Recettes, dépenses, frais et achats : configuration et usage quotidien

Séries de numéros pour recettes, dépenses, frais et achats

Le registre est utilisable immédiatement, mais les numéros qu’il attribue se règlent dans Paramètres, onglet Finances. Une ligne par type de document y porte le préfixe, le prochain numéro, le nombre de chiffres et l’inclusion de l’année, avec un aperçu affiché à côté des champs. Les valeurs livrées sont EIN pour les recettes, AUS pour les dépenses, SPE pour les frais et EK pour les justificatifs d’achat, sur quatre chiffres avec l’année : la première dépense d’un exercice porte AUS-2026-0001.

Enregistrer cet onglet demande le droit du registre lui-même, Modifier et valider les finances. Le numéro est tiré au moment de l’enregistrement, dans une transaction de base de données qui verrouille le paramètre. Deux personnes qui enregistrent dans la même seconde obtiennent donc des numéros consécutifs et non le même. Augmenter le compteur reste sans conséquence ; le ramener dans une plage déjà utilisée crée des doublons, ce pourquoi il ne bouge plus en cours d’exercice.

Créer une écriture avec groupe de coûts, net et justificatif

Le bouton d’action au-dessus de la liste ouvre le formulaire en boîte de dialogue. La nature se choisit en premier : c’est le seul champ qui se fige dès l’enregistrement. La date est préremplie au jour même, le libellé accepte 180 caractères, et groupe de coûts, projet et fournisseur sont des sélecteurs facultatifs capables de créer la fiche manquante sans quitter le formulaire. Le HT et la TVA se saisissent séparément ; le brut affiché dans la liste en découle à l’enregistrement.

Le statut démarre sur Brouillon puis passe par Soumis, Comptabilisé, Remboursé ou Rejeté. Le champ justificatif accepte un PDF, JPEG, PNG ou WebP jusqu’à 10 Mo et nomme le fichier déjà joint, pour qu’un remplacement reste une décision. La note contient 5000 caractères. L’enregistrement ouvre la fiche, où tout se corrige encore sauf la nature et le numéro attribué.

Filtrer le registre par nature, statut et période

La barre de filtres au-dessus du tableau combine nature, statut, date de début et date de fin. Les indicateurs situés au-dessus donnent les totaux par nature et portent sur l’ensemble filtré, pas sur la page visible, ce qui rend le filtre de période exploitable pour un chiffre trimestriel. Les barres placées en dessous rapportent les quatre natures à la plus élevée : un mois dominé par les achats se voit avant toute lecture de ligne.

Le tableau énumère numéro, date, nature, libellé avec le fournisseur en dessous, numéro de projet, brut et statut ; chaque ligne est teintée selon son statut, ce qui sépare d’un regard le comptabilisé du rejeté. Le tri est fixe, par date décroissante, et la pagination se fait par 25 lignes. Le pied de tableau rappelle le nombre d’écritures trouvées et leur total ; le numéro de la première colonne ouvre la fiche.

Droits, accès aux justificatifs et journal d’audit

Le registre s’ouvre avec le droit Voir les finances. Le bouton de création et le bouton d’enregistrement n’apparaissent qu’avec Modifier et valider les finances, et le verrou d’écriture placé devant chaque route du module refuse toute création ou modification sans ce droit : un bouton masqué n’est jamais la frontière de sécurité. Une écriture d’une autre entreprise répond 404 plutôt qu’un message de droits.

Les justificatifs sont déposés dans le stockage de l’entreprise sous un nom de fichier généré et servis par une route dédiée après le même contrôle, avec un cache privé no-store et un en-tête nosniff. Aucune adresse publique n’est créée. La création et la modification écrivent chacune une entrée d’audit citant l’écriture et sa nature ; c’est la piste que l’on suit des mois plus tard lorsqu’un justificatif est contesté.

Du statut comptabilisé à la colonne facturé du budget

Une dépense ou un achat portant un groupe de coûts et le statut Comptabilisé ou Remboursé verse son montant net dans la colonne Facturé du groupe correspondant, sur la page budget. Le recalcul suit chaque enregistrement, la valeur n’est donc pas un instantané nocturne. Un coût imputé sur un groupe que le budget ignore encore crée sa propre ligne intitulée Non budgété au lieu de disparaître.

Les achats produisent aussi des écritures. Saisir une facture fournisseur sur une commande crée un justificatif d’achat rattaché à cette commande, à son échéance et à son groupe de coûts, d’abord au statut Soumis. Seule la validation de la facture fournisseur le fait passer à Comptabilisé, et c’est à cet instant que le montant atteint le budget. Réaffecter une écriture à un autre projet recalcule l’ancien et le nouveau.

Une dépense chez Cedar Ridge, du justificatif au budget du projet

Début août, Priya Raman, qui tient les comptes de Cedar Ridge Homes à Raleigh, saisit la facture d’électricité de chantier du lot Willow Creek Lot 27. Elle choisit la nature dépense, laisse la date du jour, nomme l’écriture, rattache le projet et le fournisseur Wake Electric Contractors, puis retient le groupe de coûts 200 pour la préparation du terrain. Elle tape 1 840,00 dollars HT, 133,40 dollars de TVA au taux local de 7,25 pour cent, et dépose le justificatif signé en PDF. À l’enregistrement, le système attribue le numéro AUS-2026-0143 et affiche 1 973,40 dollars brut dans la liste.

L’écriture démarre en brouillon, passe en soumise après contrôle du justificatif, puis en comptabilisée deux jours plus tard, et ce changement de statut inscrit les 1 840,00 dollars nets dans la colonne facturé du groupe 200 au budget de Willow Creek Lot 27. La même semaine, une facture fournisseur de Foamtech Insulation, saisie sur la commande PO-5120, crée le justificatif d’achat EK-2026-0058 de 12 400,00 dollars nets, qui reste en soumis. Tant que cet achat n’est pas validé côté commandes, le budget ne montre que la facture d’électricité, et c’est toute la différence entre un papier saisi et une écriture comptabilisée.

Recettes, dépenses, frais et achats : à vérifier avant d’enregistrer

• La nature et le numéro attribué se figent à l’enregistrement ; la route de modification écarte les deux champs avant l’écriture.

• Chaque numéro est réservé dans une transaction verrouillant le paramètre de numérotation, si bien que deux écritures simultanées n’en partagent jamais un.

• Le justificatif n’est accepté qu’en PDF, JPEG, PNG ou WebP jusqu’à 10 Mo et n’est servi qu’après le contrôle du droit Voir les finances.

• Le groupe de coûts est vérifié face au catalogue DIN 276 configuré ; une valeur hors de cette liste est refusée par une erreur de champ.

Recettes, dépenses, frais et achats : erreurs fréquentes

• Une dépense enregistrée sans groupe de coûts reste dans le registre et n’apparaît jamais en colonne Facturé : le chantier paraît moins cher qu’il ne l’est. Le groupe se choisit dès la création.

• Un justificatif d’achat issu d’une facture fournisseur arrive au statut Soumis. Tant que cette facture n’est pas validée dans les achats, son net manque au budget alors que le papier est sur le bureau.

• Une nature mal choisie ne se corrige plus. Un frais enregistré en dépense doit être ressaisi sous la bonne nature, la première écriture passant au statut Rejeté.