Gestion clients pour constructeurs : configuration et usage quotidien

Numéro client, code pays et le droit d’écriture sur les données de base

Les numéros sont attribués par l’application et ne se saisissent pas. À l’enregistrement, Home Builder Software lit le numéro le plus élevé de l’entreprise, en reprend les cinq derniers chiffres et écrit le suivant complété sur cinq positions, ce qui donne KD-00001 puis la suite. Le code pays est obligatoire et provient de la liste configurée ; une nouvelle fiche démarre sur le pays de l’entreprise elle-même.

Le statut vaut actif, prospect, inactif ou bloqué, et la liste colore la ligne entière en conséquence. Ouvrir la liste et une fiche demande le droit de consultation. Créer et enregistrer exige le droit d’écriture, et chaque contrôle vérifie en plus l’entreprise et le type de contact : une fiche fournisseur appelée par une adresse client répond introuvable au lieu de s’afficher.

Adresse, statut, accès au portail et notes dans la fiche client

La fiche tient dans un seul formulaire : nom, e-mail, téléphone, rue, code postal, ville, pays, statut, accès au portail et notes. Nom et pays sont obligatoires, le reste peut rester vide, et les notes acceptent jusqu’à cinq mille caractères. Le bouton d’enregistrement se trouve dans l’en-tête de page et soumet le formulaire depuis là, sans obliger à dérouler toute la fiche.

L’accès au portail est une case de ce formulaire ; il décide si le client peut recevoir un accès aux fichiers et aux messages partagés. Sous le formulaire se trouvent les champs propres à l’entreprise et l’historique, identique sur les projets, les affaires, les sous-traitants et le matériel : notes, réunions, comptes rendus, photos, e-mails et messages du portail dans une seule chronologie.

Retrouver un client par recherche, filtre de statut et tri

La liste cherche le nom, le numéro, la ville et l’adresse e-mail dans un seul champ, filtre par statut et pagine par vingt-cinq lignes, la taille de page commune à toutes les listes de l’application. Le tri se limite au numéro, au nom, à la ville et au statut, le nom croissant étant appliqué par défaut. Le numéro est un lien au même titre que le nom, où qu’il apparaisse dans la liste.

L’état vide distingue une liste réellement vide d’une liste vidée par un filtre, et propose alors le retour en arrière. L’import de contacts, dans les réglages, lit CSV, TXT et XLSX jusqu’à dix mégaoctets, affiche d’abord un aperçu puis fait correspondre nom, e-mail, téléphone, rue, code postal et ville aux champs de la fiche. La correspondance se règle colonne par colonne avant l’écriture.

Champs personnalisés, historique et piste d’audit du client

Les champs propres à l’entreprise se définissent une fois dans les données personnalisées, puis apparaissent sur la fiche client sans toucher aux relations fixes. Le client reste un véritable enregistrement de base : un projet stocke son identifiant et en lit le nom et le numéro. Une adresse corrigée vaut donc partout au même instant, et non dans le seul document ouvert ce jour-là.

La création et la modification écrivent chacune une entrée d’audit portant l’identifiant du contact, ce qui donne une réponse à la question de savoir qui a changé une adresse. L’accès est protégé deux fois : la requête filtre sur l’entreprise, et le contrôleur revérifie entreprise et type de contact à chaque ouverture et à chaque enregistrement.

Où la fiche client ressort dans les projets, factures et portail

Un projet affiche son client dans son en-tête, à côté d’un bouton qui ouvre directement la vue client. Chiffrages et offres pointent sur la même fiche, et le sélecteur cherchable de ces formulaires n’affiche que les clients de l’entreprise tout en permettant d’en créer un sans quitter le document. Factures et paiements héritent de l’adresse au lieu d’en garder une copie.

Le canal client ouvre la conversation commune entre le bureau et le client ; le lien signé qui s’y affiche donne un accès sans compte Home Builder Software. Pour un identifiant complet, on envoie une invitation ou l’on génère un code d’accès. Le client voit alors l’avancement, les dates, les fichiers publiés et les factures, tandis que budget, groupes de coûts et montants fournisseurs restent internes.

Exemple : une nouvelle fiche client pour la famille Calloway

Au retour d’une visite du samedi dans la maison témoin de Camden Farms, le bureau crée la fiche : The Calloway Family comme nom, thecallowayfamily@example.com, téléphone +1 919 555 0182, la rue 2114 Beechwood Court avec le code postal 27604 à Raleigh ; le pays affiche déjà United States et le statut prospect. À l’enregistrement, Home Builder Software dérive le numéro du plus élevé existant, sans champ à saisir, et la fiche revient sous KD-00016. Les notes retiennent le projet de la famille, une annexe habitable d’environ 168 000 dollars à l’arrière de leur parcelle.

Deux semaines plus tard, tout tient par cet identifiant : l’affaire, le chiffrage et l’offre ouverte pointent sur KD-00016. Quand la rue s’avère être Beechwood Drive et non Beechwood Court, une seule correction dans la fiche corrige l’adresse au même instant partout où la fiche est lue, l’entrée d’audit gardant l’auteur de l’enregistrement. À la signature, le prospect devient client actif sur la même fiche, l’historique reste donc réuni sous un seul numéro, et la case d’accès au portail est cochée pour que la famille suive ensuite l’avancement et ses factures avec un identifiant à elle.

Gestion clients pour constructeurs : à vérifier avant d’enregistrer

• Le numéro client est dérivé du numéro le plus élevé de l’entreprise et ne peut pas être saisi dans le formulaire.

• Le nom et le code pays sont obligatoires sur chaque client ; le pays doit provenir de la liste de codes configurée.

• Une adresse client renvoyant à une autre entreprise, ou à un contact d’un autre type, répond introuvable.

• La création et la modification d’un client écrivent chacune une entrée d’audit portant l’identifiant du contact.

Gestion clients pour constructeurs : erreurs fréquentes

• Un import de contacts rejoué reconnaît les fiches existantes par la seule adresse e-mail. Les lignes sans e-mail sont recréées avec un nouveau numéro client, et les doublons apparaissent ainsi.

• Quand un prospect devient client, le changement de statut sur la fiche existante suffit. Créer une seconde fiche à ce moment coupe l’historique et fait pointer deux numéros sur un même foyer.

• Les notes sont internes et limitées à cinq mille caractères. Ce que le client doit lire relève du canal client ou du portail, pas de ce champ.