Einnahmen, Ausgaben, Spesen und Einkäufe: Einrichtung und täglicher Einsatz

Nummernkreise für Einnahme, Ausgabe, Spese und Einkaufsbeleg

Das Register ist sofort benutzbar, die vergebenen Nummern kommen aber aus Einstellungen und dem Reiter Finanzen. Je Dokumentart steht dort eine Zeile mit Präfix, nächster Nummer, Stellenzahl und der Frage, ob das Jahr Teil der Nummer ist; daneben zeigt eine Vorschau das Ergebnis. Ausgeliefert werden EIN für Einnahmen, AUS für Ausgaben, SPE für Spesen und EK für Einkaufsbelege, jeweils vierstellig mit Jahresanteil, sodass die erste Ausgabe eines Jahres AUS-2026-0001 heißt.

Für das Speichern dieses Reiters gilt dasselbe Recht wie für das Register selbst: Finanzen bearbeiten und freigeben. Die Nummer wird beim Speichern der Buchung gezogen, in einer Datenbanktransaktion mit gesperrter Einstellung. Zwei Personen, die in derselben Sekunde speichern, erhalten deshalb aufeinanderfolgende Nummern statt derselben. Den Zähler nach oben zu setzen bleibt folgenlos; ihn in einen bereits vergebenen Bereich zurückzusetzen erzeugt Dubletten, weshalb er im laufenden Jahr unangetastet bleibt.

Buchung anlegen mit Kostengruppe, Netto und Beleg

Der Aktionsknopf über der Liste öffnet das Formular als Dialog. Die Buchungsart wird zuerst gewählt, denn sie ist das einzige Feld, das mit dem Speichern einfriert. Das Datum steht auf heute, die Bezeichnung nimmt 180 Zeichen, und Kostengruppe, Projekt sowie Lieferant sind optionale Auswahlfelder, die einen fehlenden Datensatz direkt aus dem Formular heraus anlegen können. Netto und Steuer werden getrennt eingetragen, der Bruttowert der Liste entsteht beim Speichern aus beiden.

Der Status beginnt bei Entwurf und läuft weiter über Eingereicht, Gebucht, Erstattet oder Abgelehnt. Das Belegfeld nimmt PDF, JPEG, PNG oder WebP bis 10 MB und nennt die bereits hinterlegte Datei, damit ein Austausch eine Entscheidung bleibt und kein Versehen. Die Notiz fasst 5000 Zeichen. Nach dem Speichern öffnet die Detailseite, auf der außer Buchungsart und vergebener Nummer jedes Feld erneut geändert und gesichert werden kann.

Register nach Buchungsart, Status und Zeitraum filtern

Die Filterleiste über der Tabelle kombiniert Typ, Status sowie Datum von und bis. Die Kennzahlen darüber sind die Summen je Buchungsart und beziehen sich auf die gesamte gefilterte Menge, nicht auf die sichtbare Seite; genau das macht den Zeitraumfilter für eine Quartalszahl brauchbar. Die Balken darunter setzen die vier Arten ins Verhältnis zur größten, sodass ein von Einkäufen geprägter Monat auffällt, bevor eine Zeile geöffnet wurde.

Die Tabelle führt Nummer, Datum, Art, Bezeichnung mit dem Lieferanten darunter, Projektnummer, Brutto und Status; jede Zeile ist nach ihrem Status eingefärbt, wodurch sich gebuchte und abgelehnte Belege auf den ersten Blick trennen. Sortiert wird fest nach Datum absteigend, geblättert in Schritten von 25 Zeilen. Die Fußzeile wiederholt die Trefferzahl und die Summe der gefilterten Menge, und die Nummer in der ersten Spalte öffnet den Beleg.

Rechte, Belegzugriff und Protokoll der Finanzbuchungen

Das Register öffnet sich mit dem Recht Finanzen ansehen. Der Knopf zum Anlegen und der Knopf zum Speichern erscheinen nur mit Finanzen bearbeiten und freigeben, und die Schreibsperre vor jeder Route des Moduls weist ein Anlegen oder Ändern ohne dieses Recht ab. Eine ausgeblendete Schaltfläche ist damit nie die Sicherheitsgrenze. Eine Buchung einer fremden Firma antwortet mit 404 statt mit einer Rechtemeldung.

Belege landen unter einem erzeugten Dateinamen im Firmenspeicher und werden über eine eigene Route nach derselben Rechteprüfung ausgeliefert, mit privatem no-store-Caching und nosniff-Header. Eine öffentliche Adresse entsteht nicht, ein weitergegebener Link nützt ohne Anmeldung also nichts. Anlegen und Ändern schreiben je einen Protokolleintrag mit Buchung und Buchungsart, und der Austausch eines Belegs entfernt die alte Datei aus dem Speicher. Das ist die Spur, der Monate später jemand folgt, wenn ein Beleg in Frage steht.

Vom Status Gebucht in die Spalte Abgerechnet des Budgets

Eine Ausgabe oder ein Einkauf mit Kostengruppe im Status Gebucht oder Erstattet zählt seinen Nettobetrag in die Spalte Abgerechnet der zugehörigen Kostengruppe auf der Budgetseite. Die Neuberechnung läuft nach jedem Speichern, die Zahl ist also kein nächtlicher Stand. Kosten auf einer Kostengruppe, die das Budget noch nicht kennt, erzeugen eine eigene Zeile mit der Bezeichnung Nicht budgetiert, statt still zu verschwinden.

Auch der Einkauf schreibt Buchungen. Wird zu einer Bestellung eine Lieferantenrechnung erfasst, entsteht ein Einkaufsbeleg mit Bezug auf Bestellung, Fälligkeit und die Kostengruppe dieser Bestellung, zunächst im Status Eingereicht. Erst die Freigabe der Lieferantenrechnung setzt ihn auf Gebucht, und genau dann erreicht der Betrag das Budget. Wird eine Buchung einem anderen Projekt zugeordnet, rechnet die Software altes und neues Projekt neu.

Eine Ausgabe bei Cedar Ridge vom Papierbeleg bis ins Projektbudget

Anfang August erfasst Priya Raman, die bei Cedar Ridge Homes in Raleigh die Bücher führt, die Stromrechnung für die Baustelle Willow Creek Lot 27. Sie wählt die Buchungsart Ausgabe, lässt das Datum auf heute stehen, benennt den Eintrag, ordnet Projekt und Lieferant Wake Electric Contractors zu und setzt die Kostengruppe 200 für das Herrichten des Grundstücks. Als Netto tippt sie 1.840,00 Dollar, als Steuer zum örtlichen Satz von 7,25 Prozent 133,40 Dollar, und der unterschriebene Beleg wandert als PDF in das Belegfeld. Beim Speichern vergibt das System die Nummer AUS-2026-0143 und errechnet für die Liste 1.973,40 Dollar brutto.

Der Eintrag beginnt im Status Entwurf, geht nach der Prüfung des Belegs auf Eingereicht und zwei Tage später auf Gebucht, und erst dieser Wechsel schreibt die 1.840,00 Dollar netto in die Spalte Abgerechnet der Kostengruppe 200 im Budget von Willow Creek Lot 27. In derselben Woche erzeugt eine Lieferantenrechnung von Foamtech Insulation zur Bestellung PO-5120 den Einkaufsbeleg EK-2026-0058 über 12.400,00 Dollar netto, der auf Eingereicht stehen bleibt. Bis zur Freigabe im Einkauf zeigt das Budget nur die Stromrechnung, und genau darin unterscheidet sich erfasstes Papier von gebuchtem.

Einnahmen, Ausgaben, Spesen und Einkäufe: vor dem Speichern prüfen

• Buchungsart und vergebene Nummer frieren beim Speichern ein; die Änderungsroute verwirft beide Felder, bevor geschrieben wird.

• Jede Nummer wird in einer Datenbanktransaktion mit gesperrter Einstellung reserviert, sodass gleichzeitig gespeicherte Buchungen nie dieselbe erhalten.

• Als Beleg werden ausschließlich PDF, JPEG, PNG oder WebP bis 10 MB angenommen und erst nach der Prüfung auf Finanzen ansehen ausgeliefert.

• Die Kostengruppe wird gegen den hinterlegten DIN-276-Katalog geprüft; ein Wert außerhalb dieser Liste wird mit einem Feldfehler abgewiesen.

Einnahmen, Ausgaben, Spesen und Einkäufe: typische Fehler

• Eine Ausgabe ohne Kostengruppe bleibt im Register und taucht nie in der Spalte Abgerechnet auf, das Projekt wirkt dadurch günstiger als es ist. Die Kostengruppe gehört ins Anlageformular.

• Ein Einkaufsbeleg aus einer Lieferantenrechnung kommt im Status Eingereicht an. Solange die Lieferantenrechnung im Einkauf nicht freigegeben ist, fehlt sein Netto im Budget, obwohl das Papier auf dem Tisch liegt.

• Eine falsch gewählte Buchungsart lässt sich später nicht reparieren. Eine als Ausgabe gespeicherte Spese wird unter der richtigen Art neu erfasst und der erste Beleg auf Abgelehnt gesetzt.