Modèles de documents multilingues : configuration et usage quotidien

Le paquet livré, ses langues et l’accès au catalogue

Lire le catalogue demande records.view, que portent par défaut tous les rôles sauf la paie. Une entreprise fraîchement installée y trouve le paquet système : facture de situation, facture finale et avoir, relance de premier et de deuxième niveau, contrat de construction et avenant, constat de retard et réserve technique écrite, procès-verbal de réception, rapport d’avancement et rapport journalier, l’offre, enfin deux textes d’e-mail pour un rappel de paiement et une confirmation de rendez-vous.

Chacun existe en une ligne par langue, et le nom lui-même est traduit, de sorte qu’un collègue cherche la formulation sous son intitulé courant sans deviner le mot d’une autre langue. Le bandeau d’indicateurs au-dessus du tableau annonce le nombre de lignes affichées ainsi que le nombre de types et de langues, et il se recalcule sur l’ensemble filtré : les chiffres correspondent donc toujours aux lignes qui suivent.

Personnaliser une ligne système et enregistrer la version d’entreprise

L’action placée à droite d’une ligne ouvre l’éditeur. Sur une ligne système, un avis annonce d’abord que l’enregistrement créera une copie appartenant à votre entreprise. Quatre champs composent le formulaire : le nom sur 160 caractères au plus, le type, la langue et le contenu sur 100 000 caractères au plus. Les variables écrites entre doubles accolades, dont le numéro de document, le nom du projet et le contenu, sont conservées telles quelles.

L’enregistrement d’une ligne système la duplique, marque la copie comme propriété du mandant et fait passer la version de un à un virgule un, tandis que la source garde son texte et son numéro. Une version d’entreprise avance simplement d’une sous-version à chaque enregistrement. Vous revenez ensuite à la liste, déjà filtrée sur la langue et le type que vous venez d’écrire, la nouvelle ligne sous les yeux.

Lire la liste groupée, ses filtres et ses indicateurs

Les lignes se groupent par type dans un ordre fixe plutôt qu’alphabétique, ce qui maintient les factures en tête, là où un constructeur regarde d’abord, suivies des offres, contrats, courriers, e-mails et rapports. Chaque groupe annonce son effectif. Dans le groupe, les colonnes donnent le nom, la langue, la version, la source et la date de modification, et la source est la cellule décisive : elle sépare l’original livré de la version écrite par votre bureau.

Deux filtres resserrent le tableau. Le filtre de type s’appuie sur la liste fixe des six types, celui de langue sur les langues de l’installation. À l’ouverture sans paramètre, votre langue d’interface est présélectionnée ; un filtre de langue explicitement vidé signifie toutes les langues, et une valeur inconnue retombe sur le même affichage. Comme les deux filtres reposent sur des listes fermées, une adresse retouchée à la main ne ramène rien d’étranger.

Qui peut écrire un modèle et ce que retient la trace de version

Écrire demande records.write, exigé par la couche de contrôle sur chaque route d’écriture du module avant même le contrôleur. Une ligne appartenant à une autre entreprise répond 404 au lieu de montrer son texte, et le mandant est réaffecté à l’enregistrement : un identifiant recopié ne fait donc pas voyager un modèle. La lecture reste liée à records.view, ce qui laisse la conduite de travaux connaître la formulation sans pouvoir la modifier.

Chaque enregistrement écrit une entrée d’audit avec l’identifiant du modèle et la nouvelle version. La version et la date de modification forment toute la trace et répondent à la question du terrain : quand la relance a-t-elle bougé pour la dernière fois, et la ligne imprimée le mois dernier est-elle encore la bonne. Les lignes système gardent la version un aussi longtemps qu’elles existent.

Où les types rejoignent facture, contrat et courrier

Les types portent le nom des documents que produit le reste du logiciel. Le type factures couvre la facture de situation, la facture finale et l’avoir émis par la comptabilité ; le type contrats couvre le contrat de construction et l’avenant ; les courriers couvrent les deux niveaux de relance ainsi que le constat de retard et la réserve écrite ; les rapports couvrent le procès-verbal de réception, le rapport d’avancement et le rapport journalier. Le catalogue tient la formulation de ces documents.

Le type e-mails sert le module de courrier. Il conserve dans chaque langue le texte réutilisable d’un rappel de paiement et d’une confirmation de rendez-vous, que la personne rédigeant un message reprend dans son corps de texte. Comme chaque langue occupe sa propre ligne, un client francophone reçoit un texte rédigé en français et non une lettre traduite à l’instant de l’envoi.

Exemple : Cedar Ridge réécrit la relance de premier niveau

Jordan Miller filtre le catalogue sur le type courriers et la langue anglaise, puis ouvre la relance de paiement de premier niveau livrée d’origine, une ligne système en version 1. Au-dessus du formulaire, l’éditeur prévient qu’un enregistrement produira une copie appartenant à Cedar Ridge Homes LLC. Il resserre le corps à environ 1 100 caractères, laisse intactes les variables à doubles accolades du numéro de document et du nom de projet, et ramène le délai de paiement annoncé de quatorze à dix jours. L’enregistrement duplique la ligne : la copie d’entreprise démarre en version 1.1, l’original livré reste en version 1, et la liste revient resserrée sur courriers et anglais.

Deux jours après, la phrase finale le gêne toujours ; il retouche la ligne d’entreprise et cet enregistrement la porte en version 1.2, avec une entrée d’audit supplémentaire portant l’identifiant du modèle. Le 19 août, la relance automatique saisit la facture INV-2026-1040 de Kensington Row Lot 3, 66 134,64 dollars et deux jours au-delà de l’échéance du 17 août 2026 ; la lettre de premier niveau part dans la rédaction 1.2. Les lignes allemande et française demeurent en version 1 : un acquéreur francophone continue de recevoir le texte livré, jusqu’à ce qu’une version d’entreprise soit enregistrée aussi dans sa langue.

Modèles de documents multilingues : à vérifier avant d’enregistrer

• Enregistrer un modèle système en crée une copie d’entreprise, tandis que l’original livré conserve sa version et son texte.

• Chaque enregistrement élève la sous-version : la version un devient un virgule un, puis un virgule deux.

• Les deux filtres s’appuient sur des listes fermées, et une valeur de langue inconnue retombe sur l’affichage de toutes les langues.

• Un modèle appartenant à une autre entreprise répond 404 au lieu de s’ouvrir dans l’éditeur.

• Écrire un modèle demande records.write, tandis qu’ouvrir le catalogue et lire un contenu demande records.view.

Modèles de documents multilingues : erreurs fréquentes

• Déclencher deux fois l’action de personnalisation sur la même ligne système laisse deux versions d’entreprise portant le même nom. Vérifiez dans la colonne source qu’aucune ligne propre n’existe déjà avant de commencer.

• Changer la langue dans l’éditeur déplace le modèle dans l’autre groupe linguistique au lieu de le traduire. Ouvrez la ligne de la langue que vous voulez réellement modifier et rédigez l’autre langue dans sa propre ligne.

• Une variable supprimée du contenu est perdue, car l’enregistrement retient exactement ce qui figure dans le champ. Mettez un texte long de côté avant de le réécrire : le catalogue ne propose aucune révision antérieure.