Champs, tables et imports personnalisés : configuration et usage quotidien

Accès aux Données personnalisées et fiches extensibles

L’écran s’ouvre sur /settings/custom-data et refuse toute action sans settings.manage. Le rôle Administrateur porte ce droit, le rôle Conduite de travaux non. Remplir un champ dans une fiche relève d’une autre question et demande seulement records.write, de sorte que le chantier écrit dans les champs définis par le bureau sans jamais toucher au modèle. Tranchez ce partage avant le premier champ : un champ obligatoire bloque ensuite l’enregistrement de la fiche pour toute personne qui l’ouvre, tant que la valeur manque.

Un champ appartient à une seule sorte de fiche. Le choix couvre les projets, les prospects avec chiffrages et offres, les clients, les sous-traitants, les demandes de service et les équipements. Client, projet, collaborateur et sous-traitant restent quant à eux des relations fixes vers leurs propres fiches maîtres. Un champ supplémentaire complète ces liens au lieu d’en remplacer un, car une relation reconstruite en liste de choix ruine toute analyse ultérieure qui s’appuie dessus.

Créer un champ personnalisé : type, obligation et valeurs

Créer un champ demande la sorte de fiche, un nom, le type de données et, pour une liste de choix ou une sélection multiple, les valeurs autorisées à raison d’une par ligne. Sont proposés le texte sur une ligne et multiligne, le nombre, le montant, le pourcentage, la date, la date et heure, l’adresse e-mail, le téléphone, l’adresse web, le oui/non et les deux sélections. Une clé stable dérivée du nom reste unique par sorte de fiche.

Modifier le champ rouvre l’ensemble : sorte de fiche, nom, type, valeurs, Obligatoire et Actif. Décocher Actif retire le champ des fiches sans supprimer une seule valeur, et c’est la manière prudente de le mettre de côté. La suppression enlève le champ avec toutes ses valeurs après confirmation, sans rien pour les ramener. Retirez une valeur de la liste et les anciennes fiches n’affichent plus rien dans ce champ jusqu’à ce que quelqu’un choisisse une valeur encore présente.

Tables personnalisées et enregistrements au quotidien

Créer une table personnalisée accepte un nom, une description et jusqu’à cinquante colonnes, chacune avec son nom, son type et, pour les colonnes de sélection, ses valeurs autorisées. Une colonne de sélection sans valeur est refusée par le message exigeant au moins une valeur. La table figure ensuite à droite de la page Données personnalisées avec son nombre d’enregistrements, et Ajouter un enregistrement ouvre un formulaire de ces colonnes exactement.

Les lignes existantes se modifient sur place : chaque ligne forme son propre formulaire avec son bouton d’enregistrement, la suppression voisine demandant d’abord confirmation. Les règles de type valent pour chaque cellule comme pour un champ de fiche ; une colonne de pourcentage n’accepte rien hors de 0 à 100 et une sélection multiple écarte en silence les valeurs absentes de sa liste. Supprimer la table emporte ses enregistrements, ce que la confirmation annonce avant l’action.

Droits sur le modèle de données et journal d’audit

Chaque modification du modèle inscrit son propre événement : custom_field.created, custom_field.updated et custom_field.deleted pour les champs, custom_data_set.created et custom_data_set.deleted pour les tables, custom_data_record.updated et custom_data_record.deleted pour leurs lignes. Remplir les champs supplémentaires d’une fiche produit custom_fields.values_updated avec la sorte et l’identifiant de la fiche, et un import achevé produit contacts.imported avec le nombre de créations et de mises à jour.

L’appartenance est vérifiée à côté du droit, jamais à sa place. Un champ, une table ou une ligne d’une autre entreprise répond 404 plutôt que 403, et la route des valeurs résout la fiche visée par la portée propre à cette fiche, celle des projets incluant la liste d’accès à laquelle une personne restreinte est rattachée. Un champ supplémentaire n’ouvre donc jamais un chantier que la navigation garde fermé, et un identifiant deviné dans l’adresse ne mène nulle part.

Import de contacts CSV et XLSX vers la liste clients

Importer des contacts se trouve sur /settings/import et demande records.write. Téléversez un fichier CSV, TXT ou XLSX de 10 Mo au plus dont la première ligne porte les en-têtes de colonnes. Le lecteur reconnaît seul la virgule, le point-virgule et la tabulation, convertit le Windows-1252 en UTF-8 et reprend jusqu’à 2000 lignes ; d’un classeur XLSX il ne lit que la première feuille. L’aperçu montre les premières lignes du fichier et le formulaire de correspondance vient dessous.

Seule la correspondance du nom ou de la raison sociale est obligatoire ; e-mail, téléphone, rue, code postal et ville restent facultatifs, et les listes proposent déjà l’en-tête qui convient. À l’import, une ligne sans nom est ignorée, un contact connu sous la même adresse e-mail est mis à jour, et le reste devient un client actif portant le numéro KD suivant et l’indicatif pays. Le message final nomme les deux chiffres.

Exemple chiffré : champ personnalisé et import de contacts chez Cedar Ridge

Chez Cedar Ridge Homes, le budget d'aménagement intérieur doit se lire dans la fiche de chantier. Le bureau crée donc, pour les projets, un champ monétaire Interior allowance et une liste de choix Warranty package dont les valeurs Standard et Extended occupent chacune leur ligne. Sur Willow Creek Lot 27, la coordinatrice saisit 14 500,00 dollars et retient Extended ; la fiche s'enregistre sans obstacle, les deux champs restant facultatifs. Un champ de pourcentage Retainage rate posé sur les sous-traitants accepte la valeur 10 et refuse la faute de frappe 140, la plage s'arrêtant à cent. Rebaptisé Design allowance une semaine plus tard, le champ garde ses 14 500,00, la clé forgée à la création ne bougeant pas.

Après le salon de l'habitat du printemps, le fichier home-show-leads.csv aligne une ligne d'en-tête et soixante-quatorze lignes de contacts, loin du plafond de deux mille. L'aperçu détecte seul le point-virgule ; nom, e-mail et téléphone sont associés dans le formulaire placé dessous. Trois lignes sans nom sont sautées, onze adresses déjà connues mettent à jour leurs fiches, et les soixante restantes deviennent des clients actifs dotés des numéros suivants. Le message final annonce soixante créations et onze mises à jour, le journal consigne contacts.imported avec ces deux chiffres, et relancer le même fichier ne ferait que répéter les mises à jour au lieu de doubler la liste.

Champs, tables et imports personnalisés : à vérifier avant d’enregistrer

• Chaque écran des Données personnalisées exige settings.manage ; remplir les champs supplémentaires d’une fiche demande records.write à la place.

• Une liste de choix ou une sélection multiple ne s’enregistre pas tant qu’elle ne porte pas au moins une valeur.

• Un champ de pourcentage n’accepte que des valeurs de 0 à 100, et une sélection multiple écarte celles qui sont hors de sa liste.

• Supprimer un champ efface toutes ses valeurs, et supprimer une table personnalisée efface tous ses enregistrements.

• L’import n’écrit rien avant l’envoi de la correspondance ; l’aperçu ne vit que dans la session.

Champs, tables et imports personnalisés : erreurs fréquentes

• Rendre un champ obligatoire après coup bloque le prochain enregistrement de chaque fiche existante. Créez-le d’abord inactif, complétez l’historique des fiches, puis activez Obligatoire et Actif ensemble.

• Si les données d’un classeur XLSX se trouvent sur la deuxième feuille, l’import revient vide, seule la première étant lue. Déplacez cette feuille en tête ou exportez-la en CSV avant de la téléverser.

• Une liste sans colonne e-mail crée un numéro client par ligne ; relancer le même fichier double donc les contacts. Associez la colonne e-mail dès que le fichier source en possède une.