Zahlungen und Bankzuordnung
Führen Sie ein mit Ausgangsrechnungen verknüpftes Zahlungsjournal und prüfen Sie importierte Bankumsätze, bevor jede Zuordnung bestätigt oder ignoriert wird.
Zahlungen und Bankzuordnung: Funktionsweise in Home Builder Software
Die Zahlungsliste ist das Banklog und beantwortet eine andere Frage als die Rechnungsliste, nämlich welches Geld tatsächlich angekommen ist. Jeder Zahlungseingang nennt Datum, Betrag, die entlastete Rechnungsnummer, das Projekt dahinter, den Zahlweg aus Überweisung, SEPA-Lastschrift oder Karte und die Bankreferenz aus dem Auszug. Neueste Eingänge stehen oben, das Kennzahlenband hebt unzugeordnete Bankumsätze farblich hervor, sobald etwas wartet.
Der Bankimport liest eingefügte Auszugszeilen oder eine CSV-Datei im Format Datum, Betrag, Auftraggeber und Verwendungszweck; ungültige Zeilen überspringt er und meldet, wie viele. Gebucht wird nie automatisch. Enthält der Verwendungszweck eine Rechnungsnummer oder trifft der Betrag exakt einen offenen Rechnungsbetrag, erscheint ein Vorschlag, den ein Mensch bestätigt oder verwirft. Scheck und Bargeld werden von Hand erfasst, die Rechnung wird dabei für die Dauer der Buchung gesperrt.
Das Zuordnen entlastet die Rechnung in einer Transaktion um den Betrag: bei vollständiger Zahlung springt sie auf bezahlt und übernimmt das Umsatzdatum, bei Teilzahlung bleibt der Restbetrag offen und läuft weiter in den nächsten Mahnlauf. Ignorierte Umsätze verändern keine Rechnung, was Lastschriften genau brauchen. In der Rechnungsakte stehen anschließend alle Eingänge samt Skonto-Vermerk, und die Liste lässt sich als CSV exportieren.
Scheck, Bargeld oder Einzelüberweisung erfassen
Das Formular fragt Rechnung, Umsatzdatum, Betrag, Zahlweg und Referenz ab. Das Datum steht auf heute, der Zahlweg auf Überweisung, sodass ein glatter Eingang nur den Betrag und einen Klick braucht. Eine Teilzahlung ist erlaubt und der Normalfall: Eingetragen wird, was auf dem Auszug steht, nicht was die Rechnung fordert. Die Referenz nimmt 180 Zeichen und sollte den Verwendungszweck oder die Belegnummer genau so wiedergeben, wie die Bank sie gedruckt hat.
Die Referenz leer zu lassen ist kein Fehler. Die gespeicherte Zeile trägt dann den Vermerk, dass sie von Hand erfasst wurde, samt Namen der buchenden Person. Eine Buchung über den Assistenten schreibt ihren eigenen Vermerk in dieselbe Spalte, denn diese Spalte ist die einzige Herkunftsangabe, die im Journal und in der Ausgabe für das Steuerbüro sichtbar bleibt.
Screenshot in Originalgröße öffnenZahlungsjournal und die Kennzahlen des laufenden Monats
Über der Tabelle stehen vier Zahlen: Eingänge des laufenden Monats, Anzahl der Eingänge, größter Einzeleingang und die Menge importierter Bankumsätze ohne Entscheidung, die sich gelb färbt, sobald einer wartet. Die Zeilen darunter führen Datum, Betrag, Rechnungsnummer, Projekt, Weg und die Bankreferenz in kleinerer Schrift. Sortiert wird fest nach Datum absteigend, eine eigene Sortierung gibt es nicht; die Statusleiste schreibt das aus.
Die Rechnungsnummer ist der einzige Link einer Zeile und führt zur Rechnung, nicht zum Eingang, denn ein Zahlungseingang hat keine eigene Seite. Der Abschnitt Zahlungen dort führt jeden Eingang zu diesem Beleg auf. Die Fußzeile summiert die Zeilen der aktuellen Seite und benennt das auch so; die Monatszahl in der Statusleiste ist bewusst eine andere Größe, damit unter demselben Wort keine zwei Beträge stehen. Geblättert wird in Schritten von 25 Zeilen.
Kontoauszug, Rechnungsstatus und die Altersstruktur der Forderungen
Importieren Sie Kontoauszugszeilen im unterstützten CSV- oder Textformat oder fügen Sie sie in das Importformular ein. Prüfen Sie Zuordnungsvorschläge anhand von Rechnungsnummer, Zahler, Verwendungszweck und Betrag. Importierte Umsätze bleiben bis zur Buchungsentscheidung Vorschläge. Lassen Sie ungeklärte Einträge zur Prüfung offen, statt eine Zahlung allein wegen eines ähnlichen Betrags einer Rechnung zuzuweisen.
Ein gebuchter Zahlungseingang reduziert den offenen Rechnungsbetrag. Bei einer Teilzahlung bleibt der Rest ausstehend; ein vollständiger Ausgleich verändert den Zahlungsstatus. In der Rechnung sehen Sie die zugeordneten Eingänge und gegebenenfalls Skontoangaben. Die Forderungsauswertungen zeigen anschließend die verbleibenden Salden. Das Nachfassen richtet sich damit auf den Restbetrag und nicht auf die ursprüngliche Rechnungssumme.
Screenshot in Originalgröße öffnenZahlungen und Bankzuordnung im Arbeitsalltag
Die Buchhaltung öffnet die Zahlungen am Morgen, weil das Kennzahlenband zeigt, wie viele Bankumsätze warten. Der Kontoauszug kommt als eingefügter Text oder als CSV-Datei herein, danach wird jede offene Zeile beurteilt: den Vorschlag annehmen, die Rechnung selbst aus den offenen Belegen wählen oder den Umsatz ignorieren, wenn kein Rechnungsbezug besteht. Die letzten zehn verarbeiteten Zeilen bleiben zur Kontrolle sichtbar, und ein auf der Baustelle übergebener Scheck wird direkt erfasst.
Dokumentation lesenZahlungen und Bankzuordnung: was die Funktion abdeckt
Datum, Betrag, Rechnung, Projekt, Zahlweg und Bankreferenz nachvollziehen
Bankumsätze im Demoablauf per Textzeilen oder CSV importieren
Vorgeschlagene oder manuell gewählte Rechnungszuordnung bestätigen
Zahlungen und Bankzuordnung: häufige Fragen
Werden Bankumsätze automatisch zugeordnet?
Nein. Die Software schlägt passende Rechnungen vor, aber ein Benutzer bestätigt oder ignoriert jeden Umsatz.
Was passiert nach Zuordnung einer vollständigen Zahlung?
Die Rechnung wird bezahlt; bei Teilzahlung bleibt der Restbetrag offen.
Zahlungen und Bankzuordnung an eigenen Projekten nutzen
Beantragen Sie eine Testphase für den Ablauf rund um dieses Modul. Rollen, Rechte und sinnvollen Umfang stimmen wir vor dem Zugang mit Ihnen ab.