Budgetkontrolle nach DIN 276: Einrichtung und täglicher Einsatz

Kostengruppenkatalog, Projektauswahl und das Recht finance.manage

Das Auswahlfeld führt jedes Bauvorhaben der Firma, auch eines ohne einzige Budgetzeile, denn genau dieses wollen Sie hier meist erst mit einem Budget versehen. Eine unbekannte oder fremde Kennung in der Adresszeile fällt auf ein Vorhaben der eigenen Firma zurück, statt fremde Zahlen anzuzeigen. Die Seite öffnet finance.view, jeder schreibende Knopf verlangt finance.manage. Ohne Schreibrecht bleibt die Tabelle vollständig lesbar, die Knöpfe fehlen einfach.

Die Kostengruppen kommen aus einem festen Katalog von vierzehn DIN-276-Nummern, von 310 Baugrube und Erdarbeiten bis 700 Baunebenkosten, jeweils mit Namen in der eingestellten Sprache. Dieselben Beschriftungen stehen im Bestellformular und in den Rechnungspositionen, damit eine anderswo gewählte Nummer hier gleich zu lesen ist. Ein Vorhaben ohne Zeilen zeigt einen Leerzustand mit Ausweg statt einer leeren Tabelle.

Budgetzeile anlegen oder die Kalkulation übernehmen

Die Maske fragt Projekt, Kostengruppe, Name und Planwert ab. Die Kostengruppe erscheint dort mit Nummer und Namen, damit niemand den DIN-Katalog auswendig kennen muss. Projekt und Kostengruppe zusammen sind eindeutig, das Speichern derselben Kombination aktualisiert also die vorhandene Zeile, statt eine zweite anzulegen. Änderbar bleiben danach Name und Planwert; beauftragt, abgerechnet und Prognose gehören den Belegen dahinter und werden nicht von Hand eingetragen.

Wurde das Vorhaben kalkuliert, ist das schnellste Budget diese Kalkulation: Der Leerzustand bietet neben dem manuellen Weg die jüngste bepreiste Kalkulation zur Übernahme an. Löschen geht nur, solange eine Zeile unberührt ist. Sobald sie einen beauftragten oder abgerechneten Betrag trägt, verweigert die Software, weil die Zeile dann etwas Geschehenes festhält. Der Leerzustand nennt das Bauvorhaben beim Namen, damit klar bleibt, welches gemeint ist.

Abweichung je Kostengruppe und größte Überschreitung lesen

Die Tabelle führt Kostengruppe, Name, Budget, Beauftragt, Abgerechnet, Lohn-Istkosten, Prognose und Abweichung mit Vorzeichen, unten die Summenzeile über alle Gruppen. Sortiert wird nach Kostengruppe aufsteigend. Rot heißt über Budget, grün darunter, und das Vorzeichen steht zusätzlich zur Farbe da. Das Kennzahlenband ergänzt Budget gesamt, Prognose gesamt, die summierte Abweichung und die größte Überschreitung mit Nummer, Gruppenname und Betrag.

Unter der Tabelle zeigt je Kostengruppe mit einer Abweichung ungleich null ein Balken, wie sich die Überschreitungen zueinander verhalten; Gruppen genau auf Plan bleiben weg, statt leer gezeichnet zu werden. Der CSV-Export schreibt dieselben Spalten samt Lohn-Istkosten je Gruppe in eine Datei mit Projektnummer und Exportdatum im Namen, bereit für die Auswertung außerhalb der Anwendung.

Zeitstempel Stand, Neuberechnung und wer Zeilen ändern darf

Das Datum in der Überschrift nennt die letzte Änderung einer Budgetzeile und nicht den Moment des Aufrufs. Ein alter Eintrag dort ist eine Aussage: Beauftragt und abgerechnet haben sich seitdem nicht bewegt. Die Neuberechnung holt beides auf Knopfdruck wieder herein und fragt vorher nach, weil sie jeden abgeleiteten Wert aus den vorhandenen Belegen überschreibt und Beträge ohne Beleg dahinter auf null setzt.

Zu jedem Budgetereignis entsteht ein Audit-Eintrag: angelegte Zeile, geänderte Zeile, gelöschte Zeile und Neuberechnung mit der Zahl der betroffenen Zeilen. Zusammen mit dem Zeitstempel beantwortet das die Frage, warum sich ein Wert zwischen zwei Besprechungen bewegt hat. Konten ohne Schreibrecht sehen dieselbe Tabelle und keinen der Knöpfe, damit nichts angeboten wird, was in einer Ablehnung endet.

Woher Beauftragt, Abgerechnet und Lohn-Istkosten stammen

Beauftragt summiert Bestellungen in den Ständen versendet, bestätigt, teilgeliefert und geliefert sowie den Zuschlagsbetrag jedes vergebenen Pakets, verteilt über die Kostengruppen der Bestellpositionen. Abgerechnet folgt den Finanzbuchungen, sobald sie gebucht, bezahlt oder erstattet sind. Die Lohn-Istkosten stammen aus freigegebenen Zeiterfassungen mit Kostengruppe, summiert über deren Lohnkosten, weshalb ein noch nicht freigegebener Stundenzettel in dieser Spalte fehlt.

Die Prognose folgt bewusst der Wirklichkeit: Sobald etwas beauftragt oder abgerechnet ist, nimmt sie den höheren der beiden Werte, darunter bleibt der Planwert stehen. Kosten auf einer Gruppe, die der Plan nie erwähnt hat, bekommen eine eigene Zeile mit dem Vermerk Nicht budgetiert und Planwert null. Der Seitenkopf verlinkt Vergabe und Einkauf, weil die Spalte Beauftragt genau aus diesen beiden besteht.

Beispiel eines Baubudgets mit Beauftragt, Prognose und Abweichung

Für Willow Creek Lot 27 übernimmt das Büro die jüngste bepreiste Kalkulation, statt Zeilen zu tippen: Die Übernahme schreibt elf Budgetzeilen mit zusammen 386.000 Dollar Planwert, darunter 48.000 Dollar auf der Kostengruppe 360 für das Dach. Als das Dachpaket für 51.200 Dollar an Summit Roofing Partners geht, erscheint die Vergabesumme in der Spalte beauftragt genau dieser Zeile. Die Prognose folgt dem höheren Wert: Die Tabelle zeigt für 360 nun 48.000 Dollar Budget, 51.200 Dollar Prognose und eine rote Abweichung von 3.200 Dollar, während das Kennzahlenband die Gruppe als größte Überschreitung nennt und die Gesamtprognose mit 389.200 Dollar ausweist.

Mit dem Baufortschritt füllen sich die abgeleiteten Spalten. Die erste Lieferantenrechnung von Summit über 25.600 Dollar wird gebucht und steht unter abgerechnet; die Prognose bleibt bei 51.200 Dollar, weil die Beauftragung weiterhin der höhere der beiden Werte ist. Sechsundneunzig freigegebene Stunden zu 38 Dollar Lohnkosten legen 3.648 Dollar auf die Lohn-Istkosten der Kostengruppe 330. Das Löschen der Dachzeile lehnt die Software jetzt ab, denn hinter ihr stehen Belege, und eine Neuberechnung bestätigt den Stand mit der Zahl der berührten Zeilen. Zum Monatsende zieht die Controllerin den CSV-Export, dessen Dateiname Projektnummer und Datum trägt und dessen Spalten der Tabelle entsprechen.

Budgetkontrolle nach DIN 276: vor dem Speichern prüfen

• Projekt und Kostengruppe bilden zusammen eine Budgetzeile; dieselbe Kombination erneut zu speichern aktualisiert die vorhandene Zeile.

• Eine Zeile mit beauftragtem oder abgerechnetem Betrag lässt sich nicht löschen, weil ein Wert mit Beleg dahinter eine Tatsache festhält.

• Die Neuberechnung ist wiederholbar: Der zweite Lauf meldet keine weitere Änderung, weil nur abweichende Werte geschrieben werden.

• Eine Projektkennung in der Adresszeile, die einer anderen Firma gehört, fällt auf ein eigenes Bauvorhaben zurück.

Budgetkontrolle nach DIN 276: typische Fehler

• Der Zeitstempel in der Überschrift liest sich wie eine Uhr. Wirken Beauftragt und Abgerechnet veraltet, vergleichen Sie ihn erst mit dem Datum der letzten Bestellung, bevor Sie die Zahlen für falsch halten.

• Die Neuberechnung ersetzt jeden abgeleiteten Betrag durch das, was die Belege sagen. Aus einem Altsystem übernommene Zahlen haben keinen Beleg und gehen auf null, deshalb fragt der Knopf vorher nach.

• Eine Kostengruppe, die nur im Budget steht und hinter der keine Bestellung liegt, behält ihren Planwert als Prognose. Das ist rechnerisch richtig und heißt trotzdem, dass dort noch nichts beauftragt ist.