Nachunternehmerverwaltung: Einrichtung und täglicher Einsatz

Gewerkeliste und Qualifikationskatalog vor der ersten Firma

Gewerk ist eine Auswahlliste und kein Textfeld, und dieselbe Liste bedient auch die Vergabepakete, sodass Firma und Paket dasselbe Wort verwenden. Gepflegt wird sie unter Einstellungen, Stammdaten & Listen, Auswahllisten, durch jemanden mit dem Recht, Firmeneinstellungen zu verwalten. Ein Gewerk, das bereits an einer Akte steht, bleibt dort auch dann wählbar, wenn es später aus der Liste genommen wird.

Die Qualifikationen stammen aus dem Katalog des Personalmoduls; ändern darf ihn, wer Personalplanung verwalten darf. Im Formular erscheinen sie als durchsuchbare Ankreuzgruppe, nach Kategorie gegliedert, gespeichert werden die Katalogschlüssel und nicht die Bezeichnungen. Eine Umbenennung behält deshalb jede Firma, die die Qualifikation trägt. Ein Schlüssel, den der Katalog nicht mehr kennt, fällt beim Speichern heraus, statt als Karteileiche stehen zu bleiben.

Firma mit NU-Nummer, Anschrift und Nachweisfristen anlegen

Nachunternehmer anlegen öffnet sich über der Liste. Pflicht sind der Firmenname mit höchstens 160 Zeichen und der Ländercode; alles Weitere darf warten. Der Status startet auf Prüfung offen, was dem Stand einer noch ungeprüften Firma entspricht. Die Nummer steht nicht im Formular: Home Builder Software nimmt die höchste vorhandene NU-Nummer der Firma, zählt eins dazu und schreibt ab NU-00001 aufwärts.

Versicherung gültig bis ist die einzige Angabe, die im Anlageformular fehlt; sie wartet auf der Detailseite im Bearbeitungsblock rechts. Links daneben stehen dieselben Angaben als reine Anzeige, sodass gespeicherter Stand und geplante Änderung nebeneinander lesbar sind und niemand blind über einen alten Wert schreibt. Der Stundensatz nimmt zwei Nachkommastellen bis 99.999, das Feld Website 200 Zeichen hinter einem https-Platzhalter, die internen Hinweise bis 5.000 Zeichen.

Nach Gewerk und Ort suchen, sortieren und nach Status filtern

Ein einziges Suchfeld greift gleichzeitig auf Firmenname, NU-Nummer, Gewerk, Ort und E-Mail-Adresse zu, also genau auf die Merkmale, nach denen eine Bauleitung eine Firma sucht: was sie macht und wo sie sitzt. Die Statusauswahl schränkt auf Aktiv/freigegeben, Prüfung offen oder Gesperrt ein und schickt sich beim Wechsel selbst ab. Filter zurücksetzen führt zurück ins vollständige Register.

Nummer, Name, Gewerk, Ort und Status sind sortierbare Spaltenköpfe; die E-Mail-Spalte wird angezeigt, aber nicht sortiert. Die Zeilenfarbe folgt dem Status, grün für freigegeben, gelb für offene Prüfung, rot für gesperrt, sodass auch ein länger ungepflegtes Register auf einen Blick lesbar bleibt. Nummer und Name öffnen beide die Akte, die Fußzeile wiederholt die Zahl der gefundenen Firmen, und der Filter überlebt den Seitenwechsel, weil er in der Adresse mitgeführt wird.

Wer die Nachunternehmerakte ändern darf, Zahlungsfreigabe und Protokoll

Das Bearbeiten hängt am Recht, Projekte und Abläufe zu verwalten; ohne dieses Recht erscheinen weder der Anlageknopf noch der Bearbeitungsblock auf der Detailseite. Eine Akte aus einem fremden Mandanten antwortet mit 404. Jedes Speichern schreibt subcontractor.created oder subcontractor.updated ins Protokoll, mit Datensatzkennung, handelndem Konto, Zeitpunkt und IP-Adresse, und dieselben Ereignisse erreichen die eingerichteten Webhooks der Firma.

Zwei Felder entscheiden über Geld. Eine Lieferantenrechnung lässt sich nur dann zur Zahlung freigeben, wenn die Freistellungsbescheinigung am Ende ihres Gültigkeitstages noch läuft und der Forderungsverzicht auf Gültig oder Nicht erforderlich steht. Fehlt das Datum, ist es verstrichen oder steht der Verzicht auf Fehlt beziehungsweise Abgelaufen, verweigert die Anwendung die Freigabe, und der Zahllauf führt die Rechnung in der gesperrten statt in der zahlbaren Spalte.

Dieselbe Firma in Vergabe, Bestellung, Aufgaben und Mängeln

Nachgelagerte Module tippen keine Adresse nach. Die Firma erscheint als Bieter im Vergabepaket, als Lieferant auf der Bestellung, als Zuständige einer Arbeitsaufgabe und als Zuständige eines Mangels; Mängel- und Bestellliste zeigen den Firmennamen mit dem Gewerk darunter. Eine Sperre löst die Firma nicht von der Arbeit, die sie bereits trägt, sondern verhindert, dass sie erneut ausgewählt wird.

Unter den Stammdaten trägt die Akte die Zusatzfelder, die die Firma für Partnerbetriebe festgelegt hat; eine Lieferantennummer aus einem Altsystem oder das Datum eines Rahmenvertrags bekommt damit einen eigenen Platz und landet nicht im Notizfeld. Darunter liegt der Block Historie & Protokoll, der den Schriftverkehr an der zugehörigen Firma hält statt im Postfach einer einzelnen Person. Das Feld Website mit 200 Zeichen hinter einem https-Platzhalter ist das, wonach eine Bauleitung greift, wenn die hinterlegte Telefonnummer veraltet ist.

Nachunternehmer im Alltag: ein Fliesenbetrieb kommt ins Register

Bevor das Masterbad von Willow Creek Lot 27 an den Fliesenleger geht, nimmt Sam Kowalski Bull City Tile & Stone aus Durham ins Register auf. Fliesen fehlt noch in der Gewerkeliste, also ergänzt eine Administratorin den Wert zuerst unter Einstellungen, Auswahllisten. Das Anlegeformular nimmt dann Firmenname, Land United States, Ort Durham und einen Stundensatz von 68,50 Dollar auf; der Status bleibt auf Prüfung offen, und beim Speichern schreibt das Register NU-00001, die erste Nummer der eigenen Serie neben den übernommenen SUB-Zeilen, eine gelbe Zeile. Auf der Detailseite ergänzt Priya Raman, was das Anlegen ausspart: Versicherung gültig bis 31. Mai 2027, Freistellungsbescheinigung bis 30. September 2026, Forderungsverzicht auf Gültig, dazu das Häkchen bei der OSHA-Karte unter den Qualifikationen.

Nach den Referenzanrufen wechselt der Status auf Aktiv/freigegeben, die Zeile wird grün, und erst dann vergibt der Einkauf Arbeit: eine Bestellung über 9.840 Dollar für die Badfliesen, abgerechnet in zwei gleichen Raten zu 4.920 Dollar. Die Septemberrechnung passiert die Zahlungsfreigabe, denn die Freistellungsbescheinigung läuft an diesem Tag noch, und der Forderungsverzicht steht auf Gültig. Die Oktoberrechnung dagegen bleibt im Zahllauf in der gesperrten Spalte liegen: Seit Monatsbeginn ist die Bescheinigung abgelaufen, und kein Betrag verlässt das Haus, bis Priya die Verlängerung mit Datum 30. September 2027 hinterlegt — dann rückt auch die zweite Rate auf zahlbar.

Nachunternehmerverwaltung: vor dem Speichern prüfen

• Pflicht sind Firmenname und Ländercode; die NU-Nummer entsteht aus der höchsten vorhandenen Nummer der Firma und lässt sich nicht eintippen.

• Qualifikationen werden als Katalogschlüssel gespeichert; ein Schlüssel außerhalb des Firmenkatalogs fällt beim Speichern der Akte heraus.

• Sortiert wird ausschließlich nach Nummer, Name, Gewerk, Ort und Status; jede andere Angabe fällt auf Name aufsteigend zurück.

• Die Zahlungsfreigabe prüft Freistellungsbescheinigung und Forderungsverzicht und verweigert, sobald eines von beidem fehlt oder abgelaufen ist.

• Anlegen und Speichern schreiben subcontractor.created und subcontractor.updated mit Konto, Zeitpunkt und IP-Adresse ins Protokoll.

Nachunternehmerverwaltung: typische Fehler

• Versicherung gültig bis fehlt im Anlageformular. Eine Firma, die danach nie wieder geöffnet wird, trägt deshalb gar kein Versicherungsdatum; vervollständigen Sie die Akte auf der Detailseite.

• Gesperrt ist kein Löschen. Gebote, Bestellungen, Aufgaben und Mängel bleiben an der Firma hängen; die Sperre verhindert nur die erneute Beauftragung, und der Name taucht in älteren Datensätzen weiter auf.

• Die Freistellungsbescheinigung wird gegen das Ende ihres Gültigkeitstages geprüft. Ein Papier, das heute ausläuft, gibt heute noch frei und sperrt ab morgen jede Zahlung, die Verlängerung gehört also vorher in die Akte.