Kundenverwaltung für Hausbauer: Einrichtung und täglicher Einsatz

Kundennummer, Länderkennzeichen und das Schreibrecht auf Stammdaten

Nummern vergibt die Anwendung, sie werden nicht getippt. Beim Speichern liest Home Builder Software die höchste vorhandene Nummer des Mandanten, nimmt deren letzte fünf Stellen und schreibt die nächste, aufgefüllt auf fünf Stellen, woraus KD-00001 und aufwärts entsteht. Das Länderkennzeichen ist Pflicht und stammt aus der hinterlegten Länderliste; ein neuer Satz beginnt mit dem Land der eigenen Firma.

Der Status kennt aktiv, Interessent, inaktiv und gesperrt, und die Liste färbt die ganze Zeile danach ein. Liste und Akte öffnen darf, wer das Ansichtsrecht auf Datensätzen besitzt. Anlegen und Speichern verlangt das Schreibrecht, und jede Prüfung schaut zusätzlich auf Mandant und Kontaktart: Ein Lieferantensatz, der über eine Kundenadresse aufgerufen wird, antwortet mit einer Nicht-gefunden-Meldung, statt sich zu zeigen.

Anschrift, Status, Portal-Freigabe und Notizen in der Kundenakte

Die Akte ist ein einziges Formular: Name, E-Mail, Telefon, Straße, Postleitzahl, Ort, Land, Status, Portal-Freigabe und Notizen. Pflicht sind Name und Land, alles Übrige darf leer bleiben, Notizen fassen bis zu fünftausend Zeichen. Der Speichern-Knopf steht im Seitenkopf und schickt das Formular von dort ab, damit eine lange Akte zum Sichern nicht bis ans Ende gescrollt werden muss.

Die Portal-Freigabe ist ein Häkchen in diesem Formular und entscheidet, ob der Kunde überhaupt Zugang zu gemeinsamen Dateien und Nachrichten bekommen kann. Unter dem Formular liegen die firmeneigenen Felder für Kunden und das Protokoll, das auf Projekten, Leads, Nachunternehmern und Geräten gleich aussieht: Notizen, Besprechungen, Protokolle, Fotos, E-Mail und Portalnachrichten laufen dort in einer einzigen Spur zusammen, mit Verfasser und Zeitpunkt an jedem Eintrag.

Kunden über Suche, Statusfilter und sortierte Spalten finden

Die Liste durchsucht Name, Kundennummer, Ort und E-Mail-Adresse in einem Feld, filtert nach Status und blättert in Seiten zu fünfundzwanzig Zeilen, der Seitengröße aller Listen der Anwendung. Sortiert wird ausschließlich nach Nummer, Name, Ort und Status, voreingestellt ist Name aufsteigend. Die Nummer ist ebenso ein Link wie der Name, damit die Kennung überall der Weg hinein ist.

Der Leerzustand unterscheidet, ob noch kein Kunde erfasst ist oder ob ein Filter die Tabelle geleert hat, und bietet im zweiten Fall den Weg zurück an. Der Kontaktimport in den Einstellungen liest CSV, TXT und XLSX bis zehn Megabyte, zeigt zuerst eine Vorschau und ordnet danach Name, E-Mail, Telefon, Straße, Postleitzahl und Ort den Feldern des Satzes zu.

Custom Fields, Protokoll und Audit-Spur am Kundensatz

Firmenspezifische Felder werden einmal unter den eigenen Daten definiert und erscheinen danach in der Kundenakte, ohne an den festen Beziehungen etwas zu ändern. Der Kunde bleibt ein echter Stammsatz: Ein Projekt speichert dessen Kennung und liest Name und Nummer daraus. Eine korrigierte Anschrift wirkt deshalb überall gleichzeitig statt nur in dem Dokument, das jemand an diesem Tag zufällig offen hatte.

Anlegen und Ändern schreiben je einen Audit-Eintrag mit der Kennung des Kontakts, sodass die Frage, wer eine Adresse geändert hat, eine Antwort bekommt. Der Zugriff ist doppelt abgesichert: Die Abfrage filtert auf den Mandanten, und der Controller prüft Mandant und Kontaktart bei jedem Öffnen und jedem Speichern erneut. Ein fremder Satz ist damit nicht bloß ausgeblendet, sondern schlicht nicht erreichbar.

Wo der Kundensatz in Projekten, Rechnungen und Portal auftaucht

Ein Projekt nennt seinen Kunden im Kopf und trägt dort einen Knopf, der direkt in die Kundensicht führt. Kalkulation und Angebot verweisen auf denselben Satz, und die suchbare Auswahl in diesen Formularen zeigt die Kunden des Mandanten und erlaubt das Anlegen, ohne das Dokument zu verlassen. Rechnungen und Zahlungen erben die Anschrift, statt eine zweite Fassung davon zu speichern.

Der Kunden-Channel öffnet den gemeinsamen Verlauf zwischen Büro und Kunden; der dort angezeigte signierte Link gibt Zugang ohne Benutzerkonto in Home Builder Software. Wer einen vollen Login möchte, verschickt eine Einladung oder erzeugt einen Zugangscode. Der Kunde sieht dann Fortschritt, Termine, freigegebene Dateien und Rechnungen, während Budget, Kostengruppen und Lieferantenzahlen intern bleiben. Die Portalbereiche schaltet die Firma einzeln frei.

Beispiel: ein neuer Kundensatz für Familie Calloway

Nach einem Samstagsbesuch im Musterhaus von Camden Farms legt das Büro den Satz an: The Calloway Family als Name, thecallowayfamily@example.com, Telefon +1 919 555 0182, die Straße 2114 Beechwood Court mit Postleitzahl 27604 in Raleigh; das Land steht bereits auf United States, der Status auf Interessent. Beim Speichern leitet Home Builder Software die Nummer aus der höchsten vorhandenen ab, ein Eingabefeld dafür gibt es nicht, und die Akte kommt als KD-00016 zurück. In die Notizen schreibt die Kollegin, dass die Familie ein Nebengebäude mit Einliegerwohnung für rund 168.000 Dollar auf dem hinteren Teil ihres Grundstücks plant.

Zwei Wochen später hängt alles an dieser Kennung: Lead, Kalkulation und offenes Angebot zeigen auf KD-00016. Als sich herausstellt, dass die Straße Beechwood Drive statt Beechwood Court heißt, genügt eine Korrektur in der Akte, und jede Stelle, die den Satz liest, führt im selben Moment die richtige Anschrift, während der Audit-Eintrag festhält, wer gespeichert hat. Mit der Unterschrift wird aus dem Interessenten am selben Satz ein aktiver Kunde, die Geschichte bleibt also unter einer Nummer beisammen, und das Häkchen der Portal-Freigabe wird gesetzt, damit die Familie Baufortschritt und Rechnungen später über einen eigenen Zugang verfolgen kann.

Kundenverwaltung für Hausbauer: vor dem Speichern prüfen

• Die Kundennummer entsteht aus der höchsten vorhandenen Nummer des Mandanten und lässt sich im Formular nicht eintippen.

• Name und Länderkennzeichen sind Pflicht; das Land muss aus der hinterlegten Länderliste stammen.

• Eine Kundenadresse zu einem fremden Mandanten oder zu einem Kontakt anderer Art antwortet mit einer Nicht-gefunden-Meldung.

• Anlegen und Ändern eines Kunden schreiben je einen Audit-Eintrag mit der Kennung des Kontakts.

Kundenverwaltung für Hausbauer: typische Fehler

• Ein zweimal eingespielter Kontaktimport erkennt vorhandene Sätze allein an der E-Mail-Adresse. Zeilen ohne E-Mail werden erneut angelegt und bekommen eine neue Kundennummer, so entstehen Dubletten.

• Wird aus einem Interessenten ein Kunde, genügt der Statuswechsel am vorhandenen Satz. Ein zweiter Kunde für dieselbe Familie zerlegt die Historie und lässt zwei Nummern auf einen Haushalt zeigen.

• Notizen sind intern und auf fünftausend Zeichen begrenzt. Was der Kunde lesen soll, gehört in den Kunden-Channel oder ins Portal und nicht in dieses Feld.