Chat d’équipe, de projet et client : configuration et usage quotidien

Place des chats dans la navigation et droits d’accès

L’entrée se trouve sous Communication, à côté de la messagerie, et son compteur indique les messages qu’une personne n’a pas lus, non ceux qui existent. L’accès repose sur le droit Voir la planification du personnel, que portent aussi les rôles de chantier : un chef d’équipe incapable de poser une question est la raison pour laquelle les accords repartent sur des téléphones privés.

À la première visite, un canal d’entreprise nommé Général est créé s’il manque, et la personne qui l’a ouvert en devient propriétaire. Un chat privé n’est visible que de ses membres et des administrateurs. Un identifiant de canal appartenant à une autre entreprise répond 404 : une adresse devinée n’apprend donc rien sur le locataire voisin.

Créer un chat d’équipe, de chantier ou client

Le bouton placé au-dessus de la liste ouvre le formulaire. Un nom d’au plus 160 caractères est obligatoire, puis vient le type : chat d’équipe, chat de chantier ou chat client. Le type chantier fait apparaître le sélecteur de projet, le type client celui des clients, et les membres se cochent parmi les utilisateurs actifs. Celui qui crée le chat y entre comme propriétaire, coche ou non.

Deux cases décident de qui lit. Visible par tous les collaborateurs transforme l’échange en canal d’entreprise sans gestion de membres. Partager avec le client marque un chat de chantier ou de client comme lisible depuis l’extérieur et produit le lien signé. Le message direct ne se crée pas ici : il démarre depuis le sélecteur en bas de la barre latérale, et redemander le même collègue rouvre la conversation existante.

Écrire, lire et suivre une conversation

La liste de gauche classe les conversations par message le plus récent et affiche sous le nom ses 64 premiers caractères, avec le nombre de non-lus à droite. Le fil rend les 200 messages les plus récents et le signale lorsque des plus anciens existent. Un message tient 5000 caractères, Entrée l’envoie et Maj avec Entrée insère une ligne. Toutes les huit secondes, le fil se met à jour via un point d’accès contrôlé.

Sur un téléphone, la liste et le fil sont deux adresses : la liste à la racine du module, la conversation sous son propre identifiant. La flèche de retour, le bouton du navigateur et un signet veulent alors dire la même chose. Sur écran large, les deux panneaux cohabitent. Ouvrir une conversation en fixe la lecture pour cette personne, ce qui fait retomber le compteur.

Appartenance, règles de suppression et entrée d’historique

L’accès est contrôlé à chaque lecture, envoi et rafraîchissement, pas seulement au moment d’afficher la liste. Les administrateurs atteignent toutes les conversations de leur entreprise, les autres les canaux publics et ceux dont ils sont membres. Les chats créés par le système, à savoir Général, la conversation client d’un projet et chaque message direct, n’offrent aucun bouton de suppression, afin que les liens depuis les dossiers ne se rompent pas.

Un chat créé à la main se supprime par son auteur ou par une personne détenant Gérer les paramètres de l’entreprise, et ses messages partent avec lui. Chaque message écrit dans le module est consigné une seconde fois comme entrée d’historique de type chat : sur le projet pour un chat de chantier, dans l’historique client pour un chat client, sur la conversation elle-même pour l’équipe et les messages directs.

Accès du client par lien signé et par le portail

Une conversation partagée avec le client affiche en haut du fil un lien copiable, signé et valable trente jours. L’invité l’ouvre, saisit son nom et écrit ; aucun compte n’est créé et rien en dehors de cette conversation ne devient visible. L’en-tête du fil porte une pastille libellée indiquant que le client lit aussi, car ce seul fait change la manière dont une conduite de travaux rédige.

Lorsque le client dispose déjà d’un accès au portail pour ce projet, c’est l’adresse du portail qui est proposée à la place du lien signé, puisqu’elle n’expire pas et porte son vrai nom. Le portail montre la même conversation sous forme de rubrique qu’une entreprise peut désactiver pour tous, et le dossier projet mène directement à cet échange, sans passer par la liste des chats.

Un chat client partagé autour de la maison témoin de Camden Farms

Quand la maison témoin de Camden Farms entre dans les corps d’état de finition, Alicia Reyes crée une conversation nommée Camden Farms LLC, choisit le genre chat client, rattache la fiche du client et coche Carter Boyd et Jordan Miller, ce qui fait trois membres avec elle-même comme propriétaire. Elle active le partage avec le client, et comme Camden Farms utilise déjà le portail du projet, le fil propose l’adresse du portail plutôt que le lien signé de trente jours. L’en-tête porte désormais la mention du client qui lit la conversation, la ligne que chacun vérifie avant de parler d’argent.

En une semaine, le fil prouve son utilité : Alicia annonce le début de la pose des meubles de cuisine et le gabarit des plans de travail pour mardi, Carter ajoute que le lot paysager est réservé pour la semaine suivante, puis Alicia renvoie le client vers les photos de la grande pièce dans le dossier des documents. Chacun de ces messages est consigné une seconde fois dans l’historique du client Camden Farms. Pendant ce temps, la pastille des chats compte cinq messages non lus, deux sous garantie et service, un pour Harper Station Townhomes et deux dans le canal d’entreprise, et la seule ouverture du fil Harper Station la fait tomber à quatre.

Chat d’équipe, de projet et client : à vérifier avant d’enregistrer

• Une conversation ne s’ouvre que si elle est publique ou si la personne y est membre ; les administrateurs atteignent toutes celles de leur entreprise.

• La route invité ne fonctionne que tant que la conversation est partagée avec le client et la signature valide ; sinon elle répond 404.

• Un message est limité à 5000 caractères, et un fil rend les 200 plus récents avec une mention dès que des plus anciens existent.

• Les conversations créées par le système, dont Général et tout message direct, n’offrent aucun bouton de suppression et ne peuvent pas être retirées.

Chat d’équipe, de projet et client : erreurs fréquentes

• Partager avec le client rend tout le fil lisible depuis l’extérieur, y compris ce qui a été écrit avant que la case ne soit cochée. Lisez la pastille de l’en-tête avant d’aborder des prix de sous-traitance ou des marges.

• La conversation client d’un projet est par défaut visible dans toute l’entreprise : chaque collègue ayant accès au module la lit. Un désaccord interne se traite plutôt en chat privé ou en message direct.

• Les messages anciens ne sont plus chargés au-delà de deux cents entrées. Un accord qui doit durer se consigne aussi dans l’historique du projet, là où le regarderont ceux qui l’exécutent.