Historique unifié des activités : configuration et usage quotidien

Où l’historique apparaît et qui peut y écrire

Aucun module distinct n’est à ouvrir. La section intitulée Historique et protocole est rendue dans la fiche détaillée et porte le bouton Ajouter une entrée, visible seulement avec records.write. La lecture reste ouverte à toute personne autorisée sur la fiche, y compris pour les entrées écrites par d’autres. Un chef d’équipe limité à deux chantiers voit le fil complet de ces deux-là et rien des autres, la section étant rattachée à la fiche et non à une liste séparée.

La liste suit la date de l’événement, la plus récente d’abord, l’identifiant départageant les ex aequo. Chaque ligne affiche le type sous forme d’état coloré, l’objet ou la mention Sans objet, la date avec l’heure et le nom de l’auteur. Un utilisateur supprimé depuis reste visible à cet endroit, l’auteur étant chargé y compris parmi les fiches supprimées : une entrée sans auteur ne vaudrait rien dans un litige sur ce qui avait été convenu.

Ajouter une note, un compte rendu ou une photo de chantier

Ajouter une entrée ouvre un formulaire à part plutôt qu’un encadré dans la page. Le type propose Note, Commentaire, Réunion, Procès-verbal et Photo ; E-mail, Chat et Système en sont absents à dessein, ces entrées venant de la messagerie, du chat et des traitements système. La date et l’heure sont préremplies à la minute courante et peuvent être ramenées au moment où l’appel, la visite ou la réunion a réellement eu lieu.

L’objet accepte 160 caractères, le contenu 10 000. L’un des deux doit exister : une entrée sans texte ni photo est refusée par le message demandant un contenu ou une photo. Une photo peut être JPG, PNG ou WebP jusqu’à 15 Mo, et dès qu’un fichier est joint le type passe à Photo quel que soit le choix fait. Le fichier va dans le stockage de l’entreprise sous protocols, son nom d’origine restant dans les métadonnées.

Lire la chronologie pendant le chantier

Donnez un objet aux comptes rendus et aux réunions. Les entrées sans titre s’affichent comme Sans objet, et vingt d’entre elles à la suite ne servent plus à rien dès qu’une échéance est contestée. C’est la date saisie qui ordonne la liste : une note tapée le lundi sur la visite du vendredi appartient au vendredi, pas au moment de la frappe. Il en va de même d’un appel consigné le lendemain matin, cas courant au bureau.

Les photos ne s’affichent pas dans la page ; l’entrée porte le bouton Ouvrir la photo, qui délivre le fichier en téléchargement. Une entrée existante ne se modifie pas, puisqu’elle consigne ce qui a été dit ; une rectification prend donc la forme d’une nouvelle entrée plutôt que d’une réécriture. C’est aussi pour cela que la suppression reste le seul retour en arrière et que le bouton correspondant demeure étroitement encadré.

Suppression, téléchargement des photos et portée d’un accès limité

La suppression apparaît sur vos propres entrées et, avec records.write, sur toutes. Les entrées e-mail, chat et système n’en portent aucune, le message d’origine vivant dans son propre module. La suppression retire la photo du stockage de l’entreprise dans le même mouvement et inscrit protocol.deleted au journal avec l’identifiant de l’entrée ; la création y inscrit protocol.created avec la sorte de fiche, son identifiant et le type d’entrée.

Ni le téléchargement ni la suppression ne se fient au seul identifiant. L’entreprise est vérifiée d’abord, puis la fiche portant l’entrée est résolue avec la portée qui lui est propre. Une personne rattachée à deux chantiers n’atteint donc pas les photos de visite d’un troisième en incrémentant un numéro dans l’adresse. Le fichier part en flux avec l’en-tête nosniff et son type enregistré, jamais sous forme de lien ouvert.

E-mail, chat portail et suppression de réserve dans une chronologie

Lorsqu’un message entrant ou sortant est rattaché à une fiche dans la messagerie, une entrée e-mail naît ici avec l’objet comme titre, le corps comme texte et l’heure d’envoi ou de réception comme date. L’identifiant de message empêche une nouvelle synchronisation de classer deux fois le même courrier. Le chat écrit une entrée par message sur le projet ou le client derrière le canal et note la visibilité portail dès que le canal est ouvert au client.

Le fil survit à la fiche qui le porte. Quand une suppression de réserve proposée par l’assistant est approuvée, les entrées passent d’abord au projet et l’écran de validation en annonce le nombre, pour que photos de visite et notes ne disparaissent pas avec le numéro de la réserve. Les champs personnalisés figurent sur ces mêmes fiches au-dessus de l’historique, ce qui permet de lire un dossier de chantier d’un bout à l’autre.

Exemple de terrain : une visite de chantier entre dans l'historique du projet

Le mardi après-midi, le conducteur de travaux parcourt Cypress Point Lot 9 avec la famille Sandoval et convient de déplacer la prise de l'îlot de cuisine avant la fermeture des cloisons. La saisie n'arrive que le mercredi : type Meeting, objet Pre-drywall walk with the Sandovals, et l'horodatage ramené au mardi 15 h 40, ce qui classe l'entrée sous la visite elle-même et non sous le mercredi. Une seconde entrée porte la photo de l'ossature, un JPG de 9 Mo sous la limite des 15 Mo ; dès la pièce jointe, le formulaire bascule le type sur Photo. Les deux lignes se rangent côte à côte dans l'après-midi du mardi, auteur et heure en regard.

En novembre, la famille conteste la ligne de facture de 640,00 dollars pour la prise déplacée. La chronologie répond sans fouiller les boîtes mail : l'entrée de réunion d'août nomme le déplacement convenu, le bouton Open photo livre l'image de l'ossature repérée à la craie, et entre les deux figure l'entrée e-mail portant le devis de l'électricien, insupprimable ici parce qu'elle appartient au module de messagerie. Quand le prix avait d'abord été noté 604,00 par erreur, la coordinatrice n'a rien réécrit ; un commentaire du lendemain donne le chiffre exact, si bien que les deux montants restent lisibles le jour où la question arrive.

Historique unifié des activités : à vérifier avant d’enregistrer

• Ajouter une entrée n’apparaît qu’avec records.write ; lire la chronologie ne demande que l’accès à la fiche qui la porte.

• Une entrée sans texte ni photo est refusée, et joindre une photo impose le type Photo à l’entrée.

• Les entrées e-mail, chat et système ne se suppriment pas ici ; elles appartiennent au module qui les a écrites.

• Un téléchargement de photo revérifie l’entreprise et résout la fiche parente avant qu’un octet quitte le stockage.

• Création et suppression d’une entrée sont consignées au journal avec l’identifiant et la fiche concernée.

Historique unifié des activités : erreurs fréquentes

• Laisser la date sur la minute courante transforme une semaine de saisie tardive en un bloc indistinct. Réglez le champ sur le jour et l’heure réels de l’événement, non sur le moment de la frappe.

• Une photo prise au téléphone dépasse souvent 15 Mo et se voit refusée au téléversement. Réglez l’appareil sur une taille plus petite, ou joignez l’image au rapport journalier de la journée concernée.

• Les entrées ne se modifient pas. Un chiffre erroné se corrige par une seconde entrée qui le dit ; supprimer la première efface la trace utile le jour où la facture est contestée.