Gestion documentaire de chantier : configuration et usage quotidien

Backend de stockage et arborescence avant le premier téléversement

Sous Paramètres puis Stockage, l’entreprise lit où vont les octets : stockage plateforme, compartiment S3 ou cible SFTP, configuré par L&I IT-solutions depuis son menu d’administration pour la licence de l’entreprise ; une autre cible se demande au support et ne se saisit jamais ici. L’activation se mérite : la plateforme dépose sur la cible un petit fichier privé au contenu aléatoire, le relit pour vérifier qu’il revient identique, puis l’efface même quand la comparaison a échoué. La page nomme ensuite le backend actif, l’espace occupé, la date du dernier contrôle et son temps de réponse. Rien n’est servi depuis une adresse publique : la liste porte les métadonnées, les fichiers restent derrière des routes contrôlées.

L’arborescence appartient à l’entreprise. Chaque nouvelle entreprise démarre avec la même structure, les phases de projet comme conteneurs, les types de documents à l’intérieur et une boîte de réception à côté, et les fichiers ne vivent que dans les feuilles. Renommer un dossier ne déplace aucun fichier, car le chemin stocké reste un identifiant anglais fixe pendant que l’arbre montre le nom traduit ou saisi. Supprimer un dossier envoie ses documents vers la boîte de réception.

Téléverser un fichier et faire passer la révision A en B

Le formulaire demande le projet, le dossier et le fichier. Le type n’est plus demandé : le dossier le détermine, et dans la boîte de réception c’est l’extension qui décide. Sont admis le PDF, les images en PNG, JPG ou WEBP, les fichiers bureautiques comme TXT, CSV, XLSX et DOCX, les archives ZIP et les modèles glTF, jusqu’à 20 Mo. La limite affichée est la plus petite valeur applicable.

Le nom affiché est le nom d’origine sans extension. Le premier téléversement d’un nom dans un projet commence à la révision A ; le même nom ensuite produit la lettre suivante et bascule toutes les versions antérieures en remplacé, dans une transaction qui empêche deux téléversements simultanés de revendiquer la version en vigueur. Le dépôt fonctionne sur toute la page, ou directement sur une ligne de dossier. Une photo mène ensuite à l’inspection.

Retrouver le plan en vigueur par recherche, dossier et type

La barre de filtres commence par la recherche libre, qui porte sur le nom de fichier et sur le dossier, y compris le libellé traduit et les anciens noms de dossiers. Le terme que vous lisez à l’écran retrouve donc ce que la colonne stocke sous forme d’identifiant. Projet, dossier et type resserrent encore, le dossier figure dans l’adresse et devient un lien partageable, et les fichiers récents restent en haut.

La colonne Révision donne la lettre, la colonne de statut dit en vigueur ou remplacé. Seul en vigueur part sur le chantier ; remplacé demeure comme historique et rend démontrable l’état sur lequel on a construit. Le bandeau de chiffres compte fichiers, plans en vigueur et stockage exactement pour les lignes filtrées, tandis que la barre d’état indique le stockage plateforme de toute l’entreprise, filtre ou non.

Droit de saisie chantier, droit projet et contrôles du téléchargement

Ouvrir la liste demande projects.view. Le téléversement demande site.write, le droit qui permet à un rôle de terrain de saisir rapports journaliers, réserves, RFI et documents sans toucher aux données commerciales. Lancer une inspection photo et ajouter un constat à la main relèvent aussi de site.write ; accepter ou refuser une inspection exige projects.manage. Un document n’a pas de colonne d’entreprise propre : c’est le projet qui décide de l’appartenance.

Chaque téléchargement passe par une route qui vérifie projet et entreprise, ouvre un flux privé et ne transmet au navigateur que le nom d’origine. L’aperçu fait de même pour les images. La visionneuse peut être désactivée dans les paramètres de confidentialité ; active, elle affiche localement, sans adresse de fichier publique. Partager dans le portail client se décide fichier par fichier et reste désactivé par défaut.

Inspection photo, registres projet et portail client

Inspecter la photo part d’une ligne photo. Vous décrivez uniquement des critères visibles, joints, dommages, étanchéité ou sécurité, et pouvez joindre des points de contrôle ainsi qu’une étape du planning pour laquelle l’inspection sert de preuve. Les constats reviennent en cadres numérotés, colorés selon la gravité, posés sur l’image protégée ; les coordonnées sont exprimées en pourcentage et restent justes sur un téléphone. Sans modèle d’image, une inspection manuelle est créée.

Les constats issus d’un modèle démarrent en validation en attente et une personne les accepte ou les refuse. Si l’entreprise active le bypass, l’acceptation devient automatique, mais l’usage du modèle, les constats et le mode restent journalisés. Documents forme aussi un registre du dossier projet, l’arbre filtré se plaçant à côté du planning et des tâches. Ce que l’acquéreur dépose par le portail arrive dans la boîte de réception.

Exemple de document : le plan de charpente S-301 de la révision A à C

Le 12/06/2026, Alicia Reyes dépose le fichier Roof framing plan S-301.pdf sur le dossier Plans de la phase Construction de Willow Creek Lot 27. Le dossier impose le type Plan, le nom affiché perd seulement son extension, et la feuille démarre en révision A avec 1,6 Mo. Trois semaines plus tard, le fabricant de fermes déplace deux fermes porteuses ; le fichier corrigé arrive sous exactement le même nom, devient la révision B à 1,8 Mo et bascule A en remplacé dans la même transaction. Le 14/08/2026, une troisième édition s’enregistre en révision C à 1,9 Mo : un seul nom porte désormais trois feuilles, dont une seule se lit en vigueur.

Sur le chantier, Travis Nguyen tape S-301 dans la recherche libre, resserre sur le type Plan et obtient la révision C en tête ; les deux feuilles remplacées restent listées dessous et prouveront plus tard quelle implantation de fermes a été posée d’après quelle édition. Son téléchargement passe par la route contrôlée, est vérifié contre le projet et l’entreprise, puis remet au téléphone le nom d’origine Roof framing plan S-301.pdf. Le bandeau de chiffres recompte à chaque téléversement : les trois éditions ajoutent trois fichiers, un seul plan en vigueur de plus, et 5,3 Mo de stockage pour ce filtre, la somme des trois feuilles.

Gestion documentaire de chantier : à vérifier avant d’enregistrer

• Un nom de fichier déjà présent dans le projet crée la révision suivante et marque toutes les versions antérieures comme remplacées, en une transaction.

• La limite de taille annoncée est la plus petite valeur entre la règle applicative et les deux réglages du serveur, jamais une promesse intenable.

• Un téléchargement ou un aperçu est refusé si le projet du document n’appartient pas à l’entreprise de la personne qui demande.

• Supprimer un dossier ne supprime jamais un document : tout son contenu rejoint la boîte de réception et le nombre est annoncé.

• Les constats d’un modèle d’image attendent l’acceptation ou le refus d’une personne, sauf si le bypass d’entreprise est actif.

Gestion documentaire de chantier : erreurs fréquentes

• Renommer un fichier avant de le renvoyer pour garder les deux versions. Un autre nom ouvre une nouvelle série de révisions à la lettre A, et le plan censé être remplacé reste affiché en vigueur à côté.

• Compter sur 20 Mo alors que le serveur en autorise moins. Réglez upload_max_filesize et post_max_size au moins à cette valeur dans le déploiement, sinon le formulaire affichera honnêtement la limite inférieure.

• Prendre la boîte de réception pour un classement. Tout ce qui n’est pas reconnu y atterrit, ancien nom de dossier, dépôt du portail ou faute de frappe, et ce qui y reste échappe aux dossiers de phase.