RFI et validations de chantier : configuration et usage quotidien

Projets, interlocuteurs et droit site.write pour les RFI

Le registre demande des projets et rien d'autre en préparation : les interlocuteurs possibles sont fixés à Nous, l'architecte, le client et l'administration, l'incidence à aucune, coût, délai ou les deux. Ouvrir /rfis suppose le droit projects.view. Créer une question, la modifier, saisir la réponse et faire avancer le statut réclament site.write, ce droit de saisie de chantier distinct des données commerciales et des données de base.

Une RFI ne porte pas d'identifiant d'entreprise : chaque requête l'atteint par son projet, et une question étrangère répond 404 sans confirmer son existence. Si un compte a été limité à une liste de projets dans les paramètres, les questions hors de cette liste disparaissent selon la même règle. Les rôles se composent librement, et un droit de gestion contient toujours le droit de lecture correspondant.

Créer une RFI : question, interlocuteur, échéance et incidence

La création prend le projet, un titre de 180 caractères au plus, une description détaillée facultative, l'interlocuteur qui doit répondre, une échéance et l'incidence. Home Builder Software numérote par projet à partir de RFI-001 et démarre au statut ouverte. Un clic sur le numéro ouvre le dossier, où question, description, interlocuteur, échéance, incidence et statut se modifient puis s'enregistrent.

Le dossier porte aussi les deux chiffres qui justifient ce registre : un impact sur les coûts compris entre moins et plus 99 999 999 et un impact sur les délais allant jusqu'à 365 jours dans les deux sens. Les deux se saisissent avec la réponse ou se corrigent ensuite. Ce que le dossier écrit en toutes lettres figure aussi sur la ligne, sans jamais dépendre d'une couleur.

Relancer les questions en retard et enregistrer la réponse officielle

Les filtres restreignent par projet et par statut brouillon, ouverte, répondue ou close, et la recherche porte sur le numéro et le titre, car le bureau cite RFI-014 quand le chantier cite le sujet. Le tri suit l'échéance puis le numéro, et la page affiche 25 lignes. Une date passe au rouge uniquement tant que la question reste ouverte et que l'échéance est réellement dépassée.

Les trois indicateurs comptent les lignes ouvertes, en retard et répondues du filtre en cours, jamais celles de la page. Les questions répondues attendent la vérification : la colonne d'action propose alors Clôturer, et rien sur une question ouverte, puisque la réponse doit d'abord rejoindre le dossier. L'export CSV reprend les filtres affichés, si bien que le fichier décrit le même ensemble que le tableau.

Qui peut clôturer, ce que garde le journal et qui reçoit l'alerte

La réponse enregistrée conserve le texte, la personne et l'instant, puis fait passer le statut à répondue. De là, seule la clôture reste possible, et tout autre saut est refusé par un message au lieu d'être exécuté. Le journal d'audit reçoit rfi.created, rfi.updated et rfi.answered, afin que la chaîne de la question à la réponse validée reste lisible des mois plus tard.

Dès qu'une réponse est enregistrée, tous les comptes actifs disposant du droit projects.manage reçoivent une alerte, chacun dans sa propre langue et non dans celle de la personne qui a répondu. L'alerte cite le numéro et mène droit au dossier. Le champ de réponse accepte 10 000 caractères et reste durablement au dossier ; une réponse déjà enregistrée n'est écrasée que sur demande explicite.

Les RFI dans le dossier projet, les avenants et le planning

Une question répondue remonte dans le dossier projet parmi les points qui attendent une décision, avec un lien qui ouvre le registre filtré sur ce projet et ce statut. La conduite de travaux la voit donc sans ouvrir ce module. Dans l'espace de projet, le registre occupe son propre onglet à côté des documents et des réserves.

L'incidence relie la question à l'argent et au temps : ce qui est marqué coût appartient à côté de l'avenant qu'il produira, ce qui est marqué délai à côté de la tâche qu'il retarde. Les montants et les jours enregistrés rendent cela concret. Notes, comptes rendus, photos et courriels s'attachent à la RFI par le même historique que partout ailleurs dans Home Builder Software.

Un exemple de RFI chiffré aux Harper Station Townhomes

Le 05/08/2026, le chef de chantier Dwayne Fletcher ouvre la RFI-042 sur les Harper Station Townhomes : l'assemblage du mur mitoyen exige-t-il une seconde couche de plaques de plâtre pour atteindre l'indice acoustique promis par les plans ? Il place l'interlocuteur sur Architecte, l'échéance au 21/08/2026 et l'incidence sur coût. Home Builder Software numérote la question dans le projet et la démarre en ouverte ; au matin du 19/08/2026, elle compte parmi les onze questions ouvertes des indicateurs, aucune encore en retard.

La réponse tombe le 20/08/2026 : une couche supplémentaire de plâtre de 5/8 de pouce sur chaque face des quatorze murs mitoyens. Fletcher l'enregistre avec une incidence de 9 800 dollars, quatorze murs à 700 dollars chacun, sans jour de délai. Le statut passe à répondue, chaque compte actif porteur de projects.manage est prévenu dans sa propre langue, et la ligne n'offre plus que la clôture. Une fois la réponse confrontée aux dessins, le propriétaire clôt la RFI-042, et les 9 800 dollars attendent à côté de l'avenant qu'ils deviendront.

RFI et validations de chantier : à vérifier avant d’enregistrer

• Une RFI ouverte ne passe qu'à répondue, une RFI répondue qu'à close ; tout autre saut est refusé par un message et ne modifie rien.

• C'est la saisie de la réponse qui fixe le statut répondue, donc une question ouverte n'offre aucun bouton d'avancement tant que la réponse manque.

• Sont comptées en retard les questions encore ouvertes dont l'échéance précède strictement aujourd'hui ; une question due ce jour n'est pas en retard.

• Une question rattachée au projet d'une autre entreprise, ou hors de la liste autorisée d'un compte restreint, répond 404 sans confirmer son existence.

RFI et validations de chantier : erreurs fréquentes

• Une question enregistrée sans échéance ne peut jamais devenir en retard et l'indicateur reste muet pendant que la réponse manque. Fixez une date, même purement interne.

• L'interlocuteur Nous signifie que votre propre conduite de travaux doit répondre. Laisser ce champ sur sa valeur par défaut envoie relancer l'architecte pour un sujet resté au bureau.

• Le choix du chantier est mémorisé dans toute l'application. Un registre qui paraît vide peut rester filtré sur le chantier de la veille ; réinitialisez le filtre avant de conclure.