Firmeneinstellungen und Integrationen: Einrichtung und täglicher Einsatz

Wie der Einstellungsbereich gruppiert ist und wer welchen Reiter öffnet

Die Navigation besteht aus zwei Zeilen statt aus einer langen Leiste: Die obere nennt die Art der Einstellung, die untere die Seiten dieser Art. Firma führt die rechtliche Identität samt Dokumenten, den Ablaufassistenten, die Einrichtungscheckliste, die Finanznummern, das Kundenportal und die Datenschutzauswahl. Stammdaten und Listen führt die Firmenauswahllisten, die Next-Step-Labels, die Dokumentenordner, die Pipeline-Stufen und eigene Daten. System führt Lizenz, Speicher, KI und Integrationen.

Eine Gruppe, deren Einträge sämtlich außer Reichweite liegen, erscheint gar nicht, weshalb der Bereich einer Buchhaltung tatsächlich kleiner ist als der einer Administration. Die Lizenzseite steht jedem angemeldeten Konto offen, der Finanzreiter antwortet auf finance.manage, der KI-Reiter auf ai.manage, der Nutzerreiter auf users.manage, alles Übrige auf settings.manage. Mein Konto bleibt für alle erreichbar, weil es die Person betrifft und nicht die Firma.

Firmenidentität, Dokumentenlayout und Nummernkreise

Firma und Dokumente wird einmal ausgefüllt und danach von jedem gedruckten Beleg gelesen. Erfasst werden Land, Firmierung, Straße, PLZ und Ort, E-Mail, Telefon und Website, Rechtsform, Registergericht und Registernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Steuernummer, die Vertretungsberechtigten sowie die Bankverbindung. Die Layouthälfte legt Akzentfarbe, das Drucken von Bank- und Registerzeilen, Zahlungsbedingungen, eine Fußnote sowie Standardeinleitung und Standardbedingungen fest, mit Vorschau der Fußzeile.

Die Finanznummern definieren je Belegart eine Sequenz. Jede trägt ein Präfix aus Buchstaben, Ziffern und Bindestrichen bis zwölf Zeichen, die nächste zu vergebende Nummer, eine Auffüllung zwischen zwei und acht Stellen und einen Schalter für das Jahr. Ein geändertes Präfix schreibt bestehende Belege nicht um, es wirkt ab der nächsten vergebenen Nummer. Der Reiter verlangt finance.manage und bleibt damit bei denen, die für die Bücher geradestehen.

Speicher-Backend, KI-Anbieter und ihre Verbindungsprüfung

Als Speicher dienen die Plattform, ein S3-Bucket oder SFTP; welcher davon, und mit welchem Endpunkt, Bucket, Region, Schlüssel oder Host, richtet L&I IT-solutions über sein Admin-Menü ein, zugeordnet zur Lizenz der Firma. Aktiviert wird nichts auf Zuruf: Zuerst läuft eine Schreib-, Lese- und Löschprobe, eine misslungene Probe lässt das bisherige Backend stehen, und die gelungene stempelt Status, Antwortzeit in Millisekunden und Prüfzeitpunkt, genau das, was die Firma im Speicherreiter sieht. Verbindung erneut prüfen wiederholt das später.

Der KI-Reiter zeigt, welchen Anbieter L&I IT-solutions angebunden hat: Plattform, Anthropic, OpenAI, Azure OpenAI, Gemini oder Ollama Cloud, mit dem exakten Modell- oder Azure-Deploymentnamen. Die Prüfung gilt nur als bestanden, wenn der Anbieter einen wirklich nicht leeren Antworttext liefert; bei Ollama Cloud liest sie zusätzlich die Fähigkeiten des gewählten Modells aus, und ein separat verknüpftes Vision-Modell dient allein Bild- und Fotoprüfungen. Wer einen anderen Anbieter oder ein anderes Modell will, wendet sich an den Support, statt hier etwas zu bearbeiten. Das Monatsbudget in Euro gehört allein zur Plattform-KI: Dieser Modus speichert ohne den Betrag nicht, bei einem für die Firma angebundenen Anbieter wird gar keines abgelegt, dort gibt es also kein pflegbares Monatsziel.

Portalbereiche, externe Dienste und Werkzeug-Berechtigungen der KI

Der Portalreiter entscheidet, welche Bereiche ein Kundenlink zeigt, nimmt einen Willkommenstext bis 2000 Zeichen auf und schaltet die Unterschriftspflicht. Datenschutz und Dienste listet jede externe Einbindung einzeln, mit einer ausdrücklichen Bestätigung, die vor dem Speichern angenommen werden muss. Kartenkacheln, der Wetterdienst, der lokale Dokumentenviewer, externe 3D-Einbettungen und die Browser-Sprachdienste sind je eine eigene Entscheidung, und die Standardwerte lassen die nach außen gehenden ausgeschaltet.

Die Werkzeug-Berechtigungen liegen im KI-Reiter und bestimmen, wie weit der Assistent allein handelt. Human-in-the-Loop ist die Voreinstellung und hält jeden schreibenden Vorschlag zur Freigabe zurück. Der mittlere Modus lässt Anlegen und Ändern sofort geschehen, während das Löschen weiterhin auf einen Menschen wartet. Der Bypass lässt sich ohne die Sicherheitsbestätigung nicht speichern und verlangt ai.manage. Jede dieser Änderungen wird protokolliert, ebenso Speicheraktivierung, Portalkonfiguration, Diensteauswahl, Firmenidentität und Nummernkreise.

Wo eine gespeicherte Einstellung im übrigen Programm auftaucht

Dokumente, Baustellenfotos und Portal-Uploads schreibt die Anwendung in das Backend, das L&I IT-solutions für den Mandanten eingerichtet hat, und der Assistent stellt seine Anfragen an den dort hinterlegten Anbieter. Die Firmenidentität erscheint auf Rechnungen, Kalkulationen und Angeboten, die Nummernkreise vergeben dort ihre Nummern. Next-Step-Labels färben über ihren semantischen Ton ganze Zeilen in Lead- und Pipeline-Listen, und die Pipeline-Stufen bilden die Spalten des Boards; beide sollten deshalb so heißen, wie das Büro ohnehin spricht.

Die Firmenauswahllisten reichen weiter, als es aussieht: Gewerke erscheinen bei Nachunternehmern und Vergabepaketen, Betriebsmittelarten bei den Betriebsmitteln, Position und Büro an jedem Nutzerdatensatz, Projektarten an den Projekten. Dokumentenordner strukturieren das Dokumentenmodul. Unter Integrationen verbinden API-Token und Webhook-Endpunkte die JSON-API und leiten die Audit-Ereignisse weiter; die Zustellliste dieses Reiters zeigt einen ausgefallenen Endpunkt, bevor jemand die Daten vermisst.

Beispiel: Cedar Ridge Homes beantragt einen eigenen S3-Bucket und liest das KI-Budget

Cedar Ridge Homes hält 214 GB an Plänen, Fotos und unterschriebenen Dokumenten gegen die 5 GB, die im Plattform-Speicher enthalten sind. Jordan Miller öffnet deshalb den Speicherreiter, liest das aktive Backend platform mit seinem geprüften Status ab und schickt dem Support die Bitte um den firmeneigenen Bucket cedar-ridge-project-files in der Region us-east-1. L&I IT-solutions bindet ihn über das Admin-Menü zur Lizenz von Cedar Ridge an, mit Endpunkt, Zugriffsschlüssel und Secret, die nie durch Jordans Hände gehen. Aktiviert wird nichts auf ein Wort hin: Erst schreibt, liest und löscht die Probe eine Testdatei im Bucket, dann stempelt sie den Status Verified samt Prüfzeitpunkt und gemessener Antwortzeit. Diesen Stempel sieht Jordan im selben Reiter, und jeder neue Upload landet von diesem Moment an im firmeneigenen Bucket.

Einen Reiter weiter liest er die laufende KI-Verbindung: Plattformmodus, Modell platform-standard und ein Monatsrichtwert von 60,00 Dollar, von dem Mitte August 23,00 Dollar erfasst sind; für den Rest des Monats bleiben rechnerisch 37,00 Dollar. Der Wert lenkt die Aufmerksamkeit, statt etwas abzuschalten, und genau deshalb gehört er in diese Einstellungsrunde. Die Werkzeug-Berechtigungen bleiben auf Human-in-the-Loop, jeder schreibende Vorschlag des Assistenten wartet also weiter auf einen Menschen; der Modus, der selbstständig anlegt und ändert, und der Bypass mit seiner zusätzlichen Bestätigung bleiben Möglichkeiten für später. Die Speicheraktivierung und seine Berechtigungswahl hinterlassen je einen Audit-Eintrag.

Firmeneinstellungen und Integrationen: vor dem Speichern prüfen

• Ein Speicher-Backend wird erst nach bestandener Schreib-, Lese- und Löschprobe aktiv; eine misslungene Probe ändert nichts, das bisherige Backend bleibt stehen.

• Zugangsdaten für S3 und SFTP trägt L&I IT-solutions ein; sie werden vor dem Speichern verschlüsselt und nie in die Firmeneinstellungen zurückgeschrieben, auch nicht für Administratoren.

• Ein KI-Anbieter gilt nur dann als geprüft, wenn seine Testanfrage mit einem nicht leeren Antworttext zurückkommt.

• Der Bypass für KI-Werkzeuge lässt sich ohne angenommene Sicherheitsbestätigung nicht speichern, und der Reiter selbst verlangt ai.manage.

• Präfixe der Finanznummern akzeptieren nur Buchstaben, Ziffern und Bindestriche, mit einer Auffüllung zwischen zwei und acht Stellen je Sequenz.

Firmeneinstellungen und Integrationen: typische Fehler

• Beim Support einen Modellnamen beantragen, den der Anbieter nicht führt: Die Prüfung scheitert und die Anbindung bleibt inaktiv. Nennen Sie im Änderungswunsch den exakten Modell- oder Azure-Deploymentnamen aus dem Anbieterportal.

• Das Monatsbudget der KI für eine harte Grenze halten. Es ist ein angezeigter Richtwert neben dem Verbrauch und keine erzwungene Obergrenze, ein starker Monat will also beobachtet werden.

• Einen Portalbereich abschalten, um einem einzelnen Kunden ein Dokument zu verbergen: Der Schalter gilt firmenweit für jeden Kundenlink. Entfernen Sie stattdessen das einzelne Dokument.