Gestion des prospects dans la construction : configuration et usage quotidien

Fiches clients et libellés requis avant la première demande

Une demande pointe vers une fiche client : le fichier clients doit donc contenir le demandeur avant ou pendant la saisie. Le sélecteur accepte les fiches de type client au statut actif ou client potentiel et propose un lien de création qui ouvre le formulaire déjà réglé sur client potentiel. Adresse et interlocuteur restent ainsi à un seul endroit, et la même fiche deviendra active plus tard sans nouvelle saisie.

La prochaine étape peut être du texte libre, mais un libellé d'entreprise offre une meilleure base. Les libellés se gèrent dans les paramètres et portent un nom, une tonalité sémantique et une couleur ; en choisir un fixe l'intitulé et la couleur de ligne en même temps. Les étapes livrées, comme rappel à effectuer ou chiffrage promis, sont des clés stables traduites dans la langue active.

Remplir le formulaire de demande et sa numérotation automatique

Le formulaire demande un intitulé de 150 caractères au plus, le client, le lieu, le volume de commande attendu en euros HT et la prochaine étape. Intitulé et client sont obligatoires, le reste peut rester vide. Le volume est un nombre et non une fourchette ; il alimente la ligne de total et les chiffres du pipeline, ce qui rend une estimation honnête plus utile qu'un chiffre de remplissage.

L'enregistrement attribue lui-même le numéro. Le préfixe suit l'étape depuis laquelle le formulaire a été ouvert, l'année est l'année courante et la séquence est le plus haut numéro de l'année pour l'entreprise augmenté de un, complété sur quatre chiffres. La date d'entrée d'étape prend le jour même, le statut passe à ouvert et l'utilisateur connecté devient responsable.

Surveiller la demande la plus ancienne et les puces d'étape

La liste se trie par date d'entrée dans l'étape, la plus récente en tête, et affiche les trois chiffres utiles à la relance : combien de demandes sont ouvertes, ce qu'elles représentent ensemble et l'âge de la plus ancienne en jours. Un âge qui grimpe signale un dossier oublié, et la colonne des jours désigne lequel. La ligne de total additionne les montants visibles.

Chaque ligne porte une puce de prochaine étape, c'est-à-dire la promesse faite à l'appelant. Travailler la liste consiste à faire tourner ces puces : un rappel dû devient un premier rendez-vous, un premier rendez-vous devient un chiffrage promis. La puce se modifie dans le dossier, par un autre libellé ou par le texte libre, et la couleur de ligne suit immédiatement le choix.

Responsable, records.write et l'entrée de journal à l'enregistrement

La lecture demande records.view, la création et la modification records.write, que la barrière centrale applique à chaque route d'écriture du module. Le responsable est repris du compte qui a créé le dossier et se change ensuite vers tout utilisateur actif de l'entreprise ; un utilisateur d'une autre entreprise est refusé comme invalide. Le choix du client est contrôlé de la même façon contre l'entreprise.

Chaque modification écrit une entrée de journal, et le même enregistrement peut changer étape, date d'étape, prochaine étape, responsable, statut et date de validité. Le statut accepte ouvert, gagné ou perdu : une affaire sans suite se clôt au lieu d'être supprimée et reste consultable. Une restriction par chantier ne masque pas les demandes, une affaire ne portant pas encore de projet.

Du dossier de demande vers chiffrage, offre et pipeline

Le dossier propose ce que son état permet. Sans chiffrage, il propose d'en créer un, client, affaire et intitulé déjà renseignés. Avec un chiffrage, il l'ouvre et propose, tant qu'aucune offre n'existe, d'en générer une. Avec une offre, il ouvre l'offre. En étape contrat s'ajoute la conversion en projet ; les étapes antérieures indiquent clairement qu'elle n'est pas encore possible. Un dossier clos annonce simplement qu'il ne reste rien à traiter.

Au-delà du dossier, la demande est l'écriture même que dessine le pipeline. La déplacer vers chiffrage ou offre la retire de cette liste, qui ne tient que la première étape, et elle réapparaît dans la liste du module correspondant. La fiche client suit tout le trajet : le client potentiel devient actif au moment de la conversion, et le projet conserve le même identifiant.

Exemple : de l'appel au dossier L-2026-0613

Le matin du 19 août 2026, Elena et Marcus Webb appellent Cedar Ridge Homes LLC pour une maison d'architecte sur Juniper Bend Lot 5, à Raleigh. La collègue au téléphone ouvre le formulaire de saisie, tape l'intitulé, crée les Webb comme client potentiel par le lien du sélecteur sans quitter le formulaire, indique Raleigh comme lieu et saisit 412 000 dollars de volume net attendu. Comme prochaine étape, elle choisit le libellé de rappel. L'enregistrement attribue L-2026-0613, un cran au-dessus du plus haut numéro de l'année, fixe le 19 août comme entrée d'étape et l'inscrit comme responsable.

La liste refait le calcul aussitôt. Les demandes ouvertes passent de cinq à six, le total grimpe de 3 855 000 à 4 267 000 dollars, et l'âge affiché reste 42 jours, la doyenne demeurant le paquet Copper Creek du 8 juillet. Le compteur de navigation indique six sans rechargement. Après le rappel, la collègue passe la puce du dossier à premier rendez-vous et la ligne prend la couleur du libellé ; le jour où les Webb partent en chiffrage, l'écriture quitte cette liste, réapparaît là-bas et garde L-2026-0613 pour toute sa vie.

Gestion des prospects dans la construction : à vérifier avant d’enregistrer

• Intitulé et client sont obligatoires ; le client doit être une fiche d'entreprise de type client au statut actif ou potentiel.

• Le numéro est attribué à l'enregistrement depuis la plus haute séquence de l'année, sur quatre chiffres, et ne se saisit pas.

• Un responsable appartenant à une autre entreprise est refusé comme invalide, tout comme un client étranger à l'entreprise.

• La liste ne contient que la première étape au statut ouvert ; un dossier déplacé ou clos en sort aussitôt.

• Chaque modification du dossier écrit une entrée de journal nommant l'enregistrement concerné.

Gestion des prospects dans la construction : erreurs fréquentes

• Sans libellé choisi, la prochaine étape reste du texte libre et s'affiche tel quel dans toutes les langues. Une phrase écrite en allemand le restera pour un collègue français, ce qui rend les libellés plus sûrs.

• Le volume désigne le montant de commande attendu HT, pas le prix d'une offre. Laissé à zéro, le dossier manque au total et aux chiffres du pipeline, et l'entonnoir paraît plus mince qu'il n'est.

• Ouvrir le formulaire depuis une autre étape modifie le préfixe du numéro et la page d'arrivée après enregistrement. Pour une véritable première demande, partez de la liste des prospects.