Suivi des offres de construction : configuration et usage quotidien

Ce que le chiffrage doit contenir avant de créer une offre

Une offre ne naît que d’un chiffrage qui porte déjà des postes. Le formulaire de création ne propose que les chiffrages de l’entreprise comportant des lignes, et un chiffrage vide est refusé, car une offre sans liste de prix n’est pas un document signable. La création exige le droit d’écriture sur les données, celui qui ouvre aussi le chiffrage à la modification ; la lecture se contente du droit de consultation.

Le numéro provient de la série des offres, préfixe AN avec l’année et compteur sur quatre positions. Titre, date de validité, texte d’introduction et taux de TVA sont repris du chiffrage, de même que le lien vers le client, l’affaire et le projet. Si le client doit signer dans le portail, son accès est créé au moment de l’envoi à partir de son adresse e-mail.

Comment la copie intègre les majorations aux prix imprimés

Le chiffrage tient séparés coût, majoration, frais généraux, risque et bénéfice et remise, alors que le client attend une liste de prix qui tombe juste. Home Builder Software calcule donc un facteur unique, le total net divisé par le sous-total des postes, et multiplie chaque prix unitaire par ce facteur. Les titres de section ne gardent ni quantité ni prix, et les lignes optionnelles restent hors du total.

L’écart d’arrondi est porté sur le poste chiffré le plus élevé, si bien que la somme des lignes imprimées égale exactement le total net imprimé. Comme il s’agit d’un instantané, une correction ultérieure du chiffrage ne touche plus l’offre. Tant que l’offre est un brouillon, titre, date de validité, texte d’introduction et conditions contractuelles restent modifiables ; les postes, non.

Relancer avec la tuile d’expiration et la colonne de validité

Le bandeau compte les offres ouvertes, leur volume, celles déjà signées et celles qui expirent à moins de sept jours. Ce dernier chiffre intègre volontairement les offres déjà périmées, puisque ce sont elles qui appellent le téléphone en premier, et la tuile passe au rouge dès qu’il dépasse zéro. La liste de travail s’ouvre triée par ancienneté, l’offre la plus ancienne en tête.

Une date dépassée apparaît en rouge dans sa colonne, ce qui donne l’ordre des relances sans passer par un rapport. La colonne de statut reprend la même prochaine étape que le tableau du pipeline, pour qu’une même affaire ne récolte pas un second vocabulaire en chemin. Numéro, titre, volume, ancienneté et date de validité se retrient depuis l’en-tête de colonne.

Envoi, retrait et enregistrement de la signature électronique

Envoyer au client demande un nom et une adresse e-mail, crée ou réutilise l’accès portail correspondant, met le statut à Envoyée, horodate l’envoi et enregistre l’adresse de signature sur le document. L’affaire liée passe au même instant en phase d’offre. À partir de là, le document est figé et les champs d’en-tête modifiables sont fermés.

Le client accepte avec son nom complet et une confirmation : nom, adresse, horodatage et adresse IP sont conservés comme signature électronique. Un refus consigne à la place un motif. Retirer ramène une offre envoyée, lue ou refusée à l’état de brouillon et efface les horodatages d’envoi et de décision, mais une offre signée est une pièce contractuelle et refuse le retrait.

De l’offre signée à la commande et au projet

Une offre acceptée est une commande, et la page ne s’arrête donc pas à la signature. La section Commande propose la reprise de l’affaire liée dès qu’elle se trouve en phase contrat. Cette reprise crée le projet, y rattache le chiffrage et l’offre et constitue le budget à partir des groupes de coûts du chiffrage, pour que le chantier ne démarre pas sur une page budgétaire vide.

Si le projet existe déjà, le même endroit y renvoie directement. Sans affaire rattachée, l’état vide indique explicitement que le projet doit être créé à la main plutôt que d’afficher un bouton sans effet. L’accès client ouvert pour la signature subsiste : c’est le même identifiant qui donnera ensuite accès à l’avancement, aux fichiers publiés et aux factures.

Exemple : l’offre pour Hearthstone Lot 44, suivie jusqu’à la signature

Le chiffrage de Hearthstone Lot 44, la maison de Nathan et Erin Cole à Apex, s’arrêtait à 480 000 dollars de sous-total des postes et, après les majorations d’en-tête, à 504 000 dollars de total net. Créer le devis en a figé la copie AN-2026-0003 et a multiplié chaque prix unitaire par le facteur 1,05 issu de la division des deux sommes : les fondations passent de 84 000 à 88 200 dollars, le gros œuvre de 210 000 à 220 500 dollars, les lots techniques de 96 000 à 100 800 dollars, les finitions de 90 000 à 94 500 dollars. Les quatre lignes imprimées redonnent 504 000 dollars au centime près.

Envoyer au client a pris le 10/09/2026 le nom et l’adresse d’Erin Cole, créé l’accès portail correspondant et horodaté l’envoi ; l’en-tête portait la validité du 10/10/2026, si bien que le document courait dans le décompte des expirations. Elle a signé le 24/09/2026 avec son nom complet, et nom, adresse, horodatage et adresse IP sont restés sur le document comme signature électronique — tout retrait était désormais refusé. Le bureau a tiré l’affaire en phase contrat sur le tableau, la section Commande a proposé la reprise, et celle-ci a créé le projet avec un budget bâti sur les groupes de coûts du chiffrage, l’accès né de la signature restant valable pour le chantier.

Suivi des offres de construction : à vérifier avant d’enregistrer

• Une offre ne peut être créée que depuis un chiffrage comportant des postes ; un chiffrage sans ligne est refusé.

• L’envoi fige le document : toute modification ultérieure suppose un retour au brouillon par un retrait.

• Une offre signée ne peut pas être retirée ; seules les offres envoyées, lues ou refusées repassent en brouillon.

• La somme des lignes imprimées égale toujours le total net imprimé, l’écart d’arrondi étant porté sur le poste le plus élevé.

Suivi des offres de construction : erreurs fréquentes

• Corriger un prix dans le chiffrage ne change rien à l’exemplaire détenu par le client. L’instantané est voulu : retirez l’offre, ou créez-en une nouvelle depuis le chiffrage corrigé.

• Une offre sans date de validité n’entre jamais dans le décompte des expirations. Elle reste chez le client sans jamais figurer parmi les relances à passer.

• La reprise en projet suppose l’affaire liée en phase contrat. Une offre signée sans affaire rattachée laisse au bureau la seule création manuelle du projet.