Demandes de service construction : configuration et usage quotidien

Clients, projets et responsables visés par une demande de service

Le choix du client propose les contacts de type client, celui du projet les chantiers de votre entreprise, celui du responsable les comptes actifs. Les trois restent facultatifs sur la fiche, mais chacun est vérifié contre votre entreprise à l'enregistrement, et un identifiant venu d'ailleurs est refusé. Ouvrir le module demande projects.view, car un appel de service reste du travail de chantier qu'un chef doit pouvoir atteindre.

Créer et modifier une demande exige records.write, et la route contrôle ce droit pour elle-même plutôt que de se fier à un bouton masqué. Les numéros sont attribués par entreprise sous la forme TK suivi de cinq chiffres, uniques à l'intérieur de l'entreprise. Contrairement aux réserves et aux questions à l'architecte, une demande porte son propre identifiant d'entreprise et peut exister sans projet.

Ouvrir une demande : objet, description, priorité et échéance

L'objet accepte 180 caractères et reste le seul texte obligatoire avec le statut et la priorité ; la description en accepte 10 000. La priorité va de basse à urgente en passant par normale et élevée, le statut d'ouverte à close en passant par en cours et en attente. Une échéance peut être fixée, et le formulaire ouvre toute nouvelle demande en ouverte et normale.

L'enregistrement ouvre le dossier, où chaque champ se corrige sur place, suivi des champs personnalisés définis par votre entreprise et de l'historique commun. La clôture inscrit l'instant où la demande a été fermée, et tout retour vers un autre statut efface cette marque, pour qu'un dossier rouvert ne porte jamais une date de clôture périmée.

Lire la liste par chantier et statut avec ouvertes, en retard et urgentes

Le tri suit l'ordre de traitement : ouvertes d'abord, puis en cours, puis en attente, puis closes, et les plus récentes en tête de chaque groupe. Le filtre de projet propose tous les chantiers et pas seulement ceux qui possèdent déjà une demande, afin de pouvoir nommer le chantier sur lequel le tableau est restreint. Le filtre de statut est contrôlé contre les quatre valeurs admises.

Les indicateurs comptent les demandes ouvertes, celles dont l'échéance est passée sans clôture et les ouvertes marquées urgentes, toujours pour les lignes affichées. Vide sous un chantier actif, la liste nomme ce chantier et propose de revenir à tous les chantiers, car un tableau vide et une entreprise sans aucune demande se ressembleraient trop pour être distingués.

Responsabilité, date de clôture et trace laissée par une demande

Le responsable transforme un appel en travail de quelqu'un et se modifie dans le dossier comme n'importe quel autre champ. La création et chaque mise à jour rejoignent le journal d'audit avec la demande concernée. Les rôles se règlent dans les paramètres, où les utilisateurs figurent avec le rôle qui décide du droit d'écriture et de l'accès à ce module.

La liste suit le projet mémorisé dans toute l'application : un chantier choisi ailleurs restreint aussi ce registre. Un compte limité à certains projets ne voit que leurs demandes, tandis que les demandes sans projet restent visibles si le rôle l'autorise. La suppression n'est pas proposée ici : un dossier sans suite se clôt au lieu d'être effacé.

Les demandes de service dans les rapports journaliers, le tableau de bord et les modèles

Un rapport journalier peut relier les demandes de service de son propre projet et date ainsi l'intervention qui en a réglé une. Seules les demandes de ce chantier sont proposées, et une case cochée ailleurs revient en erreur de champ. Le brouillon IA du rapport lit également les demandes du projet et de la période retenus.

Le tableau de bord peut porter les demandes ouvertes parmi ses indicateurs configurables, avec un panneau qui les liste par numéro, objet et responsable. Un projet créé depuis un modèle de processus ouvre les demandes que ce modèle désigne comme prestation de service, reliées au client, à la conduite de travaux et à la tâche dont le dernier jour fixe l'échéance.

Un exemple de demande de service : l'appel sous garantie du Marbury Place Duplex

Le samedi 15/08/2026, le gestionnaire de Willow Creek Partners LLC signale que les chambres de l'étage du Marbury Place Duplex, livré en 2024 et encore sous garantie, ne refroidissent plus. Le bureau ouvre SR-3101 : objet HVAC not cooling in the upstairs bedrooms, priorité urgente, échéance au 16/08/2026, client Willow Creek Partners LLC, projet Marbury Place Duplex, responsable Carter Boyd, qui tient le service après-vente depuis le bureau principal de Raleigh. Avant l'enregistrement, Home Builder Software vérifie les trois liaisons contre l'entreprise, puis la demande démarre en ouverte.

Au matin du 19/08/2026, le registre compte 14 des 20 demandes comme ouvertes, dont 4 en retard et 2 urgentes ; SR-3101 figure dans les trois indicateurs, son échéance du 16/08/2026 étant passée sans que le statut ait bougé. Le 20/08/2026, le technicien de Boyd remplace le condensateur défaillant du groupe extérieur, et la clôture du soir inscrit l'instant dans le dossier. Chacun des trois indicateurs recule d'une unité, à 13 ouvertes, 3 en retard et 1 urgente. Si la panne était revenue, le retour en cours aurait effacé cette marque de clôture.

Demandes de service construction : à vérifier avant d’enregistrer

• Projet, client et responsable sont vérifiés contre votre entreprise avant l'enregistrement, et un identifiant inconnu est refusé.

• La création et la modification exigent records.write sur la route elle-même, un compte en lecture seule ne peut donc pas soumettre le formulaire.

• L'horodatage de clôture est posé au passage au statut clos et retiré dès que la demande revient à un autre statut.

• Les numéros sont uniques par entreprise sous la forme TK suivi de cinq chiffres, donc deux demandes ne peuvent pas partager un numéro.

Demandes de service construction : erreurs fréquentes

• Une demande sans échéance ne peut pas être comptée en retard et l'indicateur reste à zéro pendant que le dossier vieillit. Fixez une date même si le client n'en a donné aucune.

• En attente n'est pas un garage à dossiers flous. Ce statut signale un blocage extérieur au bureau, et y ranger le reste dissimule des cas réels derrière un statut que personne ne relance.

• Une demande de service n'est pas une réserve. Une réserve sur un chantier encore en travaux appartient à la liste des réserves avec son corps d'état, l'appel d'un client après livraison appartient ici.