Facturation pour entreprises de construction : configuration et usage quotidien

Délai de paiement, retenue de garantie et taux de TVA à préparer

Trois champs du chantier déterminent l'allure d'une facture avant toute saisie de montant. Le montant du marché fixe la base de facturation, le délai de paiement est un texte libre de 180 caractères au plus, imprimé tel quel comme phrase de paiement et repris dans la note de la XRechnung, et le pourcentage de retenue décide de la part du TTC conservée au départ. Les trois vivent sur le chantier et non sur la pièce : les corriger là profite à toutes les factures suivantes. L'échéance suit un autre chemin : le formulaire propose quatorze jours de lui-même et ne tire aucun nombre de cette phrase, un marché conclu à trente jours réclame donc la correction sur chaque pièce.

Les taux proposés dans le formulaire découlent du pays de l'entreprise et se redéfinissent dans les réglages financiers, pour qu'une société autrichienne ne facture pas dix-neuf pour cent parce que Berlin le fait. Chaque écran du module porte un avertissement permanent invitant à recalculer numéros, montants et TVA avant l'envoi au client ; c'est une étape du processus et non un ornement.

Émettre une situation, un décompte final ou une facture simple

L'écran commence par le sélecteur de chantier, puis par la base de facturation : marché avenants comptabilisés inclus, déjà facturé et solde restant. Changer de chantier recharge la page et la base. En dessous viennent le type de pièce et jusqu'à cent lignes de prestation avec description, groupe de coûts, quantité, unité, prix unitaire et taux d'avancement, ou la reprise d'un attachement du chantier dans une ligne.

Le serveur calcule chaque position nette par quantité multipliée par prix unitaire et par avancement, puis le total de la pièce à partir des positions. Cocher l'autoliquidation met le taux et la TVA à zéro et ajoute la mention obligatoire. Le délai de paiement est proposé à quatorze jours. L'émission réserve le numéro suivant, RE pour une facture et GS pour un avoir, numérote les situations par chantier et augmente le cumul facturé dans la même transaction.

Un décompte final ne déduit pas de lui-même les situations déjà émises. L'écran le signale dès qu'il en existe, car le mot évoque une clôture et redécrire l'ensemble des prestations revient à les facturer une seconde fois. Saisissez uniquement le solde restant ; la présentation cumulée avec ses lignes de déduction appartient à la vue d'impression.

Filtrer les postes ouverts, imputer les encaissements et relancer

Quatre filtres resserrent le livre : période au mois, au trimestre ou à l'année, type de pièce, état de paiement et un champ de recherche sur le numéro, le chantier et le client. Le bandeau et la ligne de total portent tous deux sur l'ensemble filtré, si bien que les chiffres affichés vont ensemble. La colonne de paiement écrit l'état en toutes lettres, de huit jours de retard avec son niveau de relance à réglée avec escompte, compensée, ou ouverte et non échue.

Une pièce devient en retard par le traitement quotidien des échéances, non à l'instant où la date passe à l'écran. L'action unitaire enregistre ensuite le niveau de relance suivant sur une pièce en retard, et le lot de relances fait monter d'un cran toute facture en retard sous le troisième niveau, en sautant celles déjà relancées le jour même. Les encaissements se saisissent dans le module des paiements, chacun réduisant le solde de la facture nommée.

Champs figés, libération de la retenue et journal d'audit

Après émission, quatre éléments restent modifiables : l'échéance, le statut opérationnel, la note de paiement et le niveau de relance. Numéro, date, taux, HT, TVA et TTC sont figés, et le choix de statut dépend de ce que la pièce est déjà, une facture réglée ne repassant pas à ouverte. Une correction financière prend la forme d'un avoir.

La retenue prélevée à l'émission diminue le montant exigible pendant que le TTC reste intact, et le détail tient un petit compte de retenue indiquant la retenue, la libération, la date et la personne. La libération n'agit qu'une fois et rouvre le solde. Émission, relance, lot de relances, libération et toute modification des données opérationnelles rejoignent le journal d'audit.

Vue d'impression, XRechnung et export comptable

Générer le PDF ouvre un papier à en-tête autonome avec l'entête de société, le destinataire issu du chantier, le détail des postes et le bloc de totaux. Sur un décompte final, il présente les prestations cumulées puis chaque situation antérieure du chantier en ligne de déduction. La mention d'autoliquidation apparaît là où elle s'applique, et la phrase de paiement associe l'échéance de la pièce au texte de délai enregistré sur le chantier. Le PDF sort de la boîte d'impression du navigateur.

L'export XRechnung télécharge un document UBL portant l'identifiant de personnalisation XRechnung 3, le fournisseur et le client, la catégorie de TVA autoliquidation comprise, les données de paiement et la ligne de facture, tel qu'un donneur d'ordre public le demande. L'export de la liste sort en texte tabulaire dont les colonnes sont tenues par des points-virgules, précédé d'une marque d'ordre d'octets pour que le tableur reconnaisse l'UTF-8 au lieu de l'ANSI, et la variante comptable y ajoute compte, contrepartie et clé de comptabilisation en correspondance de démonstration.

Exemple de décompte final avec retenue de garantie et encaissement

Hunters Glen Lot 31 attend sa pièce de clôture. L'écran d'émission affiche la base : 388 000 dollars de marché avenants inclus, 364 720 dollars déjà facturés par deux situations de 182 360 dollars chacune, 23 280 dollars restants. Le bureau choisit le type décompte final, lit l'avertissement rappelant que les situations antérieures ne se déduisent pas d'elles-mêmes, et saisit une seule ligne portant exactement le solde : quantité un, prix unitaire 23 280 dollars, avancement cent pour cent. Au taux de TVA zéro, le TTC égale le HT ; les quatorze jours proposés font du 08/20/2026 une échéance au 09/03/2026, et l'émission réserve le numéro INV-2026-1049 tout en relevant le facturé du chantier dans la même transaction.

Le chantier porte une retenue de garantie de cinq pour cent : le logiciel retient 1 164 dollars et fixe le montant payable à 22 116 dollars, le TTC restant à 23 280 dollars. La vue d'impression déroule les travaux cumulés de 388 000 dollars, déduit les deux situations et laisse exactement le montant de la pièce. Le 09/01/2026, le client vire 22 116 dollars ; l'encaissement est saisi dans les paiements et le solde ouvert tombe aux 1 164 dollars retenus. Des mois plus tard, la libération agit une seule fois, le solde se rouvre, et le dernier virement clôt la pièce comme payée, chaque étape de l'émission à la libération figurant au journal d'audit.

Facturation pour entreprises de construction : à vérifier avant d’enregistrer

• Le numéro de facture est unique par entreprise ; une collision de séquence est retentée jusqu'à trois fois plutôt que de répondre par une erreur à un formulaire rempli.

• Seule une pièce en retard peut être relancée, le niveau s'arrête au troisième et le lot saute les pièces déjà relancées le jour même.

• L'autoliquidation force le taux et le montant de TVA à zéro et enregistre la mention imprimée sur la pièce.

• La pièce et la mise à jour du cumul facturé naissent dans une seule transaction, une écriture échouée ne laissant ni l'une ni l'autre.

• Le détail, l'impression et les exports vérifient l'appartenance de la pièce à votre entreprise et répondent introuvable sinon.

Facturation pour entreprises de construction : erreurs fréquentes

• Sans le traitement quotidien en arrière-plan, aucune facture ne bascule d'elle-même en retard. Le filtre, l'échéancier et le lot de relances restent alors vides face à des pièces visiblement échues.

• Le solde ouvert d'une facture fraîche vaut le TTC diminué de la retenue. Comptabiliser l'intégralité du TTC comme encaissement laisse la différence en suspens jusqu'à la libération volontaire de la retenue.

• Un décompte final ne retranche pas les situations antérieures dans son propre montant. Saisissez le solde restant et laissez la vue d'impression produire l'état cumulé.