Nachtragsmanagement im Bau: Einrichtung und täglicher Einsatz

Vertragssumme des Bauvorhabens und das Recht projects.manage

Ein Nachtrag hängt an einem Bauvorhaben, und die Zahl, die er am Ende bewegt, ist dessen Vertragssumme. Weiter ist nichts einzurichten, weshalb das Register häufig der zweite Bildschirm ist, den eine Bauleiterin morgens öffnet. Lesen genügt mit projects.view; Anlegen, Ändern und Weiterschalten verlangen projects.manage, dasselbe Recht, das die Schreibsperre auf allen Routen dieses Moduls anwendet.

Diese Zuordnung ist Absicht. Ein Nachtrag wird auf der Baustelle verhandelt, also trägt die mitgelieferte Rolle der Bauleitung das Recht, während die Rolle für Büro und Rechnungswesen zwar Rechnungen schreibt, aber nicht über Mehrleistungen entscheidet. Ein Konto ohne dieses Recht sieht das Register und dazu einen Satz, wer weiterschalten darf, statt einer Reihe Knöpfe, die mit einer Ablehnung antworten.

Ursprung, Betrag und zusätzliche Bauzeit erfassen

Die Maske fragt Bauvorhaben, Bezeichnung, Ursprung, Betrag und Tage ab. Als Ursprung stehen Kunde, Baustelle, Rückfrage und Planänderung zur Wahl; er erscheint im Register als Unterzeile unter dem Titel. Der Betrag darf negativ sein: Eine entfallene Leistung wird so als Gutschrift erfasst und grün dargestellt. Auch die Tage nehmen einen negativen Wert an, wenn eine Änderung die Bauzeit verkürzt.

Die Nummer läuft je Bauvorhaben als N-01, N-02 und aufwärts, jedes Vorhaben führt also seine eigene Folge, während das Register mehrere Baustellen nach Anlagedatum mischt und den jüngsten Beleg oben zeigt. Ein neuer Beleg startet als Entwurf. Titel, Ursprung, Betrag und Tage bleiben im Entwurf und in der internen Prüfung änderbar; nach dem Versand an den Kunden sind diese kaufmännischen Felder zu.

Vom Entwurf über die Kundenfreigabe bis zum Buchen

Die Spalte Aktion führt immer nur einen Schritt. Ein Entwurf bietet den Weg in die Prüfung, ein Beleg in der internen Prüfung bietet Freigeben und Senden, ein versendeter Beleg bietet in einem Formular die beiden Antworten des Kunden. Ein genehmigter Beleg bietet das Buchen. Alles außerhalb dieser Reihenfolge, auch ein von Hand in die Anfrage geschriebener Status, kommt als Meldung zurück, dass der Wechsel nicht zulässig ist.

Beim Buchen geht es um Geld. Die Vertragssumme steigt um den Betrag, und der Status wechselt in derselben Transaktion; der Beleg ist dabei gesperrt und sein Stand wird darin erneut gelesen, sodass ein doppelter Klick die Summe nicht zweimal erhöht. Die Bestätigung nennt den gebuchten Betrag. Eine Gutschrift senkt die Summe auf demselben Weg. Abgelehnt und gebucht sind endgültig.

Offenes Volumen, Nachvollziehbarkeit und Mandantentrennung

Das Kennzahlenband rechnet über das gefilterte Set: wie viele Belege in Entwurf, interner Prüfung oder versendet stehen, was sie zusammen wert sind, und die im laufenden Quartal genehmigte oder gebuchte Summe. Weil es kein eigenes Entscheidungsdatum gibt, liest diese Quartalszahl das Anlagedatum, was man wissen sollte, bevor sie in einer Besprechung zitiert wird. Alle drei Zahlen ändern sich mit jedem gesetzten Filter.

Anlegen und Ändern schreiben je einen Audit-Eintrag, und jeder Statuswechsel verwirft den zwischengespeicherten Navigationszähler, damit die Zahl neben dem Register dazu passt und ihm nicht eine Minute hinterherläuft. Ein Beleg einer anderen Firma antwortet mit nicht gefunden statt mit einer Ablehnung, sodass eine geratene Adresse nichts über den Nachbarn verrät. Der Export als CSV gibt ebenfalls genau das gefilterte Register aus.

Wirkung gebuchter Nachträge auf Abrechnung und Projektakte

Nach dem Buchen steckt der Betrag in der Vertragssumme, und genau diese Zahl zeigt die Rechnungsmaske als Vertragssumme inklusive Nachträge. Zusammen mit dem bereits Abgerechneten ergibt sich der verbleibende Betrag, den das Büro vor der nächsten Abschlagsrechnung braucht. Spätes Buchen ist deshalb keine Formsache: Bis dahin bleibt die Abrechnungsbasis zu klein. Das Büro sieht diese Zahl in der Rechnungsmaske, ohne das Register öffnen zu müssen.

In der Projektakte steht ein noch offener Beleg unter den anstehenden Entscheidungen und verlinkt von dort hierher. Die zusätzlichen Tage dokumentieren die mit dem Kunden vereinbarte Bauzeitverlängerung, auf die sich spätere Terminbesprechungen berufen. Eine Korrektur nach dem Buchen ist eine neue Gutschrift und niemals ein erneutes Öffnen des Belegs, der bereits im Vertrag steht. So bleibt die Vertragssumme die einzige Quelle für den vereinbarten Umfang.

Beispiel eines Nachtrags vom Entwurf bis zur gebuchten Vertragssumme

In Harper Station Townhomes wünscht der Kunde eine bessere Ausstattung in Einheit 5. Die Bauleiterin legt einen Nachtrag an: Bezeichnung Fliesen- und Gerätepaket Einheit 5, Ursprung Kunde, Betrag 18.400 Dollar, vier zusätzliche Tage. Weil auf diesem Bauvorhaben schon fünf Nachträge stehen, erhält er die Nummer N-06. Der Datensatz beginnt als Entwurf, wandert in die interne Prüfung, wird freigegeben und versendet und kommt als vom Kunden genehmigt zurück. Die Buchung hebt die Vertragssumme in einer Transaktion von 4.120.000 auf 4.138.400 Dollar, und die Bestätigung nennt die gebuchten 18.400 Dollar.

Die Rechnungsmaske liest den neuen Wert sofort: Als Abrechnungsbasis erscheinen 4.138.400 Dollar Vertragssumme inklusive Nachträge, und bei 2.780.000 Dollar bereits abgerechnet bleiben 1.358.400 Dollar übrig, auf die sich der nächste Abschlag stützt. Als der Kunde später eine Sichtschutzwand an Gebäude B streicht, läuft derselbe Weg mit einer Gutschrift: minus 5.200 Dollar und zwei entfallene Tage senken die Summe nach der Buchung auf 4.133.200 Dollar. Beide Datensätze entstanden im August, weshalb die Quartalskachel sie dem dritten Quartal zurechnet, gleichgültig wann der Kunde geantwortet hat.

Nachtragsmanagement im Bau: vor dem Speichern prüfen

• Erlaubt sind nur die Übergänge der Zustandsmaschine; ein Zielstatus, den der aktuelle Stand nicht vorsieht, wird mit einer Meldung abgewiesen und nichts geschrieben.

• Das Buchen erhöht die Vertragssumme und wechselt den Status in einer gesperrten Transaktion, ein doppelter Klick zählt den Betrag also nicht zweimal.

• Titel, Ursprung, Betrag und Tage sind gesperrt, sobald der Beleg versendet, genehmigt, abgelehnt oder gebucht ist.

• Ein Beleg einer anderen Firma antwortet mit nicht gefunden, eine geratene Adresse gibt daher nichts über ihn preis.

Nachtragsmanagement im Bau: typische Fehler

• Ein genehmigter Beleg, den niemand bucht, lässt die Vertragssumme unverändert. Die nächste Abschlagsrechnung weist dann einen um genau diesen Betrag zu kleinen Rest aus, und es wird zu wenig abgerechnet.

• Die Quartalszahl liest das Anlagedatum und nicht den Tag der Kundenentscheidung. Ein im März angelegter und im April genehmigter Nachtrag zählt im ersten Quartal mit.

• Ein gebuchter Beleg lässt sich nicht korrigieren. Den Betrag vor dem Buchen zu prüfen ist billiger als eine Gutschrift, die dem Kunden hinterher erklärt werden muss.