Gestion des sous-traitants : configuration et usage quotidien

Préparer la liste des métiers et le catalogue de qualifications

Le métier est une liste de choix et non un champ libre, partagée avec les lots de consultation : l’entreprise et le lot emploient ainsi le même terme. Son contenu se règle dans les réglages de l’entreprise, rubrique des données de base, sur la page des listes de choix, qu’un compte habilité aux paramètres est seul à ouvrir. Un métier déjà porté par une fiche y reste sélectionnable même après son retrait de la liste.

Les qualifications proviennent du catalogue du module personnel ; le modifier réclame le droit de gérer la planification du personnel. Le formulaire les présente en groupe de cases à cocher, classées par catégorie et filtrables, et enregistre les clés du catalogue plutôt que les libellés. Renommer une qualification conserve donc toutes les entreprises qui la portent, tandis qu’une clé absente du catalogue est écartée à l’enregistrement.

Créer une entreprise avec numéro NU, adresse et échéances de conformité

Créer un sous-traitant s’ouvre au-dessus de la liste. La raison sociale, limitée à 160 caractères, et le code pays sont obligatoires ; le reste peut attendre. Le statut démarre sur contrôle en attente, ce qui correspond à l’état réel d’une entreprise que personne n’a encore vérifiée. Le numéro ne figure pas au formulaire : Home Builder Software reprend le plus haut numéro NU de l’entreprise, ajoute un et écrit à partir de NU-00001.

L’assurance valable jusqu’au est la seule information absente du formulaire de création ; elle attend sur la fiche, dans le bloc de modification à droite. À gauche, les mêmes informations sont affichées en lecture seule, si bien que l’état enregistré et la modification envisagée se lisent côte à côte. Le taux horaire accepte deux décimales jusqu’à 99 999, le champ site web 200 caractères derrière un modèle https, les notes internes 5 000 caractères.

Chercher par métier et par ville, trier et filtrer par statut

Un seul champ de recherche couvre à la fois la raison sociale, le numéro NU, le métier, la ville et l’adresse électronique, soit exactement ce sur quoi porte la question d’un conducteur de travaux. Le sélecteur de statut restreint à actif et approuvé, contrôle en attente ou bloqué, et se soumet dès qu’il change. Réinitialiser les filtres ramène au registre entier.

Numéro, nom, métier, ville et statut sont des en-têtes triables ; la colonne du courriel s’affiche sans être triée. La couleur de ligne suit le statut, verte pour approuvé, ambre pour un contrôle en attente, rouge pour une entreprise bloquée, de sorte qu’un registre laissé sans entretien reste lisible d’un coup d’œil. Le numéro comme le nom ouvrent la fiche, le pied de tableau rappelle le nombre d’entreprises retenues, et le filtre survit au changement de page.

Qui modifie une fiche de sous-traitant, libération des paiements et journal

La modification dépend du droit de gérer les projets et processus ; sans lui, ni le bouton de création ni le bloc de modification n’apparaissent. Une fiche appartenant à une autre entreprise répond 404. Chaque enregistrement inscrit subcontractor.created ou subcontractor.updated au journal, avec l’identifiant, le compte, l’heure et l’adresse IP, et les mêmes événements atteignent les webhooks configurés.

Deux champs décident de l’argent. Une facture fournisseur ne peut être libérée au paiement que si l’attestation fiscale court encore à la fin du jour indiqué et si la renonciation est valide ou non requise. Date absente, date passée, renonciation manquante ou expirée : la libération est refusée et la facture rejoint la colonne bloquée de la campagne de paiement au lieu de la colonne payable.

La même entreprise dans les lots, commandes, tâches et réserves

Aucun module en aval ne ressaisit une adresse. L’entreprise apparaît comme candidate dans un lot de consultation, comme fournisseur sur une commande, comme responsable d’une tâche et comme responsable d’une réserve ; les listes de réserves et de commandes affichent la raison sociale avec le métier en dessous. Bloquer une entreprise ne la détache pas du travail déjà engagé, cela l’écarte seulement des choix suivants.

Sous les données de base, la fiche porte les champs supplémentaires que la société a définis pour ses sous-traitants : un numéro de fournisseur hérité d’un ancien logiciel ou la date d’un accord-cadre trouve ainsi sa place au lieu de finir dans une note. Vient ensuite le bloc Historique et protocole, qui garde la correspondance sur l’entreprise concernée plutôt que dans la boîte aux lettres d’une seule personne. Le champ site web, 200 caractères derrière un modèle https, sert dès qu’un numéro de téléphone a vieilli.

Les sous-traitants au quotidien : un carreleur entre au registre

Avant le carrelage de la salle de bains de Willow Creek Lot 27, Sam Kowalski fait entrer Bull City Tile & Stone, de Durham, au registre. Le carrelage manque encore à la liste des métiers, une administratrice l'ajoute d'abord sous Paramètres, listes de choix. Le formulaire de création reçoit la raison sociale, le pays United States, la ville Durham et un taux horaire de 68,50 dollars ; le statut reste sur contrôle en attente et, à l'enregistrement, le registre écrit NU-00001, premier numéro de sa propre série, ligne orange. Sur la fiche, Priya Raman complète ce que la création omet : assurance valable jusqu'au 31 mai 2027, attestation fiscale jusqu'au 30 septembre 2026, renonciation sur valide, qualification OSHA cochée.

Après les appels de référence, le statut passe à actif et approuvé, la ligne devient verte, et l'achat suit : une commande de 9 840 dollars pour le carrelage de la salle de bains, facturée en deux moitiés égales de 4 920 dollars. La facture de septembre franchit la libération du paiement, l'attestation courant encore à la fin de ce jour-là et la renonciation restant sur valide. Celle d'octobre demeure dans la colonne bloquée de la campagne de paiement : depuis le début du mois, l'attestation est échue, et rien ne sort tant que Priya n'enregistre pas le renouvellement daté du 30 septembre 2027 — la seconde moitié passe alors en payable.

Gestion des sous-traitants : à vérifier avant d’enregistrer

• La raison sociale et le code pays sont obligatoires ; le numéro NU découle du plus haut numéro existant dans l’entreprise et ne se saisit pas.

• Les qualifications sont stockées sous forme de clés du catalogue, et toute clé absente de ce catalogue est écartée à l’enregistrement.

• Le tri n’accepte que numéro, nom, métier, ville et statut ; toute autre valeur retombe sur le nom en ordre croissant.

• La libération d’un paiement vérifie l’attestation fiscale et la renonciation et refuse dès que l’une des deux manque ou a expiré.

• Création et enregistrement inscrivent subcontractor.created et subcontractor.updated au journal, avec compte, horodatage et adresse IP.

Gestion des sous-traitants : erreurs fréquentes

• L’assurance valable jusqu’au manque au formulaire de création. Une entreprise jamais rouverte reste donc sans date d’assurance ; complétez la fiche sur sa page de détail.

• Bloqué n’est pas une suppression. Offres, commandes, tâches et réserves restent attachées à l’entreprise ; le blocage empêche seulement de la choisir à nouveau pour un travail neuf.

• L’attestation fiscale est contrôlée jusqu’à la fin du jour indiqué. Un document expirant aujourd’hui libère encore un paiement aujourd’hui et bloque tout dès demain ; le renouvellement doit précéder l’échéance.