisseur à trois collègues pour espérer la retrouver au printemps suivant.
Le formulaire de boîte demande hôte, port, chiffrement et identifiants pour SMTP et IMAP, teste la connexion avant activation et conserve les deux mots de passe chiffrés ; une boîte dont le test a échoué refuse d’envoyer. La rédaction occupe sa propre page : plusieurs destinataires, un objet, un corps de message et une association facultative. La synchronisation IMAP dédoublonne sur le Message-ID, si bien qu’un second relevé ne recopie aucun échange.
L’association donne au message sa valeur d’archive : projet, prospect, client, sous-traitant, demande de service ou équipement, et le courrier devient une entrée de type Mail dans l’historique du dossier, avec l’objet en titre. Un message reçu sans rattachement se rattrape depuis la liste, chaque envoi conserve destinataires, statut d’envoi et horodatage, et les modèles d’e-mail multilingues de l’entreprise restent gérés dans la bibliothèque de modèles.
E-mails reliés aux projets au quotidien
L’administrateur enregistre les paramètres et le test de connexion annonce soit la boîte prête, soit l’erreur exacte. Le bureau rédige ensuite depuis la page dédiée, adresse plusieurs destinataires d’un coup et rattache le message au projet ou à la demande de service concernée. Un collaborateur lance le relevé, lit les réponses arrivées et complète les rattachements manquants. L’échange se lit alors dans le dossier lui-même, sans dépendre de la boîte personnelle d’une seule personne.
Lire la documentationE-mails reliés aux projets : ce que la fonction couvre
Tester la connexion et conserver les mots de passe chiffrés
Associer les e-mails envoyés et synchronisés aux dossiers pris en charge
Créer une entrée e-mail dans l’historique commun à chaque association
E-mails reliés aux projets : questions fréquentes
Quels protocoles connectent la boîte de l’entreprise ?
Les envois utilisent SMTP et la synchronisation entrante utilise IMAP.
Où apparaît un e-mail associé ?
Il devient une entrée e-mail dans l’historique commun du dossier choisi.
Utiliser E-mails reliés aux projets sur vos propres chantiers
La démonstration se déroule sur un projet proche du vôtre, avec les rôles et les droits réellement utilisés par votre équipe.