Gestion des utilisateurs du logiciel : configuration et usage quotidien

Où se trouve la gestion des comptes et qui peut l’ouvrir

L’onglet Utilisateurs voisine avec Rôles et droits dans le groupe Personnes de la navigation des paramètres. Son ouverture réclame l’autorisation users.manage ; sans elle, l’entrée n’est même pas rendue et l’adresse répond 403. L’administrateur créé lors de l’inscription la possède, et n’importe quel rôle maison peut la recevoir. Le tableau affiche une ligne par collaborateur avec nom, e-mail, rôle, état de la double authentification et date de création, suivie des actions permises au compte qui regarde.

Deux points méritent d’être réglés avant la première invitation. Les rôles voulus doivent déjà exister, puisque le rôle se choisit pendant la création de la fiche et ne peut rester vide. Les listes maison derrière fonction et bureau se remplissent de ce que chacun saisit : convenir d’une orthographe dès le départ évite deux versions de la même agence dans l’annuaire du personnel.

Créer un collaborateur avec rôle, coordonnées et taux horaire

Ajouter un collaborateur ouvre une page dédiée plutôt qu’une barre au-dessus du tableau. Nom et rôle sont obligatoires, l’adresse ne l’est pas, car figurer sur la liste des équipes et disposer d’un accès sont deux choses différentes. Le formulaire recueille aussi fonction, téléphone, mobile, bureau et taux horaire, et il peut activer la restriction par chantier en cochant les projets autorisés dans la foulée. Fonction et bureau adoptent une valeur inconnue et la proposent ensuite à tout le monde.

Chaque fiche de contact porte ensuite deux boutons. Modifier les coordonnées rouvre adresse, fonction, téléphone, mobile, bureau et taux ; modifier l’accès aux chantiers rouvre la restriction et sa liste. Une adresse saisie plus tard est précisément ce qui transforme une fiche d’équipe en compte de connexion. Vider ce champ lors d’une modification ne produit rien, car une saisie vide vaut absence de valeur et jamais consigne de retirer son accès quotidien à quelqu un.

Invitation, lien de mot de passe et double authentification

Enregistrer une fiche pourvue d’une adresse déclenche l’invitation immédiatement, et la confirmation nomme la boîte destinataire. Le message contient un lien permettant de choisir un mot de passe d’au moins dix caractères. Si le serveur de messagerie refuse, le compte existe malgré tout et l’avertissement indique clairement que la lettre n’est pas partie. Envoyer le lien de mot de passe recommence depuis la liste une fois la boîte joignable.

Le compte appartient ensuite à son titulaire, qui l’entretient depuis Mon compte. On y trouve le nom affiché, la langue de l’interface et le mot de passe, ainsi que l’interrupteur qui ajoute à chaque connexion un code à six chiffres valable dix minutes. Un changement de mot de passe déconnecte au même instant les autres appareils. La langue est rattachée au compte : se connecter depuis un autre poste conserve le français, l’anglais ou l’allemand.

Actions de compte protégées et traces du journal d’audit

Toute écriture sous les routes settings.users est rattachée à users.manage par le contrôle central des mutations ; un bouton jamais affiché ne constitue donc pas la protection. L’attribution du rôle administrateur reste en outre réservée aux administrateurs, ce qui empêche une gestion des comptes d’envoyer les pleins pouvoirs vers une boîte qu’elle contrôle. Nul ne supprime le compte avec lequel il travaille, et le dernier administrateur actif ne peut être ni retiré ni basculé sur un autre rôle.

Chaque étape laisse une entrée datée avec la personne agissante et l’adresse d’appel. La création écrit user.created ou user.invited, avec l’indication du départ effectif du lien ; suivent user.password_link_sent, user.contact.updated, user.project_access.updated avec les chantiers autorisés, user.role.updated et user.deleted. Les points de terminaison configurés sous Intégrations s’abonnent aux mêmes événements et reçoivent le même contenu, de quoi tenir la paie ou l’annuaire à jour sans export manuel.

Ce que la fiche alimente en planification, tâches et messagerie

La fiche se lit ailleurs plutôt que de se ressaisir. Téléphone, mobile et bureau apparaissent dans l’annuaire du personnel et dans les contacts rapides du chat, le taux horaire est proposé lors de la validation des heures pour que le coût réel ne reste pas à zéro, et le nom est ce à quoi le plan de postes, les tâches et la conduite de travaux attribuent du travail. La restriction par chantier réduit listes, fiches, recherches et réponses API aux projets autorisés.

Supprimer ne touche donc jamais au seul accès. La demande de confirmation compte ce qui pend encore à la personne, et la suppression rend ce travail : les postes futurs repassent en non pourvu, où l’analyse des manques les retrouve, les tâches ouvertes perdent le partant et redeviennent disponibles, et le passé reste intact comme preuve de qui a travaillé. Les sessions stockées sur la connexion de contrôle disparaissent au même moment.

Exemple : un nouvel employé, de l’invitation aux premières heures validées

Cedar Ridge Homes embauche Evan Porter comme chef charpentier pour le bureau de terrain d’Apex. Sa fiche est saisie dans l’onglet Utilisateurs : rôle chantier, fonction Lead Framer, bureau Apex · Field Office, téléphone +1 919 555 0114, mobile +1 984 555 0114 et taux horaire de 34,50 dollars. Comme l’adresse evan.porter@cedarridgehomes.example figure aussi sur la fiche, l’enregistrement envoie l’invitation aussitôt, et Evan choisit le soir même son mot de passe d’au moins dix caractères. Le formulaire active dans la foulée la restriction par chantier et coche Willow Creek Lot 27 et Harper Station Townhomes, les projets où il travaillera vraiment.

Dès la première semaine, la fiche fait son travail. Les collègues trouvent ses deux numéros dans l’annuaire du personnel et les contacts rapides du chat, sa liste de projets se borne à la paire autorisée, et les vingt-quatre autres affaires de Cedar Ridge lui restent invisibles. Le vendredi, la conduite de travaux valide 38,5 heures saisies, la validation propose les 34,50 dollars enregistrés, et Willow Creek Lot 27 porte 1 328,25 dollars de coût réel de main-d’œuvre au lieu d’une case vide. Le journal d’audit conserve user.invited et user.project_access.updated avec les deux chantiers, de quoi retrouver des mois plus tard qui a créé le compte et quand.

Gestion des utilisateurs du logiciel : à vérifier avant d’enregistrer

• Toute route d’écriture sous settings.users exige users.manage, et le serveur rejette la requête même si le bouton n’a jamais été affiché.

• Seul un administrateur attribue le rôle administrateur ; un porteur de users.manage qui essaie est arrêté par un 403 avant enregistrement.

• Le dernier administrateur actif ne peut être ni supprimé ni transféré vers un autre rôle tant que personne d’autre ne le porte.

• Une adresse e-mail doit rester unique sur la plateforme, et un champ d’adresse vidé ne supprime jamais un accès existant.

• Supprimer le compte avec lequel on est connecté est refusé par un 422, quel que soit le rôle porté dans l’entreprise.

Gestion des utilisateurs du logiciel : erreurs fréquentes

• Créer un collaborateur sans adresse puis attendre l’invitation : aucune n’est partie. La ligne affiche Pas encore d’accès ; saisissez l’adresse sur la fiche de contact puis utilisez Envoyer le lien de mot de passe.

• Un taux horaire laissé vide fait valoriser les heures validées à zéro. Renseignez-le dès la création, sinon la validation des heures n’a plus rien d’exploitable à proposer.

• Supprimer un compte pour mettre quelqu un de côté quelques semaines rend aussi ses postes futurs et ses tâches ouvertes à l’entreprise. Déclarez plutôt une absence sous Personnel et affectation : le champ Motif y sépare maladie et congés, et le compte reste intact.