E-mails reliés aux projets : configuration et usage quotidien

Relier la boîte de l’entreprise en envoi et en réception

Le formulaire de boîte se trouve sous /mail/account et ne s’ouvre que pour un compte disposant de settings.manage. Il demande un nom affiché et l’adresse de l’entreprise, puis serveur, port, chiffrement, identifiant et mot de passe deux fois : une fois pour l’envoi, une fois pour la réception. Les valeurs par défaut sont le port 587 en TLS pour l’envoi et le port 993 en SSL pour la relève. Pour une première boîte, les deux mots de passe sont obligatoires.

Enregistrer revient à tester. Le testeur ouvre de véritables sessions vers les deux serveurs, négocie le chiffrement de transport lorsque le réglage indique tls, puis s’authentifie avec les données saisies. En cas de réussite, l’état de santé passe à ok. En cas d’échec il passe à error, le message du serveur est conservé sur le compte et s’affiche sous les champs plutôt que sur une page d’erreur. La première boîte créée porte le repère is_default.

Rédiger un message et saisir ses destinataires

La rédaction occupe une page distincte, accessible seulement lorsqu’une boîte existe. Vous choisissez le compte, saisissez les destinataires dans un champ unique séparés par des virgules, des points-virgules ou des espaces, ajoutez un objet de 255 caractères au plus et un corps de 50 000 caractères au plus. Les adresses répétées sont regroupées avant l’envoi. Si l’une d’elles est invalide, la tentative s’arrête en 422 et aucune ligne incomplète ne subsiste.

Le champ de rattachement figure sur le même formulaire. Il propose chaque projet avec son numéro et son nom, chaque prospect, chaque client, chaque sous-traitant, chaque demande de service et chaque équipement de l’entreprise, ce qui amène le message au bon dossier dès sa rédaction. Le laisser vide reste permis : le message part, il est conservé, et le rattachement se fait ensuite depuis la liste. Une ligne envoyée garde son sens, ses destinataires et son horodatage.

Relever la boîte et rattacher les messages arrivés

Le bouton de relève se place à côté de la rédaction et appartient aux administrateurs. Une exécution ouvre une session sur la boîte, cherche les messages non lus de la réception, récupère les vingt-cinq plus récents avec expéditeur, destinataires, objet, date et texte, puis les marque comme lus. L’enregistrement se fait par numéro de message, si bien qu’une seconde relève n’ajoute rien de déjà présent. Le compte retient l’instant de la dernière relève.

En dessous se déroule la liste, vingt-cinq lignes par page, avec le sens, le correspondant, l’objet suivi des quatre-vingt-dix premiers caractères du texte, la date et le champ de rattachement. Comme la liste déroulante et le bouton figurent sur chaque ligne, un message resté sans dossier se traite sans être ouvert. Le choix d’une cible écrit le rattachement et l’entrée d’historique d’un seul geste ; un changement ultérieur ajoute une entrée supplémentaire.

Droits sur la boîte, journal d’audit et mots de passe chiffrés

Le module s’ouvre avec records.view. Envoyer et rattacher exigent records.write, que portent les rôles bureau, conduite de travaux, achats et étude de prix. Enregistrer la boîte et lancer la relève exigent settings.manage, réservé aux administrateurs dans les rôles livrés. La séparation est voulue : qui écrit chaque jour à un fournisseur n’a pas besoin des identifiants du serveur de messagerie.

Les deux mots de passe sont chiffrés dans la fiche de la boîte et ne sont jamais réécrits dans le formulaire. Une connexion vérifiée, un envoi et une relève terminée ajoutent chacun une entrée d’audit avec le numéro du compte ou du message, la relève y joignant son décompte. L’état de santé et le dernier message d’erreur restent sur le compte, de sorte qu’une boîte devenue muette explique elle-même sa panne.

Entrée mail dans le dossier projet, le prospect et la demande

Chaque rattachement crée une entrée de protocole de type mail sur le dossier visé. L’objet devient le titre, le texte devient le corps, l’heure d’envoi ou de réception devient la date, et les métadonnées conservent le numéro du message et son sens. Cette entrée figure dans le même historique que les notes, commentaires, réunions, procès-verbaux, photos et échanges du portail, si bien que la correspondance se lit dans l’ordre du chantier.

Les formulations de l’entreprise se gèrent ailleurs. Les modèles du type e-mail se trouvent dans le catalogue, une ligne par langue, et la personne qui écrit les reprend dans son message. Les courriers émis par le logiciel lui-même, liens de mot de passe, invitations et confirmations, sont assemblés à partir de blocs communs et ne passent pas par la boîte de l’entreprise. Celle-ci porte ce que les personnes formulent.

Exemple : un e-mail fournisseur rejoint le dossier de Willow Creek Lot 27

Le 17 août 2026, l’administration de Cedar Ridge Homes LLC enregistre la boîte de l’entreprise : nom affiché Cedar Ridge Homes, adresse office@cedarridgehomes.example, envoi par smtp.cedarridgehomes.example sur le port 587 en TLS, réception par imap.cedarridgehomes.example sur le port 993 en SSL. Le test ouvre une session sur chaque serveur et l’état de santé s’inscrit à ok. Le lendemain matin, les achats écrivent à deux adresses du fournisseur de fenêtres au sujet de la livraison de la semaine 36, gardent un objet de 54 caractères et choisissent P-2025-0412 Willow Creek Lot 27 dans le champ de rattachement avant l’envoi. La nouvelle ligne montre le sens sortant, le statut envoyé et les deux destinataires.

Le 19 août, l’administration lance la relève. L’exécution trouve onze messages non lus, en conserve onze avec expéditeur, objet, date et texte — loin du plafond de vingt-cinq — puis les marque comme lus. S’y trouve la confirmation du fournisseur : les fenêtres arrivent le lundi 31 août. Depuis sa ligne de liste, l’acheteur le rattache à P-2025-0412, et le dossier reçoit une entrée de protocole de type mail datée du 19 août 2026. Une seconde exécution une heure plus tard annonce zéro nouveau message, chaque numéro de message étant déjà en base. L’échange complet se lit maintenant dans l’historique de Willow Creek Lot 27, entre rapports journaliers et photos.

E-mails reliés aux projets : à vérifier avant d’enregistrer

• Une boîte dont le test n’a pas abouti refuse d’envoyer : la vérification de connexion doit réussir avant le premier message.

• Numéro de message et compte forment un couple unique, ce qui empêche une seconde relève d’enregistrer deux fois le même courrier entrant.

• Enregistrer la boîte et lancer la relève demandent settings.manage, tandis qu’écrire et rattacher demandent records.write.

• Tout rattachement écrit une entrée de protocole de type mail sur le dossier choisi, datée par l’heure d’envoi ou de réception.

• Une adresse de destinataire invalide met fin à la tentative en 422 avant tout enregistrement.

E-mails reliés aux projets : erreurs fréquentes

• Modifier une boîte en laissant les champs de mot de passe vides conserve les mots de passe enregistrés. Y taper un texte quelconque l’enregistre à leur place, le test échoue, et le compte reste en erreur jusqu’à la saisie du vrai mot de passe.

• La relève ne prend que les messages non lus et les marque comme lus. Si un collègue ouvre d’abord la même boîte dans son propre logiciel, ces messages n’apparaîtront jamais dans la liste : convenez tôt de qui relève.

• Un message envoyé sans rattachement ne figure que dans la liste du courrier. Rattachez-le le jour même depuis sa ligne, sinon le dossier projet ne garde aucune trace d’un échange qui a tranché une question.