Vergabe und Angebotsvergleich: Einrichtung und täglicher Einsatz

Kostengruppen, Gewerke und das Register, aus dem ein Paket schöpft

Drei Dinge müssen vorher stehen. Die angefragten Firmen stammen aus dem Nachunternehmerregister; wer dort nicht erfasst ist, lässt sich einem Paket nicht hinzufügen. Das Gewerk kommt aus derselben firmeneigenen Auswahlliste, die auch das Register bedient. Und ein Paket, das an einem Projekt hängt, braucht eine Kostengruppe aus dem Katalog nach DIN 276, denn sie trägt die Vergabesumme ins Projektbudget.

Sobald ein Projekt gewählt ist, verlangt schon das Anlegen die Kostengruppe, und das Feld auf der Detailseite nennt den Grund. Ein Paket ohne Projekt darf sie leer lassen; wird später ein Projekt zugeordnet, verweigert die Anwendung die Vergabe ohne Kostengruppe. Die Budget-Hochrechnung findet ein vergebenes Paket über seine Kostengruppe, und ohne sie bliebe die Spalte Beauftragt bei null.

Vergabepaket anlegen und Bieter aufnehmen

Vergabepaket anlegen fragt nach einer Bezeichnung mit höchstens 180 Zeichen, wahlweise einem Projekt, dem Gewerk, der Frist und der Kostengruppe. Die Nummer folgt dem Jahr, je Firma gezählt und ab VP-2026-0001 aufwärts. Ein neues Paket startet als Entwurf. Der Stammdatenblock auf der Detailseite hält alles weiter bearbeitbar, auch den Status, der über Entwurf, Angefragt und Im Vergleich bis Vergeben läuft.

Bieter kommen einzeln über ein Auswahlfeld dazu, das die bereits im Paket liegenden Firmen von vornherein auslässt; ein zweiter Versuch mit derselben Firma bringt eine Meldung statt einer doppelten Zeile. Ein neues Gebot startet auf Angefragt, mit Betrag nur dort, wo einer bereits vorliegt. Betrag, Status und Notiz bleiben je Bieter in einem eigenen Block bearbeitbar, und ein Gebot lässt sich entfernen, solange weder es selbst noch das Paket vergeben ist.

Angebotsspiegel, Abweichungsspalte und Bieternotizen lesen

Der Vergleich führt jeden Bieter mit Gewerk, Betrag, prozentualem Abstand zum besten Angebot, Status und Notiz. Bezugsgröße ist der günstigste tatsächlich eingegangene Betrag, gezählt werden abgegebene und beauftragte Gebote, weshalb ein vergebenes Paket weiter seinen Zuschlagspreis zeigt. Teurere Angebote tragen ein rotes Plus, und ein Strich bedeutet, dass noch nichts erfasst wurde, was etwas anderes aussagt als null.

In der Notiz stehen die Ausschlüsse, und die entscheiden einen Vergleich mindestens so oft wie der Preis. In der Liste liest sich der Gebotsstand als abgegeben zu angefragt, und die Fristspalte wird rot, sobald das Datum vergangen und das Paket noch offen ist. Die Kennzahlen über der Tabelle zählen offene Pakete, Fristen der laufenden Woche und im laufenden Quartal vergebene Pakete, wobei die letzte Zahl an der Abgabefrist hängt und nicht an einem Vergabedatum, das am Paket gar nicht geführt wird.

Der Vergabeknopf, was er festschreibt und was ins Protokoll geht

Der Knopf Auftrag vergeben erscheint nur an einem Gebot, das einen Betrag trägt, auf Abgegeben steht und zu einem Paket mit geklärter Kostengruppe gehört; sonst nennt die Seite den Grund, statt einen Knopf anzubieten, der beim Klick abgewiesen würde. Die Bestätigung setzt alle übrigen Gebote auf Abgesagt, das gewählte auf Beauftragt und das Paket auf Vergeben, in einer Transaktion, und die Budget-Hochrechnung läuft unmittelbar danach.

Alles Schreibende hängt am Einkaufsrecht, also auch das Hinzufügen eines Gebots und das Ändern eines Betrags, keineswegs allein das Anlegen des Pakets. Die Ereignisse bid_package.created, bid.created, bid.updated, bid.deleted und bid.awarded gehen mit dem handelnden Konto ins Protokoll. Auch der KI-Assistent kann vergeben, unter demselben Recht, doch die Aktion gilt als unumkehrbar: Ein Mensch bestätigt sie, und es gelten dieselben Ablehnungsgründe wie am Bildschirm.

Vom vergebenen Paket zu Bestellung und Projektbudget

Nach der Vergabe bietet die Spalte rechts den nächsten Schritt an: Bestellung aus Vergabe erzeugen, mit Projekt, Lieferant, Kostengruppe und Vergabesumme bereits vorbelegt. Daneben steht der Weg ins Projektbudget, wo der Betrag nun unter Beauftragt an seiner Kostengruppe erscheint. Der Projektfilter über der Liste engt die Vergabe auf eine Baustelle ein, und das Zurücksetzen führt wieder auf alle Pakete.

Ist noch nichts vergeben und hängt kein Projekt am Paket, sagt dieselbe Spalte genau das, statt Schritte anzubieten, die ins Leere führen. Eine fehlende Kostengruppe steht neben den Stammdaten mit dem Satz, dass die Vergabe im Budget fehlt, sodass die Lücke sichtbar wird, solange die Entscheidung noch offen ist. Am Fuß der Detailseite sammelt der Protokollblock die Historie des Pakets selbst, und in der Liste sortieren die Spaltenköpfe nach Nummer, Paket und Frist. Gewerk und Firma stammen beide aus den Stammdaten.

Angebotsvergleich Schritt für Schritt: die Clubhaus-Elektrik wird vergeben

Was das Modul mit echtem Geld tut, zeigt Paket BP-2026-0039, die Elektrik des Riverbend Landing Clubhouse. Sam Kowalski hat es mit dem Gewerk Elektro angelegt, mit der Frist 14. August 2026 und — weil ein Projekt daran hängt — mit der Kostengruppe der Elektroinstallation. Beide Firmen antworten: Wake Electric Contractors gibt 142.600 Dollar ab, Triangle Air Systems aus Morrisville, Registerfirma trotz Gewerk HVAC, 158.200 Dollar. Der Angebotsspiegel nimmt den niedrigeren Betrag als Basis und schreibt plus 10,9 Prozent in Rot neben die teurere Zeile, 15.600 Dollar Abstand, während die Notiz zum Triangle-Gebot festhält, dass die Schwachstromverkabelung ausgenommen bleibt. In der Liste steht das Paket auf Vergleich, die Frist längst rot.

Die Entscheidung selbst ist eine einzige Bestätigung. Der Knopf erscheint am Gebot von Wake Electric, weil es einen Betrag trägt und auf Abgegeben steht; die Bestätigung schreibt in einer Transaktion das Triangle-Gebot auf Abgesagt, das gewählte auf Beauftragt und das Paket auf Vergeben. Gleich danach stellt die Budget-Hochrechnung 142.600 Dollar als beauftragte Kosten an der Kostengruppe des Pakets ins Budget des Clubhaus-Projekts, und die rechte Spalte bietet die Bestellung an, mit Lieferant, Projekt, Kostengruppe und Summe vorbelegt. Im Kennzahlenband zählt das Paket nun zu den Vergaben des Quartals, abgelesen an der Augustfrist, und bid.awarded steht mit Sams Konto im Protokoll.

Vergabe und Angebotsvergleich: vor dem Speichern prüfen

• Ein Paket an einem Projekt lässt sich ohne Kostengruppe nicht vergeben; die Seite nennt den Grund und blendet den Vergabeknopf aus, statt den Klick abzuweisen.

• Vergeben werden kann nur ein Gebot mit Betrag im Status Abgegeben, und die Vergabe setzt alle übrigen Gebote desselben Pakets in derselben Transaktion auf Abgesagt.

• Eine Firma, die bereits ein Gebot im Paket hat, lässt sich kein zweites Mal hinzufügen; das Formular antwortet mit einer Meldung statt einer doppelten Zeile.

• Ein beauftragtes Gebot lässt sich nicht mehr aus dem Paket entfernen, und sein Statusfeld ist auf Beauftragt festgesetzt.

• Gebot hinzufügen, ändern, entfernen und vergeben verlangen alle das Einkaufsrecht, ebenso wie das Anlegen des Pakets selbst.

Vergabe und Angebotsvergleich: typische Fehler

• Die Kennzahl der im Quartal vergebenen Pakete leitet sich aus der Abgabefrist ab, weil kein Vergabedatum gespeichert wird. Lesen Sie sie als Hinweis auf die Auslastung, nicht als geprüfte Zahl.

• Ein Gebot von Hand auf Abgesagt zu setzen ist keine Vergabe. Nur der Vergabeknopf übergibt das Gewerk, schließt das Paket und bringt die Summe ins Budget; geänderte Status allein lassen das Budget unberührt.

• Den Paketstatus im Stammdatenblock auf Vergeben zu stellen vergibt ebenfalls nichts. Es beschriftet das Paket um und verhindert weitere Gebote, während im Budget nach wie vor nichts unter Beauftragt steht.